Que mesure ce test ?
Utile pour les administrateurs de bureau, les réceptionnistes et les assistants qui gèrent des dossiers, des documents, des e-mails et des calendriers. Complétez ce test par un court exercice pratique sur vos propres outils.
- Classement et vérification
- Notions de base de Word et Outlook
- Planification
Les dossiers sont classés par ordre alphabétique de nom de famille. Quel dossier vient en premier ?
Exercice d'entraînement donné à titre d'illustration. Il ne s'agit pas d'une évaluation validée.
Comment utiliser les scores ?
Examinez les éléments attestant des compétences avec un exemple de travail pertinent et un entretien structuré. Les rapports comprennent un résultat brut ou étalonné et, lorsque des données normatives adaptées sont disponibles, un percentile accompagné de son groupe de référence et de sa version.
Ne considérez pas un score élevé comme une garantie de performance, ni un score faible comme un reflet complet des capacités d’une personne. Comprenez la notation et les points de référence.
Qu’en est-il de l’intégrité et de l’équité ?
Les versions des logiciels varient. Le test porte sur les fonctions courantes plutôt que sur les menus d’une version en particulier ; proposez des aménagements aux candidats qui utilisent des technologies d’assistance.
Les paramètres d’intégrité comprennent des questions aléatoires et des éléments liés aux événements du navigateur. Les vérifications facultatives par caméra nécessitent une information préalable et votre consentement. La démonstration sur cette page s’exécute localement et ne vous surveille pas.
Découvrez notre approche de l’équitéFoire aux questions
Combien de temps dure le test ?+
Le test dure environ 12 minutes pour 20 questions.
Quelle langue et quels formats sont disponibles ?+
Le test est en anglais. Format : Questions à choix multiples et exercices courts. La traduction du site marketing ne signifie pas que l’évaluation est disponible dans une autre langue.
Puis-je utiliser cela comme seul critère de décision pour le recrutement ?+
Non. Combinez des éléments pertinents pour le poste, des aménagements et un examen humain. L'exercice d'entraînement présenté sur cette page est un exemple, pas le test évalué.
Le test de compétences administratives convient-il aux réceptionnistes ?+
Oui. Les réceptionnistes utilisent tous les jours les compétences en planification, Outlook et vérification évaluées par le test. Accordez le plus de poids aux questions sur la planification et les courriels, puis proposez un court exercice consistant à planifier une réunion et à répondre à la demande d’un visiteur.
Quelle est la différence entre un test de secrétariat et un test de compétences bureautiques ?+
Les deux termes se recoupent. Un test de compétences administratives porte généralement sur le classement, la vérification et la tenue des dossiers, tandis qu’un test de compétences bureautiques inclut souvent des logiciels comme Word et Outlook. Ce test réunit ces deux aspects et ajoute la planification, afin qu’une seule évaluation couvre les tâches quotidiennes de la plupart des postes de bureau.
S’agit-il d’un test Microsoft Office pour le recrutement ?+
Le test couvre les fonctions de base de Word et Outlook, comme la mise en forme, le suivi des modifications, les e-mails et le calendrier, ainsi que le classement, la vérification et la planification. Pour Excel, ajoutez le test Excel de niveau débutant ou intermédiaire à la même évaluation.
Le test d’aptitude administrative dépend-il d’une version précise d’Office ?+
Non. Les questions portent sur des fonctions qui fonctionnent de la même manière dans les versions récentes, afin que les candidats ne soient pas pénalisés s’ils utilisent une autre version. Indiquez aux candidats quelle suite vous utilisez dans l’invitation.
Combien de temps dure le test d’aptitudes administratives ?+
Le test comprend 20 questions à réaliser en 12 minutes. Il combine des questions à choix multiples et de courts exercices. Les candidats voient d’abord des questions d’entraînement, puis le chronomètre démarre avec les questions notées.
Les candidats peuvent-ils passer le test de secrétariat sur un téléphone ?+
Les candidats peuvent ouvrir le test sur leur appareil, mais un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable donne les résultats les plus comparables, surtout pour les exercices courts et les questions de planification. Précisez dans l’invitation quel appareil utiliser.
Qui devrait utiliser ce test de compétences administratives
Utilisez ce test de compétences administratives pour les assistants administratifs, réceptionnistes, assistants de direction et assistants personnels, employés aux archives et au classement, ainsi que pour les autres postes qui impliquent la gestion de documents, d’e-mails et de calendriers. Il convient aux personnes débutantes comme aux profils expérimentés, car il évalue les tâches du poste plutôt que les diplômes officiels.
Il fait partie des tests pratiques de la bibliothèque tests d’évaluation des compétences pour le recrutement. Pour les postes qui impliquent aussi l’utilisation de feuilles de calcul, ajoutez le test Microsoft Excel de base ; pour les bureaux utilisant les outils Google, consultez le test Google Workspace. Le centre des tests de compétences pratiques répertorie tous les tests pratiques côte à côte. Vous pouvez l’ajouter au pack pour assistant administratif ou créer votre propre évaluation autour de ce test.
Que comprend un test de compétences administratives ?
Un test de compétences administratives pour les postes de bureau porte généralement sur trois domaines, et le test HireValid suit la même approche :
- Classement et vérification. Classer des documents par ordre alphabétique, numérique ou chronologique, et repérer les différences entre deux versions d’un document.
- Notions de base de Word et Outlook. Tâches courantes sur les documents, comme la mise en forme, les en-têtes et le suivi des modifications, ainsi que des tâches liées aux courriels et au calendrier, comme répondre à tous, planifier une réunion ou configurer un message d’absence.
- Planification et priorités. Organiser les réunions et les échéances, repérer les conflits d’agenda et déterminer les priorités.
