Gestructureerde sollicitatiegesprekken: zo voer je ze, met voorbeelden

Wat zijn gestructureerde sollicitatiegesprekken?

Wat zijn gestructureerde sollicitatiegesprekken? Het U.S. Office of Personnel Management beschrijft een gestructureerd sollicitatiegesprek als "een beoordelingsmethode die is bedoeld om functiegerelateerde competenties van kandidaten te meten door systematisch te vragen naar hun gedrag in eerdere ervaringen en/of naar hun voorgestelde gedrag in hypothetische situaties". Het voegt eraan toe dat alle kandidaten dezelfde vooraf vastgestelde vragen in dezelfde volgorde krijgen en dat alle antwoorden worden beoordeeld met dezelfde beoordelingsschaal en normen.

In de praktijk betekent dat vier dingen: vragen die zijn afgestemd op de functie-eisen, dezelfde vragen voor iedereen, vooraf geplande vervolgvragen en een schriftelijke beoordelingsrichtlijn. Het tegenovergestelde, een ongestructureerd sollicitatiegesprek, is een vrij gesprek dat per kandidaat verschilt.

Waarom gestructureerde sollicitatiegesprekken beter voorspellen

In een ongestructureerd gesprek worden veel dingen tegelijk gemeten: zelfvertrouwen, koetjes en kalfjes, gedeelde interesses en hoe de interviewer zich die dag voelt. Sommige daarvan zijn nuttig, maar veel heeft niets met de functie te maken. Kandidaten krijgen bovendien verschillende vragen. Daardoor vergelijk je uiteindelijk indrukken in plaats van bewijs.

Een gestructureerd interview richt het gesprek op wat de functie vereist en stelt iedereen dezelfde vragen. Je beoordeelt elk antwoord aan de hand van schriftelijke normen, in plaats van aan het einde één algemeen gevoel te geven. Daardoor zijn de resultaten consistenter tussen interviewers en kandidaten, en geeft het interview een beter beeld van hoe iemand het werk daadwerkelijk zal doen. Je houdt ook een duidelijk overzicht bij van het bewijs achter elke beslissing.

Voorbeeld van een gestructureerd sollicitatiegesprek voor een klantenservicerol

Hier is een voorbeeld van gestructureerde sollicitatievragen voor een klantenservicemedewerker. De vragen toetsen drie vaardigheden: omgaan met lastige klanten, nauwkeurigheid en werken volgens beleid. Stel elke kandidaat dezelfde drie vragen, in deze volgorde en met dezelfde vervolgvragen.

1. Lastige klanten (gedragsvraag). "Vertel eens over een moment waarop een klant boos was op jou of je bedrijf. Wat gebeurde er en wat heb je gedaan?" Vervolgvragen: "Wat zei je als eerste?" "Hoe liep het af?"

2. Nauwkeurigheid (gedragsvraag). "Vertel eens over een fout die je op je werk hebt gemaakt met gegevens, bijvoorbeeld bij een bestelling of account. Hoe ontdekte je die en wat heb je gedaan?" Vervolgvraag: "Hoe heb je ervoor gezorgd dat het niet opnieuw gebeurde?"

3. Beleid (situatievraag). "Een klant vraagt twee dagen na de termijn in het restitutiebeleid om zijn geld terug en zegt op te zeggen als je weigert. Wat zou je doen?" Vervolgvragen: "Wat zou je als eerste controleren?" "Wat zou je tegen de klant zeggen?"

De tabel hieronder bevat een voorbeeld van een beoordelingsrubriek voor gestructureerde sollicitatiegesprekken, voor vraag 1. Maak voor elke vraag een vergelijkbare schaal met vier niveaus.

Gedragsgerichte of situationele vragen

Gedragsgerichte interviewvragen gaan over het verleden: "Vertel eens over een moment waarop...". Ze werken goed wanneer kandidaten relevante ervaring hebben, omdat gedrag in vergelijkbare situaties goed bewijs oplevert. Vraag door naar concrete details: wat de kandidaat zelf deed, niet wat het team deed of wat diegene normaal gesproken zou doen.

Situationele vragen beschrijven een realistische situatie en vragen wat de kandidaat zou doen: "Een klant vraagt om... Wat zou je doen?" Ze zijn geschikt voor kandidaten aan het begin van hun loopbaan en mensen die van carrière veranderen en misschien geen direct relevant voorbeeld hebben. Bovendien krijgt iedereen dezelfde situatie voorgelegd.

De meeste gestructureerde interviewvragenlijsten gebruiken beide soorten vragen. Een bruikbare aanpak is om per belangrijke vaardigheid één gedragsgerichte en één situationele vraag te stellen. Zo krijgen kandidaten met meer én minder ervaring een eerlijke kans om te laten zien wat ze kunnen.

Beoordeling en kalibratie

Beoordeel elk antwoord meteen nadat de kandidaat het heeft gegeven aan de hand van de beoordelingsankers. Noteer één regel met onderbouwing: wat diegene zei dat de score rechtvaardigt. Beoordeel niet het hele gesprek achteraf, wanneer de sterkste herinnering de doorslag geeft.

