¿Qué mide esta prueba?
Útil para administradores de oficina, recepcionistas y asistentes que gestionan registros, documentos, correo electrónico y calendarios. Combínelo con una tarea práctica breve en sus propios sistemas.
- Clasificación y verificación
- Conceptos básicos de Word y Outlook
- Programación
Los archivos se ordenan alfabéticamente por apellido. ¿Qué archivo va primero?
Ejercicio de práctica ilustrativo. No es una evaluación validada.
¿Cómo se deben usar las puntuaciones?
Revise la evidencia de habilidades junto con una muestra de trabajo relevante y una entrevista estructurada. Los informes incluyen un resultado bruto o escalado y, cuando hay datos normativos adecuados, un percentil con su grupo de referencia y versión.
No considere una puntuación alta como garantía de rendimiento ni una puntuación baja como una descripción completa de las capacidades de alguien. Comprenda la puntuación y los parámetros de referencia.
¿Qué pasa con la integridad y la equidad?
Las versiones del software varían. La prueba abarca funciones habituales, no los menús de una versión concreta. Ofrezca adaptaciones a los candidatos que usan tecnología de asistencia.
La configuración de integridad incluye preguntas aleatorias y evidencias de eventos del navegador. Las comprobaciones opcionales con cámara requieren aviso y consentimiento. La demostración de esta página se ejecuta localmente y no le supervisa.
Lea nuestro enfoque de equidadPreguntas frecuentes
¿Cuánto dura la prueba?+
La prueba dura aproximadamente 12 minutos y contiene 20 preguntas.
¿Qué idioma y formatos están disponibles?+
La prueba está en inglés. Formato: Preguntas de opción múltiple y tareas breves. Que el sitio web de marketing esté traducido no significa que la evaluación esté disponible en otros idiomas.
¿Puedo usar esto como único criterio para tomar una decisión de contratación?+
No. Combine evidencia relevante para el puesto, adaptaciones y una revisión humana. El ejercicio de práctica de esta página es ilustrativo, no es la prueba evaluada.
¿La prueba de tareas administrativas es adecuada para recepcionistas?+
Sí. El personal de recepción usa todos los días las habilidades de programación, Outlook y revisión que evalúa la prueba. Dé más peso a las preguntas sobre programación y correo electrónico, y después de la prueba proponga una tarea breve: agendar una reunión y responder la consulta de una persona visitante.
¿Cuál es la diferencia entre un examen de aptitudes administrativas y una prueba de habilidades de oficina?+
Los términos se superponen. Una prueba de tareas administrativas suele incluir actividades de archivo, verificación y registro, mientras que una prueba de habilidades de oficina a menudo también incluye programas como Word y Outlook. Esta prueba combina ambas áreas e incluye la programación de actividades, por lo que una sola evaluación abarca las tareas cotidianas de la mayoría de los puestos de oficina.
¿Es esta una prueba de MS Office para empleo?+
Abarca conceptos básicos de Word y Outlook, como dar formato, controlar cambios y realizar tareas de correo electrónico y calendario, además de archivar, revisar y programar. Para Excel, añada a la misma evaluación la prueba de nivel básico o intermedio de Microsoft Excel.
¿La prueba de tareas administrativas depende de una versión específica de Office?+
No. Las preguntas utilizan funciones que operan de la misma manera en las versiones recientes, por lo que las personas candidatas no reciben una puntuación menor por usar otra versión. Indique en la invitación qué suite utiliza.
¿Cuánto dura la prueba de tareas administrativas?+
La prueba tiene 20 preguntas y dura 12 minutos. Combina preguntas de opción múltiple con tareas breves. Los candidatos ven primero preguntas de práctica y el cronómetro comienza con las preguntas puntuadas.
¿Pueden los candidatos realizar la prueba de aptitud administrativa en un teléfono?+
Pueden abrirla, pero los resultados son más comparables si usan una computadora de escritorio o portátil, especialmente para las tareas breves y las preguntas sobre planificación. Indique en la invitación qué dispositivo deben usar.
¿Quién debería realizar esta prueba de aptitudes administrativas?
Utilice esta prueba de habilidades administrativas para administradores de oficina, recepcionistas, asistentes administrativos y personales, empleados de archivo y otros puestos que gestionan documentos, correo electrónico y calendarios. Es adecuada tanto para contrataciones de nivel inicial como para personas con experiencia, ya que evalúa las tareas del puesto y no las cualificaciones formales.
Es una de las pruebas prácticas de la biblioteca de pruebas de evaluación de habilidades para la contratación. Para puestos que también requieren trabajar con hojas de cálculo, añada Microsoft Excel básico; para oficinas que utilizan herramientas de Google, consulte la prueba de Google Workspace. El centro de pruebas de habilidades prácticas presenta todas las pruebas prácticas lado a lado. Puede añadirla al paquete para administradores de oficina o crear su propia evaluación a partir de ella.
¿Qué incluye una prueba de aptitud administrativa?
Una prueba de aptitud administrativa para puestos de oficina suele abarcar tres áreas, y la prueba de HireValid sigue el mismo patrón:
- Archivo y revisión. Ordenar registros alfabéticamente, numéricamente o por fecha, y detectar diferencias entre dos versiones de un registro.
- Funciones básicas de Word y Outlook. Tareas habituales con documentos, como aplicar formato, insertar encabezados y controlar cambios, y tareas de correo y calendario, como responder a todos, programar una reunión o configurar una respuesta automática por ausencia.
- Organización de horarios y prioridades. Coordinar reuniones y plazos, detectar conflictos y decidir qué tiene prioridad.