Les questions portent sur des fonctions qui fonctionnent de la même manière dans les versions récentes. Les candidats ne sont donc pas pénalisés s’ils utilisent une version différente. En tant que test d’évaluation Microsoft Office, il porte sur Word et Outlook ; les compétences sur tableur sont évaluées dans les tests Excel.
À quoi ressemble un bon score en tâches administratives
Le test indique un score brut sur 20 et, lorsqu’il existe des données normatives appropriées, un percentile avec son groupe de référence. Pour un test pratique de ce type, le score brut est souvent le chiffre le plus utile : il indique le nombre de tâches courantes de bureau que le candidat a correctement effectuées.
Définissez le niveau attendu en fonction du travail. Une personne à l’accueil qui réserve des salles et répond aux e-mails doit obtenir de bons résultats en planification et sur Outlook. Un employé chargé des dossiers doit faire preuve d’une grande précision dans le classement et la vérification. Examinez les questions auxquelles le candidat a mal répondu, ainsi que son score total.
Comment l’utiliser avec un exercice pratique et un entretien
Après le test, proposez une tâche de 15 minutes dans vos propres systèmes : une courte boîte de réception contenant trois e-mails auxquels il faut répondre ou pour lesquels il faut planifier une réunion, ainsi qu’un document comportant quelques erreurs à corriger. Vous verrez rapidement si la personne candidate est organisée et si elle vérifie son travail.
Lors de l’entretien structuré, posez les mêmes questions à chaque personne candidate. Les questions d’entretien pour un poste d’assistant administratif comprennent des questions sur la gestion de tâches concurrentes que vous pouvez approfondir.
Comment ce test limite l’aide de l’IA
Les exercices administratifs sont pratiques : classer des dossiers, comparer des informations et inscrire des réunions dans un agenda, avec une limite d’environ 36 secondes par question. Décrire chaque exercice à un outil d’IA prendrait plus de temps que de le réaliser. Les exercices sont tirés de banques aléatoires ; les noms, les chiffres et les horaires varient donc d’un candidat à l’autre.
Les paramètres d’intégrité enregistrent les événements du navigateur, comme le fait de quitter l’onglet ou de coller du texte, et alimentent un Integrity Score qu’une personne peut examiner. L’exercice pratique réalisé dans vos propres systèmes constitue la vérification la plus solide. Consultez la présentation de l’intégrité pour connaître chaque signal et ses limites.
Conseils pour les employeurs
- Précisez les logiciels que vous utilisez. Indiquez aux candidats si vous travaillez avec Microsoft 365 ou une autre suite, même si le test porte sur des fonctions courantes.
- Adaptez le test au poste. Ajoutez Excel pour les postes qui utilisent beaucoup les tableurs et un test d'attention aux détails pour les postes de gestion de dossiers.
- Recommandez un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable pour obtenir des résultats comparables aux exercices courts.
- Adaptez les seuils au poste. Un réceptionniste et un employé chargé des dossiers ont besoin de compétences différentes.
- Proposez des aménagements, notamment une assistance aux candidats qui utilisent des technologies d'assistance.
Erreurs administratives courantes détectées par le test
Les erreurs administratives sont parfois mineures, mais elles ralentissent tout le monde. Le test porte sur les habitudes qui permettent de les éviter :
- Mal classer les documents. Ne pas respecter l’ordre alphabétique ou numérique, surtout en présence de préfixes, de traits d’union ou de zéros initiaux.
- Ne pas repérer une différence. Considérer deux dossiers comme identiques alors qu’un montant ou une date diffère.
- Doubler les réservations. Programmer une réunion en même temps qu’une autre ou oublier le temps de déplacement entre deux salles.
- Écrire aux mauvaises personnes. Répondre uniquement à l’expéditeur alors que toute la conversation doit être informée, ou faire l’inverse.
- Perdre les modifications. Modifier un document partagé sans activer le suivi des modifications, de sorte que personne ne puisse voir ce qui a changé.
Les candidats qui évitent ces erreurs contribuent au bon fonctionnement d’un bureau. Dans un test d’évaluation pour secrétaire ou un test de compétences bureautiques, ce sont les comportements que les employeurs souhaitent le plus vérifier.
Compétences administratives selon les différents postes de bureau
Le même test de secrétariat peut convenir à plusieurs postes si vous interprétez les résultats en fonction du travail à effectuer. Pour une personne à l’accueil, les questions sur la planification et Outlook sont les plus importantes, car le poste porte principalement sur les calendriers, les visiteurs et les messages. Pour une personne chargée des dossiers ou du classement, l’ordre de classement et la précision des vérifications sont prioritaires. Pour une assistante administrative ou personnelle, recherchez de bons résultats dans les trois domaines. Un poste d’assistante virtuelle implique du travail à distance : associez donc ce test au test Google Workspace si l’équipe utilise les outils Google.
Quel que soit le poste, une courte tâche dans vos propres systèmes permet de confirmer les résultats du test.
Test de compétences administratives ou test de frappe
Un test de compétences administratives et un test de dactylographie mesurent des choses différentes. Le test de vitesse et de précision en dactylographie pour le recrutement évalue la vitesse et la précision avec lesquelles une personne saisit un texte continu. Le test administratif vérifie sa capacité à organiser et contrôler des informations, à utiliser les courriels et les documents, et à gérer un calendrier. De nombreux postes de bureau nécessitent ces deux compétences : une personne qui tape vite mais classe les documents dans le mauvais ordre donne du travail supplémentaire à ses collègues. Pour les postes qui impliquent la saisie d’un grand nombre de données, le test de saisie de données et de pavé numérique est également utile.
Évaluer les compétences bureautiques avant l’entretien
Ajoutez le test de secrétariat et MS Office à une évaluation et comparez les candidats à partir des mêmes tâches.