Gegevensinvoer- en numeriek toetsenbordtest voor werving

Wie kan deze data-entrytest gebruiken

Gebruik deze test voor vaardigheden op het gebied van gegevensinvoer bij functies waarin medewerkers de hele dag gegevens in systemen invoeren: gegevensinvoerders, orderverwerkers, facturatie- en administratief medewerkers, medewerkers voor claims en dossierbeheer, en bepaalde callcenter- en magazijnfuncties waarin orders of voorraad worden geregistreerd. De test is geschikt voor zowel starters als ervaren medewerkers, omdat hij toetst wat het werk inhoudt en niet hoeveel achtergrondkennis iemand heeft.

De test is een van de praktijktests in de bibliotheek met vaardighedentests voor werving en combineert goed met oog voor detail en, voor functies met veel tekstverwerking, de test voor typesnelheid en nauwkeurigheid. In de hub voor praktijkvaardighedentests vind je alle praktijktests naast elkaar.

Wat de test voor gegevensinvoer toetst

De toets voor gegevensinvoer bestaat uit drie korte opdrachten:

1. Overtypen. Neem een reeks gegevens, zoals namen, adressen en referentienummers, exact over.
2. Formulieren invullen. Vul gegevens uit een brondocument in de juiste velden van een formulier in. Houd daarbij rekening met de juiste notatie, zoals bij datums en codes.
3. Invoer via het numerieke toetsenblok. Voer een reeks getallen, inclusief decimalen, in met het numerieke toetsenblok. Je score is gebaseerd op het aantal toetsaanslagen per uur (KPH) en de nauwkeurigheid.

Nauwkeurigheid telt net zo zwaar als snelheid. Een verkeerd om gezet cijfer in een rekeningnummer of een verkeerde datum levert later meer werk op dan iets langzamer invoeren. Daarom laten de resultaten beide zien en kun je het gewicht ervan afstemmen op de functie. Om te oefenen met gegevensinvoer via het numerieke toetsenblok kunnen kandidaten eerst de gratis typetest met numeriek toetsenblok en typetest doen.

Wat is een goede invoersnelheid?

Er is geen vaste norm, dus noemen we er geen. Werkgevers bepalen op basis van het werk zelf welke snelheid ze nodig hebben. Meestal stellen ze een minimumaantal woorden per minuut voor tekst, een minimumaantal toetsaanslagen per uur voor cijfers en een minimale nauwkeurigheid vast. Gewoonlijk vermelden ze die eisen in de vacature of de uitnodiging voor de test.

Neem om een eerlijke norm vast te stellen de tijd op van een paar mensen die het werk al goed doen, terwijl ze een realistische opdracht uitvoeren. Stel de minimumscore vervolgens iets lager in dan hun gebruikelijke resultaat, met nauwkeurigheid als belangrijkste eis. Voor gegevensinvoer is een snelle typist die vaak fouten maakt meestal een minder goede keuze dan iemand die rustig en nauwkeurig werkt. Evalueer de norm na elke wervingsronde en verlaag die als goede medewerkers in de functie er niet aan zouden voldoen.

Hoe een goede score voor gegevensinvoer eruitziet

De resultaten tonen de snelheid en nauwkeurigheid voor elke taak en, als er geschikte normgegevens beschikbaar zijn, een percentiel met de bijbehorende referentiegroep. Kijk eerst naar de nauwkeurigheid: voor de meeste functies in gegevensinvoer presteert een kandidaat die nauwkeurig en in een gelijkmatig tempo werkt beter dan een snellere kandidaat van wie het werk gecontroleerd moet worden.

Vergelijk de snelheid daarna met de norm die je op basis van het echte werk hebt bepaald. Welke taken belangrijk zijn, verschilt per functie: snelheid met het numerieke toetsenblok voor facturatie en boekhouding, transcriptie voor dossiers en claims, en formulieren invullen voor orderverwerking.

