Was misst dieser Test?
Nützlich für Bürofachkräfte, Empfangsmitarbeitende und Assistenzkräfte, die Unterlagen, Dokumente, E-Mails und Kalender verwalten. Ergänzen Sie den Test durch eine kurze praktische Aufgabe mit Ihren eigenen Systemen.
- Ablage und Prüfung
- Word- und Outlook-Grundlagen
- Terminplanung
Die Akten sind alphabetisch nach Nachnamen sortiert. Welche Akte kommt zuerst?
Beispielhafte Übungsaufgabe. Kein validierter Eignungstest.
Wie sollten die Ergebnisse genutzt werden?
Prüfen Sie die Nachweise zu den Fähigkeiten zusammen mit einer relevanten Arbeitsprobe und einem strukturierten Interview. Die Berichte enthalten einen Rohwert oder skalierten Wert und, sofern geeignete Normdaten vorliegen, ein Perzentil mit der zugehörigen Referenzgruppe und Version.
Betrachten Sie einen hohen Wert nicht als Garantie für die Leistung und einen niedrigen Wert nicht als vollständige Aussage über die Fähigkeiten einer Person. Punktzahlen und Vergleichswerte verstehen.
Wie steht es um Integrität und Fairness?
Softwareversionen unterscheiden sich. Der Test umfasst gängige Funktionen statt der Menüs einer bestimmten Version. Bieten Sie Kandidaten, die unterstützende Technologien nutzen, angemessene Vorkehrungen an.
Zu den Integritätseinstellungen gehören zufällig ausgewählte Aufgaben und Nachweise zu Browserereignissen. Optionale Kameraprüfungen erfordern einen Hinweis und Ihre Einwilligung. Die Demo auf dieser Seite läuft lokal und überwacht Sie nicht.
Lesen Sie, wie wir Fairness berücksichtigenHäufig gestellte Fragen
Wie lange dauert der Test?+
Der Test umfasst 20 Fragen und dauert etwa 12 Minuten.
Welche Sprache und Formate stehen zur Verfügung?+
Der Test ist auf Englisch. Format: Multiple-Choice-Fragen und kurze Aufgaben. Übersetzungen der Marketing-Website bedeuten nicht, dass der Test in einer übersetzten Version verfügbar ist.
Kann ich dies als alleinige Entscheidungsgrundlage für eine Einstellung nutzen?+
Nein. Berücksichtigen Sie arbeitsbezogene Nachweise, angemessene Vorkehrungen und eine menschliche Prüfung gemeinsam. Die Übungsaufgabe auf dieser Seite dient zur Veranschaulichung und ist nicht Teil des bewerteten Tests.
Eignet sich der Bürotätigkeitstest für Empfangskräfte?+
Ja. Empfangskräfte setzen die im Test geprüften Fähigkeiten zur Terminplanung, zur Arbeit mit Outlook und zum Überprüfen täglich ein. Gewichten Sie die Fragen zu Terminplanung und E-Mails am stärksten. Lassen Sie die Kandidaten anschließend in einer kurzen Aufgabe einen Termin vereinbaren und auf eine Anfrage eines Besuchers antworten.
Was ist der Unterschied zwischen einem Büroeinstellungstest und einem Bürofähigkeitstest?+
Die Begriffe überschneiden sich. Ein Büroeignungstest umfasst üblicherweise Ablage-, Prüf- und Dokumentationsaufgaben, während ein Bürofähigkeitstest oft auch Software wie Word und Outlook einbezieht. Dieser Test verbindet beides mit der Terminplanung. So deckt ein Test die alltäglichen Aufgaben der meisten Bürotätigkeiten ab.
Ist dies ein MS-Office-Einstellungstest?+
Der Test umfasst Word- und Outlook-Grundkenntnisse, etwa Formatierung, Änderungsverfolgung, E-Mail- und Kalenderaufgaben, sowie Ablage, Prüfung und Terminplanung. Für Excel können Sie derselben Testreihe den Excel-Test für Grundkenntnisse oder mittlere Kenntnisse hinzufügen.
Ist der Büro- und Verwaltungstest auf eine bestimmte Office-Version angewiesen?+
Nein. Die Fragen beziehen sich auf Funktionen, die in neueren Versionen auf dieselbe Weise funktionieren. Kandidatinnen und Kandidaten werden daher nicht schlechter bewertet, wenn sie eine andere Version verwenden. Teilen Sie ihnen in der Einladung mit, welche Office-Suite Sie nutzen.
Wie lange dauert der Büroeignungstest?+
Der Test umfasst 20 Fragen in 12 Minuten und kombiniert Multiple-Choice-Fragen mit kurzen Aufgaben. Kandidatinnen und Kandidaten sehen zuerst Übungsfragen. Die Zeitmessung beginnt mit den gewerteten Fragen.
