O que este teste avalia?
Útil para administradores de escritório, recepcionistas e assistentes que gerenciam registros, documentos, e-mails e calendários. Combine com uma tarefa prática breve usando seus próprios sistemas.
- Arquivamento e conferência
- Noções básicas de Word e Outlook
- Agendamento
Os arquivos estão organizados em ordem alfabética pelo sobrenome. Qual arquivo vem primeiro?
Questão de prática ilustrativa. Não é uma avaliação validada.
Como as pontuações devem ser usadas?
Analise as evidências de habilidades junto com uma amostra de trabalho relevante e uma entrevista estruturada. Os relatórios incluem um resultado bruto ou em escala e, quando há dados normativos adequados, um percentil com seu grupo de referência e versão.
Não considere uma pontuação alta uma garantia de desempenho nem uma pontuação baixa um retrato completo da capacidade de alguém. Entenda as pontuações e os parâmetros de referência.
E quanto à integridade e à imparcialidade?
As versões dos softwares variam. O teste aborda funções comuns, não os menus de uma versão específica. Ofereça adaptações a candidatos que usam tecnologia assistiva.
As configurações de integridade incluem questões aleatórias e evidências de eventos do navegador. Verificações opcionais por câmera exigem aviso e consentimento. A demonstração nesta página é executada localmente e não monitora você.
Leia sobre nossa abordagem de equidadePerguntas frequentes
Quanto tempo dura o teste?+
O teste leva cerca de 12 minutos para responder a 20 perguntas.
Qual idioma e quais formatos estão disponíveis?+
O teste é em inglês. Formato: Múltipla escolha e tarefas curtas. A tradução do site de marketing não significa que a avaliação esteja disponível em outros idiomas.
Posso usar isso como único critério de contratação?+
Não. Combine evidências relevantes para o trabalho, adaptações e uma análise humana. A questão de prática nesta página é apenas uma ilustração, não o teste pontuado.
O teste de habilidades administrativas é adequado para recepcionistas?+
Sim. Recepcionistas usam todos os dias as habilidades de agendamento, Outlook e conferência avaliadas pelo teste. Dê mais peso às questões de agendamento e e-mail e, depois do teste, aplique uma tarefa curta de agendar uma reunião e responder à solicitação de um visitante.
Qual é a diferença entre uma prova para funções administrativas e um teste de habilidades de escritório?+
Os termos se sobrepõem. Um teste de habilidades administrativas geralmente abrange tarefas de arquivamento, conferência e manutenção de registros, enquanto um teste de habilidades de escritório costuma incluir softwares como Word e Outlook. Este teste combina os dois tipos de tarefa, além de agendamento, para que uma única avaliação cubra o trabalho cotidiano da maioria das funções de escritório.
Este é um teste de MS Office para processos seletivos?+
Abrange conhecimentos básicos de Word e Outlook, como formatação, controle de alterações, tarefas de e-mail e calendário, além de arquivamento, conferência e agendamento. Para Excel, adicione o teste básico ou intermediário de Microsoft Excel à mesma avaliação.
O teste de tarefas administrativas depende de uma versão específica do Office?+
Não. As perguntas usam funções que funcionam da mesma forma nas versões recentes, então os candidatos não são penalizados por usar uma versão diferente. Informe aos candidatos qual pacote você usa no convite.
Quanto tempo dura o teste de habilidades administrativas?+
O teste tem 20 questões para responder em 12 minutos, combinando múltipla escolha com tarefas curtas. Os candidatos veem questões de prática primeiro, e o cronômetro começa a contar quando se iniciam as questões avaliadas.
Candidatos podem fazer o teste de habilidades administrativas pelo celular?+
Os candidatos podem abrir o teste, mas um computador de mesa ou notebook permite comparar melhor os resultados, especialmente nas tarefas curtas e nas perguntas sobre agendamento. Informe no convite qual dispositivo devem usar.
Quem deve fazer este teste de aptidão administrativa
Use este teste de habilidades administrativas para vagas de administrador de escritório, recepcionista, assistente administrativo ou pessoal, auxiliar de arquivo e outras funções que gerenciam documentos, e-mails e agendas. Ele é indicado tanto para quem está começando quanto para profissionais experientes, pois avalia as tarefas do trabalho, e não qualificações formais.
É um dos testes práticos da biblioteca de testes de avaliação de habilidades para contratação. Para vagas que também envolvem planilhas, adicione Microsoft Excel básico; para escritórios que usam ferramentas do Google, confira o teste de Google Workspace. O hub de testes de habilidades práticas apresenta todos os testes práticos lado a lado. Você pode adicioná-lo ao pacote para administrador de escritório ou montar sua própria avaliação com base nele.
O que cai em um teste de habilidades administrativas?
Um teste de aptidão administrativa para vagas de escritório geralmente abrange três áreas, e o teste da HireValid segue o mesmo padrão:
- Arquivamento e conferência. Organizar registros em ordem alfabética, numérica ou por data e identificar diferenças entre duas versões de um registro.
- Noções básicas de Word e Outlook. Tarefas comuns com documentos, como formatação, cabeçalhos e controle de alterações, e tarefas com e-mail e calendário, como responder a todos, agendar uma reunião ou configurar uma resposta automática de ausência.
- Agendamento e definição de prioridades. Conciliar reuniões e prazos, identificar conflitos e decidir o que deve ser feito primeiro.
