Der Einstellungsprozess für kleine Unternehmen, Schritt für Schritt

Was einen guten Einstellungsprozess ausmacht

Ein guter Einstellungsprozess liefert Ihnen die nötigen Belege für eine gute Entscheidung, behandelt alle Kandidaten gleich und nimmt nicht mehr Zeit in Anspruch als nötig. Für ein kleines Unternehmen bedeutet das meist eine kurze, wiederholbare Abfolge statt eines aufwendigen Systems.

Drei Grundsätze sind wichtiger als jedes Tool. Legen Sie vor der Suche fest, wonach Sie suchen, damit nicht ein selbstbewusster Lebenslauf oder ein angenehmes Gespräch den Maßstab vorgibt. Sammeln Sie Nachweise für die Fähigkeiten, zum Beispiel durch einen Kompetenztest oder eine kurze Arbeitsprobe, statt sich darauf zu verlassen, wie gut sich jemand selbst darstellt. Verwenden Sie bei allen dieselben Schritte und Fragen, damit Sie Kandidaten fair vergleichen und Ihre Entscheidung erklären können.

Der folgende Einstellungsprozess setzt diese Grundsätze in neun Schritten um. Die meisten kleinen Unternehmen können ihn für eine Stelle innerhalb von zwei bis vier Wochen durchführen und in jeder Phase einige Stunden dafür aufwenden.

Schritt 1: Definieren Sie die Stelle und woran gute Leistung zu erkennen ist

Notieren Sie vor dem Verfassen einer Stellenanzeige die drei oder vier Aufgaben, die in den ersten sechs Monaten den Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Besetzung ausmachen. In einer Stelle im Kundenservice könnten das der ruhige Umgang mit Beschwerden, sorgfältige Notizen und die Einhaltung von Richtlinien sein. In einer Bürostelle könnten es die Organisation von Zeitplänen, die Pflege von Unterlagen und die Bearbeitung von Rechnungen sein.

Legen Sie anschließend fest, was „gut“ bei jeder Aufgabe bedeutet und welche Fähigkeiten vom ersten Tag an erforderlich sind und welche in den ersten Wochen erlernt werden können. Dieses kurze Dokument bildet die Grundlage für Ihre Stellenanzeige, die Auswahl Ihrer Tests und Ihre Fragen im Vorstellungsgespräch. Unsere Vorlagen für Stellenbeschreibungen und Vorstellungsgespräche bieten Ihnen einen Ausgangspunkt für elf gängige Stellen.

Schritt 2: Schreiben Sie eine faire Stellenanzeige

Eine gute Stellenanzeige beschreibt die Arbeit ehrlich und in klarer Sprache: welche Aufgaben die Person übernimmt, was sie vom ersten Tag an können muss, das Gehalt oder die Gehaltsspanne, Arbeitsort und Arbeitszeiten sowie den Ablauf des Einstellungsverfahrens. Wenn Sie angeben, dass es einen kurzen Kompetenztest gibt und wie lange er dauert, können Kandidaten besser entscheiden, ob sie sich bewerben möchten. Außerdem springen später weniger Bewerber ab.

Vermeiden Sie Formulierungen, die den Bewerberkreis grundlos einschränken, etwa einen für die Stelle nicht erforderlichen Studienabschluss, eine festgelegte Anzahl von Berufsjahren oder Hinweise auf ein bestimmtes Alter oder einen bestimmten Hintergrund. Verlangen Sie nur, was Sie in Schritt 1 festgelegt haben. Wenn möglich, erklären Sie, wie Kandidaten Anpassungen im Bewerbungsprozess anfragen können.

Schritt 3: Wählen Sie, wo Sie die Stelle ausschreiben

Schalten Sie Anzeigen dort, wo die gewünschten Bewerberinnen und Bewerber bereits suchen. Für viele kleine Unternehmen bedeutet das: ein oder zwei allgemeine Jobportale, ein lokales oder branchenspezifisches Portal, die eigene Website und Social-Media-Kanäle sowie Empfehlungen von Mitarbeitenden und Kontakten. Mehr Kanäle sind nicht immer besser: Jeder einzelne bringt zusätzliche Bewerbungen, die geprüft werden müssen, ohne unbedingt bessere Kandidatinnen und Kandidaten zu liefern.