Können Bewerber den Bürofähigkeitstest auf dem Smartphone absolvieren?+
Sie können den Test öffnen, aber mit einem Desktop-Computer oder Laptop lassen sich die Ergebnisse am besten vergleichen, insbesondere bei den kurzen Aufgaben und Fragen zur Terminplanung. Geben Sie in der Einladung an, welches Gerät verwendet werden soll.
Für wen eignet sich dieser Bürokompetenztest
Nutzen Sie diesen Bürofähigkeitentest für Büroverwaltungen, Empfangskräfte, Verwaltungs- und persönliche Assistenzen, Mitarbeitende in der Registratur und Ablage sowie andere Rollen, in denen Dokumente, E-Mails und Kalender verwaltet werden. Er eignet sich sowohl für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger als auch für erfahrene Mitarbeitende, denn er prüft die Anforderungen der Tätigkeit und nicht formale Qualifikationen.
Er ist einer der Praxistests in der Bibliothek mit Einstellungstests zur Kompetenzbewertung. Für Rollen, in denen auch mit Tabellenkalkulationen gearbeitet wird, ergänzen Sie Microsoft Excel Grundlagen. Für Büros, die Google-Anwendungen nutzen, sehen Sie sich den Google Workspace-Test an. Der Bereich für Praxistests führt alle Praxistests nebeneinander auf. Sie können den Test zum Paket für Büroassistenz hinzufügen oder Ihre eigene Bewertung darum herum aufbauen.
Was wird in einem Bürotätigkeitstest geprüft?
Ein Büroeignungstest für Bürostellen deckt üblicherweise drei Bereiche ab. Der Test von HireValid folgt demselben Muster:
- Ablage und Prüfung. Unterlagen alphabetisch, numerisch oder nach Datum ordnen und Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Dokuments erkennen.
- Grundlagen zu Word und Outlook. Gängige Aufgaben mit Dokumenten, etwa Formatierung, Kopfzeilen und Änderungsverfolgung, sowie Aufgaben mit E-Mail und Kalender, etwa allen antworten, eine Besprechung ansetzen oder eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
- Planung und Priorisierung. Besprechungen und Fristen aufeinander abstimmen, Überschneidungen erkennen und entscheiden, was Vorrang hat.
Die Fragen verwenden Funktionen, die in aktuellen Versionen gleich funktionieren. Bewerberinnen und Bewerber werden daher nicht schlechter bewertet, wenn sie eine andere Version verwenden. Als Microsoft-Office-Einstellungstest konzentriert sich der Test auf Word und Outlook. Tabellenkenntnisse werden mit den Excel-Tests geprüft.
Woran Sie ein gutes Ergebnis im Bürotätigkeitstest erkennen
Der Test weist einen Rohwert von 20 Punkten aus und, sofern geeignete Normdaten vorliegen, einen Perzentilrang mit der zugehörigen Vergleichsgruppe. Bei einem praktischen Test wie diesem ist der Rohwert oft die aussagekräftigste Zahl: Er zeigt, wie viele alltägliche Büroaufgaben eine Kandidatin oder ein Kandidat richtig bearbeitet hat.
Richten Sie den Maßstab nach der Arbeit aus. Eine Empfangskraft, die Räume bucht und E-Mails beantwortet, braucht gute Ergebnisse bei der Terminplanung und in Outlook. Für eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter im Aktenwesen sind sehr genaues Ablegen und Kontrollieren wichtig. Sehen Sie sich neben dem Gesamtwert auch an, welche Fragen falsch beantwortet wurden.
Wie Sie ihn mit einer Arbeitsprobe und einem Vorstellungsgespräch kombinieren
Lassen Sie auf den Test eine 15-minütige Aufgabe in Ihren eigenen Systemen folgen: zum Beispiel einen Posteingang mit drei E-Mails, die beantwortet werden müssen, oder für die ein Termin vereinbart werden soll, sowie ein Dokument mit einigen Fehlern, die zu korrigieren sind. So sehen Sie schnell, wie gut die Person organisiert ist und ob sie ihre Arbeit überprüft.
Stellen Sie im strukturierten Vorstellungsgespräch allen Bewerberinnen und Bewerbern dieselben Fragen. Die Fragen für Vorstellungsgespräche mit Bürofachkräften enthalten Fragen zur Organisation konkurrierender Aufgaben, auf die Sie aufbauen können.
Wie dieser Test die Unterstützung durch KI erschwert
Die Aufgaben zur Büroorganisation sind praxisnah: Datensätze sortieren, Angaben vergleichen und Termine in einem Kalender eintragen. Pro Frage stehen etwa 36 Sekunden zur Verfügung. Jede Aufgabe einem KI-Tool zu beschreiben, würde länger dauern als sie selbst zu bearbeiten. Die Aufgaben stammen aus wechselnden Pools. Namen, Zahlen und Uhrzeiten unterscheiden sich daher von Kandidat:in zu Kandidat:in.