As perguntas usam funções que operam da mesma forma nas versões recentes, para que os candidatos não sejam penalizados por usar uma versão diferente. Como teste de avaliação do Microsoft Office, ele se concentra no Word e no Outlook; as habilidades com planilhas são avaliadas nos testes de Excel.
Como é uma boa pontuação em habilidades administrativas
O teste apresenta uma pontuação bruta de 20 e, quando há dados normativos adequados, um percentil com seu grupo de referência. Em um teste prático como este, a pontuação bruta costuma ser o número mais útil: ela mostra quantas tarefas cotidianas de escritório o candidato realizou corretamente.
Defina o critério com base no trabalho. Uma recepcionista que reserva salas e responde a e-mails precisa ter bons resultados em organização de agendas e Outlook; uma pessoa responsável por arquivos precisa ser muito precisa ao arquivar e conferir documentos. Observe quais questões foram erradas, além do total.
Como usar o teste com uma amostra de trabalho e uma entrevista
Depois do teste, proponha uma tarefa de 15 minutos nos seus próprios sistemas: uma caixa de entrada curta com três e-mails que precisam de resposta ou de uma reunião agendada, e um documento com alguns erros para corrigir. Você verá rapidamente como a pessoa candidata se organiza e se revisa o próprio trabalho.
Na entrevista estruturada, faça as mesmas perguntas a todas as pessoas candidatas. As perguntas para entrevista de assistente administrativo incluem perguntas sobre como organizar tarefas concorrentes que você pode adaptar.
Como este teste dificulta o uso de assistência de IA
As questões administrativas são práticas: organizar registros, comparar informações e encaixar reuniões na agenda, com um limite de cerca de 36 segundos por questão. Descrever cada questão para uma ferramenta de IA levaria mais tempo do que resolvê-la. As questões vêm de conjuntos aleatórios, então nomes, números e horários variam entre candidatos.
As configurações de integridade registram eventos do navegador, como sair da aba ou colar texto, e geram um Integrity Score para análise humana. A amostra de trabalho nos seus próprios sistemas é a verificação mais confiável. Consulte a visão geral sobre integridade para saber mais sobre cada sinal e suas limitações.
Dicas para empregadores
- Informe qual software você usa. Diga aos candidatos se sua empresa trabalha com Microsoft 365 ou outro pacote, embora o teste aborde funções comuns.
- Adapte o teste à função. Inclua Excel para funções que usam muitas planilhas e atenção aos detalhes para funções que lidam com registros.
- Recomende um computador de mesa ou notebook para obter resultados comparáveis nas tarefas curtas.
- Mantenha os limites de aprovação relacionados à função. Uma pessoa recepcionista e uma pessoa responsável por registros precisam de habilidades diferentes.
- Ofereça adaptações, incluindo suporte para candidatos que usam tecnologia assistiva.
Erros administrativos comuns detectados pelo teste
Erros administrativos podem parecer pequenos, mas atrasam o trabalho de todos. O teste avalia os hábitos que ajudam a evitá-los:
- Arquivamento incorreto. Desrespeitar a ordem alfabética ou numérica, especialmente com prefixos, hífens ou zeros à esquerda.
- Não perceber uma diferença. Aprovar dois registros como iguais quando há diferença em um valor ou uma data.
- Marcar compromissos em conflito. Agendar uma reunião no mesmo horário de outra ou esquecer o tempo de deslocamento entre salas.
- Enviar e-mails às pessoas erradas. Responder apenas a quem enviou a mensagem quando é preciso atualizar toda a conversa, ou fazer o contrário.
- Perder alterações. Editar um documento compartilhado sem controlar as alterações, impedindo que outras pessoas vejam o que mudou.
Candidatos que evitam esses erros ajudam o escritório a funcionar bem. Em um teste de avaliação para secretariado ou de habilidades administrativas, esses são os comportamentos que os empregadores mais querem confirmar.
Habilidades administrativas para diferentes funções de escritório
O mesmo teste de tarefas administrativas pode atender a várias funções, se você analisar os resultados levando a vaga em consideração. Para uma pessoa recepcionista, as questões sobre agendamento e Outlook são as mais importantes, porque o trabalho envolve calendários, visitantes e mensagens. Para uma pessoa assistente de arquivos ou arquivista, a organização dos arquivos e a precisão na conferência têm mais peso. Para uma assistente administrativa ou pessoal, procure um bom desempenho nas três áreas. Uma função de assistente virtual inclui trabalho remoto; por isso, combine o teste com o teste de Google Workspace se a equipe usa as ferramentas do Google.
Seja qual for a função, uma tarefa breve nos seus próprios sistemas confirma o que o teste indica.
Teste de habilidades administrativas ou de digitação
Um teste de aptidão administrativa e um teste de digitação avaliam coisas diferentes. O teste de digitação para emprego mede a velocidade e a precisão ao digitar textos corridos. O teste de aptidão administrativa avalia a capacidade de organizar e conferir informações, usar e-mails e documentos e gerenciar um calendário. Muitas funções de escritório exigem as duas habilidades: quem digita rápido, mas arquiva registros na ordem errada, ainda gera trabalho para outras pessoas. Para funções que exigem inserir muitos registros, o teste de entrada de dados e teclado numérico também é uma boa opção.
Avalie habilidades de escritório antes da entrevista
Adicione o teste de tarefas administrativas e MS Office a uma avaliação e compare os candidatos com as mesmas tarefas.