De test combineren met een praktijkopdracht en een interview

Laat de test volgen door een korte taak in je eigen systeem of een kopie daarvan: voer tien realistisch ogende records in, waarvan er één of twee een probleem bevatten, zoals een ontbrekend veld of een onduidelijke datum. Je ziet of de kandidaat het werk controleert en problemen meldt in plaats van te gokken.

Vraag in het gestructureerde sollicitatiegesprek aan elke kandidaat hoe die tijdens een lange dienst nauwkeurig blijft werken en wat die doet als een brondocument onduidelijk is. Onze sjablonen met sollicitatievragen bevatten gestructureerde vragen die je kunt aanpassen.

Hoe deze test bestand is tegen hulp van AI

Gegevens invoeren is een praktische vaardigheid: de test meet het aantal toetsaanslagen en de nauwkeurigheid terwijl de kandidaat typt. Een AI-tool heeft dus geen antwoord om te geven. Plakken kan in de invoervelden worden beperkt. Integriteitsinstellingen registreren browsergebeurtenissen, zoals het verlaten van het tabblad. Deze gegevens worden gebruikt voor een Integrity Score die iemand kan beoordelen. De gegevens en cijfers komen uit verzamelingen en verschillen daarom per kandidaat.

Bekijk het overzicht van integriteitssignalen voor elk signaal en de beperkingen ervan.

Tips voor werkgevers

• Vraag om het juiste apparaat. Kandidaten moeten een volledig toetsenbord met numeriek toetsenblok of een extern numeriek toetsenblok gebruiken, zodat de resultaten vergelijkbaar zijn.
• Bepaal de norm op basis van het echte werk en vermeld die in de vacature, zodat kandidaten weten wat ze kunnen verwachten.
• Laat nauwkeurigheid minstens zo zwaar meewegen als snelheid.
• Sta hulpmiddelen toe die kandidaten normaal gebruiken en bied waar nodig extra tijd.
• Combineer de test met oog voor detail voor functies waarin controleren net zo belangrijk is als invoeren.

Veelvoorkomende fouten bij gegevensinvoer

De meeste fouten bij gegevensinvoer vallen in een paar categorieën. De test is bedoeld om ze zichtbaar te maken:

• Verwisselde tekens. Twee cijfers omwisselen, bijvoorbeeld 40817 in plaats van 40871, is de meest voorkomende fout en achteraf het lastigst te ontdekken.
• Opmaakfouten. Datums in de verkeerde volgorde, ontbrekende voorloopnullen of een verkeerd decimaalteken.
• Overgeslagen of dubbele rijen. De draad kwijtraken in een lange lijst en een record twee keer of helemaal niet invoeren.
• Ontbrekende waarden raden. Een leeg veld invullen in plaats van aangeven dat er iets ontbreekt.
• Gegevens uit het verkeerde veld kopiëren. Een telefoonnummer invullen waar het rekeningnummer hoort te staan.

Kandidaten die tussendoor controleren en problemen aangeven, leveren gegevens op die anderen kunnen vertrouwen. Als de functie dit vereist, meet de test voor oog voor detail deze vaardigheid rechtstreeks.

Gegevensinvoertests voor functies op afstand

Veel functies voor gegevensinvoer zijn op afstand. Daardoor is een consistente online test extra nuttig: elke sollicitant maakt dezelfde opdrachten onder dezelfde omstandigheden, waar diegene zich ook bevindt. Vraag kandidaten het apparaat te gebruiken dat ze voor het werk zouden gebruiken, bij voorkeur met een volledig toetsenbord en numeriek toetsenblok, en de test op een rustige plek te maken.

Kandidaten die op afstand solliciteren hebben uiteenlopende ervaring. Geef nauwkeurigheid en het correct invullen van formulieren daarom evenveel gewicht als pure snelheid. Laat ze vóór je een aanbod doet ook een korte opdracht uitvoeren in je eigen systeem. Met de integriteitssignalen kun je resultaten eerlijk beoordelen zonder intensieve controle.