Las preguntas se basan en funciones que operan de la misma manera en las versiones recientes, por lo que los candidatos no reciben una puntuación más baja por usar una versión distinta. Como prueba de evaluación de Microsoft Office, se centra en Word y Outlook; las pruebas de Excel evalúan las habilidades con hojas de cálculo.
Qué aspecto tiene una buena puntuación en tareas administrativas
La prueba informa una puntuación bruta sobre 20 y, cuando existen datos normativos adecuados, un percentil junto con su grupo de referencia. En una prueba práctica como esta, la puntuación bruta suele ser el dato más útil: muestra cuántas tareas habituales de oficina realizó correctamente el candidato.
Establezca el nivel esperado según el trabajo. Un recepcionista que reserva salas y responde correos electrónicos necesita buenos resultados en organización de agendas y Outlook; un auxiliar de archivo necesita mucha precisión al archivar y revisar documentos. Fíjese en qué preguntas respondió mal, además de considerar el total.
Cómo combinarla con una prueba práctica y una entrevista
Después de la prueba, proponga una tarea de 15 minutos en sus propios sistemas: una bandeja de entrada breve con tres correos que requieren respuesta o la programación de una reunión, y un documento con algunos errores que corregir. Así verá rápidamente qué tan organizada está la persona candidata y si revisa su trabajo.
En la entrevista estructurada, haga las mismas preguntas a todas las personas candidatas. Las preguntas para entrevistas de administradores de oficina incluyen preguntas sobre cómo organizar tareas simultáneas que puede adaptar.
Cómo resiste esta prueba la asistencia de la IA
Los ejercicios administrativos son prácticos: ordenar registros, comparar datos y programar reuniones en un calendario, con un límite de unos 36 segundos por pregunta. Describir cada ejercicio a una herramienta de IA llevaría más tiempo que resolverlo. Los ejercicios se extraen de grupos aleatorios, por lo que los nombres, las cifras y los horarios varían entre candidatos.
La configuración de integridad registra eventos del navegador, como salir de la pestaña o pegar texto, y genera un Integrity Score para que una persona lo revise. La comprobación más sólida es la muestra de trabajo en sus propios sistemas. Consulte la descripción general de integridad para conocer cada señal y sus limitaciones.
Consejos para empleadores
- Indique qué programas usa. Informe a los candidatos si trabaja con Microsoft 365 u otra suite, aunque la prueba abarque funciones comunes.
- Adapte la prueba al puesto. Añada Excel para puestos que usan mucho las hojas de cálculo y atención al detalle para puestos que manejan registros.
- Recomiende usar una computadora de escritorio o una laptop para obtener resultados comparables en las tareas breves.
- Fije umbrales relacionados con el puesto. Un recepcionista y un encargado de registros necesitan fortalezas distintas.
- Ofrezca adaptaciones, incluido apoyo para los candidatos que usan tecnología de asistencia.
Errores administrativos comunes que detecta la prueba
Los errores administrativos pueden parecer pequeños, pero hacen perder tiempo a todos. La prueba se centra en los hábitos que los provocan:
- Archivar mal. Alterar el orden alfabético o numérico, sobre todo con prefijos, guiones o ceros iniciales.
- No detectar una diferencia. Aprobar dos registros como coincidentes cuando difiere un importe o una fecha.
- Programar reuniones superpuestas. Agendar una reunión que se solapa con otra u olvidar el tiempo de traslado entre salas.
- Enviar correos a las personas equivocadas. Responder solo al remitente cuando es necesario actualizar a todo el hilo, o hacer lo contrario.
- Perder los cambios. Editar un documento compartido sin registrar los cambios, de modo que nadie pueda ver qué se modificó.
Los candidatos que evitan estos errores contribuyen a que una oficina funcione sin contratiempos. En una prueba de evaluación para secretarios o de habilidades de oficina, estas son algunas de las conductas que más interesa confirmar a los empleadores.
Habilidades administrativas para distintos puestos de oficina
La misma prueba de tareas administrativas puede servir para varios puestos si interpreta los resultados teniendo en cuenta el trabajo. Para una persona recepcionista, lo más importante son las preguntas sobre programación de citas y Outlook, porque el puesto gira en torno a calendarios, visitantes y mensajes. Para una persona encargada de registros o archivo, lo que más cuenta es el orden de archivo y la precisión al revisar. Para una persona asistente administrativo o personal, busque un buen desempeño en las tres áreas. El puesto de asistente virtual implica trabajar a distancia, así que combine la prueba con la de Google Workspace si el equipo usa las herramientas de Google.
Sea cual sea el puesto, una tarea breve en sus propios sistemas confirma lo que muestra la prueba.
Prueba de aptitud administrativa frente a prueba de mecanografía
Una prueba de aptitud administrativa y una prueba de mecanografía miden cosas distintas. La prueba de mecanografía para el empleo evalúa la rapidez y la precisión con que una persona escribe un texto continuo. La prueba de aptitud administrativa evalúa cómo organiza y revisa información, utiliza el correo electrónico y los documentos, y gestiona un calendario. Muchos puestos de oficina requieren ambas habilidades: una persona que escribe rápido pero archiva los registros en el orden incorrecto sigue generando trabajo para los demás. Para los puestos que implican introducir muchos registros, la prueba de entrada de datos y teclado numérico es otra buena opción complementaria.
Evalúe las habilidades de oficina antes de la entrevista
Añada la prueba de tareas administrativas y MS Office a una evaluación y compare a los candidatos con las mismas tareas.