Die Integritätseinstellungen erfassen Browserereignisse wie das Verlassen des Tabs oder das Einfügen von Text. Diese fließen in einen Integrity Score ein, den eine Person prüfen kann. Die aussagekräftigste Überprüfung ist eine Arbeitsprobe in Ihren eigenen Systemen. In der Übersicht zur Integrität finden Sie die einzelnen Signale und ihre Grenzen.
Tipps für Arbeitgeber
- Geben Sie an, welche Software Sie verwenden. Teilen Sie den Kandidatinnen und Kandidaten mit, ob Sie mit Microsoft 365 oder einer anderen Suite arbeiten, auch wenn der Test gängige Funktionen abdeckt.
- Stimmen Sie den Test auf die Stelle ab. Ergänzen Sie Excel bei Stellen mit viel Tabellenarbeit und einen Test zur Detailgenauigkeit bei Stellen, in denen Unterlagen bearbeitet werden.
- Empfehlen Sie einen Desktop-Computer oder Laptop, damit die Ergebnisse der kurzen Aufgaben vergleichbar sind.
- Legen Sie berufsbezogene Mindestwerte fest. Für eine Empfangskraft und eine Registraturkraft sind unterschiedliche Stärken wichtig.
- Bieten Sie Anpassungen an, auch Unterstützung für Kandidatinnen und Kandidaten, die assistive Technologien verwenden.
Häufige Bürofehler, die der Test aufdeckt
Fehler bei Büroaufgaben sind oft klein, kosten aber alle Zeit. Der Test konzentriert sich auf die Gewohnheiten, die dahinterstehen:
- Falsch ablegen. Die alphabetische oder numerische Reihenfolge nicht einhalten, besonders bei Präfixen, Bindestrichen oder führenden Nullen.
- Unterschiede übersehen. Zwei Datensätze als übereinstimmend bestätigen, obwohl sich ein Betrag oder Datum unterscheidet.
- Doppelt buchen. Einen Termin so planen, dass er sich mit einem anderen überschneidet, oder die Wegezeit zwischen Räumen vergessen.
- E-Mails an die falschen Personen senden. Nur der absendenden Person antworten, obwohl die ganze Gruppe im E-Mail-Verlauf informiert werden muss, oder umgekehrt.
- Änderungen nicht nachvollziehbar machen. Ein gemeinsames Dokument bearbeiten, ohne die Änderungen nachzuverfolgen, sodass niemand sehen kann, was geändert wurde.
Kandidat:innen, die solche Fehler vermeiden, sorgen für einen reibungslosen Büroalltag. Bei einem Test für Sekretariats- oder Bürokompetenzen sind das die Verhaltensweisen, die Arbeitgeber:innen besonders häufig überprüfen möchten.
Bürokompetenzen für verschiedene Bürotätigkeiten
Derselbe Büroeignungstest eignet sich für verschiedene Stellen, wenn Sie die Ergebnisse mit Blick auf die jeweilige Tätigkeit auswerten. Für Empfangsmitarbeitende sind Fragen zu Terminplanung und Outlook besonders wichtig, da sich die Arbeit um Kalender, Besucher und Nachrichten dreht. Für Mitarbeitende in der Aktenverwaltung oder Ablage zählen vor allem die Ablagereihenfolge und die Genauigkeit bei Kontrollen. Bei Assistenzkräften oder persönlichen Assistenzen sollten Sie auf gute Ergebnisse in allen drei Bereichen achten. Bei einer Stelle als virtuelle Assistenz kommt die Arbeit aus dem Homeoffice hinzu. Ergänzen Sie den Test daher um den Google Workspace-Test, wenn das Team mit Google-Tools arbeitet.
Unabhängig von der Stelle bestätigt eine kurze Aufgabe in Ihren eigenen Systemen, was der Test zeigt.
Büroorganisationstest oder Schreibtest
Ein Büroeignungstest und ein Schreibtest messen unterschiedliche Fähigkeiten. Der Schreibtest für Bewerberinnen und Bewerber prüft, wie schnell und genau jemand zusammenhängenden Text tippt. Der Büroeignungstest prüft, wie gut die Person Informationen ordnet und überprüft, E-Mails und Dokumente bearbeitet und einen Kalender verwaltet. Für viele Bürojobs sind beide Fähigkeiten wichtig: Wer schnell tippt, aber Unterlagen falsch ablegt, verursacht anderen trotzdem zusätzliche Arbeit. Für Stellen, bei denen viele Daten eingegeben werden, ist auch der Dateneingabe- und 10-Tasten-Test eine passende Ergänzung.
Prüfen Sie Office-Kenntnisse vor dem Vorstellungsgespräch
Ergänzen Sie ein Assessment um einen Test zu Büroaufgaben und MS Office und vergleichen Sie Kandidaten anhand derselben Aufgaben.