Als meerdere mensen gesprekken voeren, beoordeel dan eerst onafhankelijk van elkaar en vergelijk daarna de scores. Verschillen de scores meer dan één punt, bespreek dan de onderbouwing, niet de indruk, en spreek samen een score af. Controleer na de eerste twee of drie gesprekken of iedereen de schaal op dezelfde manier gebruikt. Deze korte afstemming maakt de rest van de ronde veel consistenter. Noteer de scores op een gedeeld beoordelingsformulier voor sollicitatiegesprekken, zodat je ze met elkaar en met testresultaten kunt vergelijken.

Veelvoorkomende fouten

• Afwijken van het script. Interessante zijpaden zijn aan het einde prima, maar stel elke kandidaat de belangrijkste vragen.
• Suggestieve vragen. "Je kunt toch goed omgaan met lastige klanten?" nodigt uit tot een ja, maar levert geen bewijs op.
• Beoordelen op basis van een goede klik. Iemand aardig vinden is niet hetzelfde als dat diens antwoord aan de beoordelingsnorm voldoet.
• Hypothetische antwoorden accepteren bij gedragsvragen. Vraagt de vraag om een echt voorbeeld, vraag daar dan vriendelijk naar.
• Niet doorvragen. Het eerste antwoord is vaak gepolijst. In het tweede en derde antwoord blijkt de echte ervaring.
• De vragen halverwege de ronde veranderen. Werkt een vraag niet, pas die dan aan voor de volgende ronde en niet halverwege deze ronde.

Gestructureerde sollicitatiegesprekken en eerlijkheid

Gestructureerde sollicitatiegesprekken zijn een van de eenvoudigste manieren om eerlijker te werven, omdat elke kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van dezelfde functiegerelateerde vragen en normen. Houd de vragen gericht op de functie, vermijd vragen over persoonlijke omstandigheden, pas het format aan als daarom wordt gevraagd en bewaar je scoreformulieren als registratie van het bewijs. Onze gids over de vraag of selectietests vóór indiensttreding legaal zijn behandelt de algemene juridische basis. In de gids over het wervingsproces voor kleine bedrijven lees je waar sollicitatiegesprekken in dat proces passen.

Vragen voor gestructureerde sollicitatiegesprekken voor andere functies

Dezelfde methode werkt voor elke functie: kies de belangrijkste vaardigheden en schrijf voor elke vaardigheid één gedragsvraag en één situatievraag. Een paar voorbeelden:

• Sales: "Vertel eens over een potentiële klant die niet goed bij het aanbod paste. Hoe kwam je daarachter en wat heb je gedaan?" en "Een potentiële klant zegt dat je prijs te hoog is. Wat doe je vervolgens?"
• Kantooradministratie: "Vertel eens over een week waarin meerdere deadlines samenvielen. Hoe bepaalde je wat eerst moest?" en "Je manager heeft morgenochtend twee afspraken tegelijk gepland. Wat zou je doen?"
• Junior data-analist: "Vertel eens over een moment waarop je cijfers niet klopten. Hoe heb je het probleem gevonden?" en "In een rapport lijkt de omzet van de ene op de andere dag verdubbeld. Wat zou je controleren voordat je het deelt?"

Leg voor elke vraag vooraf beoordelingscriteria op vier niveaus vast, voordat het eerste sollicitatiegesprek plaatsvindt. De functieprofielen hieronder bevatten gestructureerde vragen die je als uitgangspunt kunt gebruiken.

Kandidaten voorbereiden op een gestructureerd sollicitatiegesprek

Als je kandidaten vertelt wat ze kunnen verwachten, worden gestructureerde interviews eerlijker en krijg je betere antwoorden. Vermeld in de uitnodiging hoelang het interview duurt, wie erbij zijn en dat je naar concrete voorbeelden uit hun ervaring vraagt, en ook hoe ze bepaalde situaties zouden aanpakken. Stel voor dat ze vooraf twee of drie voorbeelden uit recent werk bedenken.

Leg aan het begin van het interview de opzet uit: iedereen krijgt dezelfde vragen, je maakt aantekeningen en aan het einde is er tijd voor hun vragen. Kandidaten die de opzet kennen, voelen zich sneller op hun gemak en hoeven minder energie te steken in raden wat je wilt horen. Zo krijg je een beter beeld van hoe ze echt werken. Bied iedereen die daarom vraagt aanpassingen aan, zoals extra tijd of een andere opzet.

Gestructureerde gesprekken combineren met vaardigheidstests

Een korte vaardighedentest vóór het sollicitatiegesprek werkt goed samen met een gestructureerd gesprek. De test laat zien wat kandidaten onder dezelfde omstandigheden kunnen; in het gesprek ontdek je hoe ze werken en bevestig je de testuitslag. Vraag elke kandidaat om een van de antwoorden uit de test toe te lichten. Iemand die zelf goed heeft nagedacht, kan het antwoord gemakkelijk uitleggen. Zo kun je ook rekening houden met mogelijke hulp van buitenaf. De bibliotheek met vaardigheidstests en functiepakketten bieden je het eerste deel van de informatie.