Verfolgen Sie über einige Einstellungsrunden hinweg, woher Ihre besten Bewerbungen kommen, und setzen Sie Ihre Ressourcen dort ein. Empfehlungen können wertvoll sein, aber wenn Sie sich ausschließlich darauf verlassen, ähnelt das Team oft den Menschen, die bereits dazugehören. Kombinieren Sie Empfehlungen deshalb mit offenen Stellenanzeigen.

Schritt 4: Prüfen Sie Bewerbende nach ihren Fähigkeiten, nicht nach dem Feinschliff ihres Lebenslaufs

Bei der Vorauswahl von Bewerbern geht meist die meiste Zeit verloren. Eine einzige Stellenanzeige kann Dutzende Bewerbungen einbringen, und mit KI-Tools lassen sich viele davon inzwischen gleichermaßen überzeugend formulieren. Wer Lebensläufe nur überfliegt, bewertet die Präsentation statt der Fähigkeiten.

Besser ist es, Bewerber in zwei Schritten auszuwählen. Prüfen Sie zuerst kurz die wesentlichen Anforderungen, die sich verifizieren lassen, etwa die Arbeitserlaubnis für das Land oder eine gesetzlich vorgeschriebene Berufszulassung. Schicken Sie anschließend allen, die diese erste Prüfung bestehen, einen kurzen Fähigkeitstest. So basiert Ihre engere Auswahl auf Belegen für die Fähigkeiten der Bewerber. Unser praxisnaher Leitfaden zu Einstellungstests erläutert diesen Ansatz. Die Bibliothek mit Fähigkeitstests zeigt die verfügbaren Tests, und auf der Seite Bewerbungssoftware für kleine Unternehmen erfahren Sie, wie sie sich zusammen mit Ihrer Jobbörse oder Ihrem Bewerbermanagementsystem nutzen lässt.

Schritt 5: Führen Sie eine kurze Eignungsprüfung durch

Wählen Sie zwei bis vier Tests aus, die zu den wichtigsten Aufgaben aus Schritt 1 passen. Für eine Supportrolle eignen sich beispielsweise Kundenservice-Urteilsvermögen, Englischkenntnisse und Detailgenauigkeit. Für eine Bürotätigkeit passen Excel-Kenntnisse, Detailgenauigkeit und Zeitmanagement. Halten Sie die Gesamtdauer bei etwa 30 bis 45 Minuten, damit auch gute Bewerber:innen den Test abschließen.

Informieren Sie die Kandidat:innen über die Gesamtdauer, erlaubte Hilfsmittel und die Möglichkeit, Anpassungen anzufordern. Setzen Sie für alle dieselbe Frist. Prüfen Sie die Ergebnisse in einer Rangliste und betrachten Sie mögliche Integritätssignale als Anlass für eine genauere Prüfung, nicht als abschließendes Urteil. Mit dem Auswahlfeld unten sehen Sie ein empfohlenes Testpaket für gängige Rollen.

Schritt 6: Führen Sie strukturierte Vorstellungsgespräche

Laden Sie die stärksten Kandidaten aus dem Assessment zu einem strukturierten Interview ein: Stellen Sie jedem Kandidaten dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und bewerten Sie jede Antwort anhand eines kurzen Leitfadens, auf den Sie sich vor dem ersten Interview geeinigt haben. Strukturierte Interviews sind fairer und liefern vergleichbare Belege, weil alle Kandidaten dieselbe Chance bekommen, dieselben Fähigkeiten zu zeigen.

Gute Fragen beziehen sich auf tatsächliches Verhalten in der Vergangenheit („Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie mit einem verärgerten Kunden umgehen mussten. Was haben Sie getan?“) und auf die Arbeit selbst („Hier ist Ihre Antwort aus dem Test. Erläutern Sie mir Ihren Gedankengang.“). Unsere Vorlagen für Interviewfragen enthalten strukturierte Fragen und Bewertungshinweise für die jeweilige Stelle. Im Glossar erfahren Sie, was ein strukturiertes Interview ist, und unser Leitfaden zu strukturierten Interviews zeigt, wie Sie ein solches Interview aufbauen.

Schritt 7: Prüfen Sie Referenzen und die Arbeitserlaubnis

Bevor Sie ein endgültiges Angebot machen, führen Sie die gesetzlich und für Ihre Branche vorgeschriebenen Prüfungen durch und wenden Sie sie einheitlich auf alle erfolgreichen Bewerberinnen und Bewerber an.

Arbeitserlaubnis. In den meisten Ländern müssen Arbeitgeber bestätigen, dass neu eingestellte Personen rechtmäßig arbeiten dürfen. In den Vereinigten Staaten erklärt USCIS, dass Form I-9 dazu dient, „die Identität und Arbeitserlaubnis von Personen zu überprüfen, die eingestellt werden“. In Großbritannien heißt es bei GOV.UK: „Sie müssen vor der Einstellung prüfen, ob eine bewerbende Person in Großbritannien für Sie arbeiten darf.“ Informieren Sie sich über die Vorschriften an Ihrem Einstellungsort.

Referenzen. Ein kurzes Telefonat mit einer oder zwei früheren Führungskräften kann Beschäftigungszeiten, Verantwortlichkeiten und die Arbeitsweise der bewerbenden Person bestätigen. Stellen Sie allen Bewerberinnen und Bewerbern dieselben Fragen und betrachten Sie Referenzen als einen von mehreren Hinweisen, nicht als ausschlaggebenden Faktor. Für weitere Prüfungen, etwa von Hintergrund oder Strafregister, gelten eigene gesetzliche Vorschriften. Sie sind nur dann angemessen, wenn die Stelle sie erfordert. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie solche Prüfungen hinzufügen.

Schritt 8: Treffen und dokumentieren Sie die Entscheidung

Fassen Sie alle Nachweise zusammen: den Fähigkeitstest, die Bewertungen aus dem strukturierten Vorstellungsgespräch, eine mögliche Arbeitsprobe und die Referenzen. Bewerten Sie jede Person anhand der Kriterien aus Schritt 1, nicht anhand der Persönlichkeit der anderen Bewerbenden. Treffen Sie die Entscheidung nach Möglichkeit gemeinsam mit mindestens einer weiteren Person.

Halten Sie kurz fest, warum Sie die erfolgreiche Person ausgewählt haben und warum die anderen nicht weitergekommen sind. Eine einfache Bewertungstabelle mit den Kriterien, den Bewertungen jeder Person und einem Belegsatz zu jedem Kriterium genügt. Unsere Vorlage für eine Bewertungstabelle im Vorstellungsgespräch können Sie kostenlos kopieren. Sie hilft Ihnen, Feedback zu geben, die Entscheidung bei Rückfragen zu begründen und den Prozess beim nächsten Mal zu verbessern.

Schritt 9: Machen Sie ein Angebot und arbeiten Sie die Person ein

Rufen Sie die erfolgreiche Kandidatin oder den erfolgreichen Kandidaten an, um das Angebot zu machen. Bestätigen Sie es anschließend schriftlich und nennen Sie dabei die Stellenbezeichnung, das Gehalt, die Arbeitszeiten, das Startdatum und etwaige Bedingungen, zum Beispiel zufriedenstellende Referenzen oder eine Prüfung der Arbeitserlaubnis. Informieren Sie erfolglose Kandidatinnen und Kandidaten zeitnah und höflich. Eine kurze, respektvolle Nachricht schützt Ihren Ruf als Arbeitgeber.

Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Schicken Sie der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter einen Plan für die erste Woche, bereiten Sie die benötigte Ausrüstung und die Konten vor und legen Sie fest, wer bei der Eingewöhnung unterstützt. Auch die Ergebnisse des Kompetenztests und die Gesprächsnotizen sind dabei hilfreich: Sie zeigen, in welchen Bereichen die neue Person zunächst Unterstützung benötigen könnte.

Wie lange sollte ein Einstellungsverfahren dauern?

Die Einstellungsdauer, also die Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Annahme eines Angebots, variiert je nach Stelle und Arbeitsmarkt stark. Für ein kleines Unternehmen, das eine gängige Stelle besetzt, sind zwei bis vier Wochen ein realistisches Ziel, wenn jede Phase zügig abläuft: ein bis zwei Wochen für Ausschreibung und Vorauswahl, eine Woche für Tests und Interviews sowie einige Tage für Prüfungen und das Angebot.

Die größten Verzögerungen entstehen meist durch eine langsame Vorauswahl und lange Pausen zwischen den einzelnen Phasen. Ein kurzer Fähigkeitstest, den alle Bewerberinnen und Bewerber am Tag ihrer Bewerbung erhalten, kann die Vorauswahl deutlich verkürzen. Wenn Sie Interviewtermine im Voraus reservieren, vermeiden Sie Wartezeiten von einer Woche. Der Rechner für die Einstellungsdauer schätzt, wie viele Stunden eine fähigkeitsbasierte Vorauswahl bei Ihrer nächsten Einstellungsrunde sparen könnte. Der Rechner für die Kosten einer Fehlbesetzung zeigt, was eine überstürzte Entscheidung kosten könnte.

Fair und rechtssicher einstellen

Faire und rechtmäßige Einstellungsverfahren haben viele Gemeinsamkeiten. Verwenden Sie stellenbezogene Kriterien, wenden Sie für alle dieselben Schritte an, ermöglichen Sie eine unkomplizierte Anfrage nach Anpassungen und dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen. In den Vereinigten Staaten erläutert die EEOC, dass Einstellungstests nicht diskriminieren dürfen und angemessene Vorkehrungen erforderlich sind. In Großbritannien erklärt Acas die Pflicht von Arbeitgebern, angemessene Anpassungen für Bewerberinnen und Bewerber mit Behinderungen vorzunehmen.

Vergleichen Sie nach jeder Einstellungsrunde, wie viele Bewerberinnen und Bewerber aus unterschiedlichen Gruppen die einzelnen Stufen bestanden haben. Das Glossar erläutert nachteilige Auswirkungen und die Vier-Fünftel-Regel. Unser Leitfaden Sind Einstellungstests rechtmäßig? behandelt die USA, das Vereinigte Königreich und Kanada ausführlicher.

Personalbeschaffung im Zeitalter der KI

KI hat zwei Bereiche der Personalauswahl verändert. Bewerbungen und Lebensläufe lassen sich leichter aufpolieren und sagen deshalb weniger über die tatsächlichen Fähigkeiten aus. Außerdem verwenden manche Bewerbende KI-Assistenten während Vorstellungsgesprächen oder bei Aufgaben zum Mitnehmen. Das macht die Personalauswahl nicht unmöglich. Beides erhöht jedoch die Bedeutung von Nachweisen tatsächlicher Fähigkeiten.

Der oben beschriebene Ablauf berücksichtigt bereits das meiste: ein kurzer, zeitlich begrenzter Fähigkeitstest vor dem Vorstellungsgespräch, strukturierte Fragen zur eigenen Arbeit der betreffenden Person und Rückfragen, in denen sie eine Antwort erklären oder anpassen soll. Informieren Sie die Bewerbenden klar darüber, welche Tools in jeder Phase erlaubt sind. Unser Leitfaden für Arbeitgeber zu KI-Tools, die beim Schummeln im Vorstellungsgespräch helfen behandelt die Tools und einen fairen Umgang damit ausführlich.

So stellen Sie Ihre erste Mitarbeiterin oder Ihren ersten Mitarbeiter ein

Wenn Sie zum ersten Mal jemanden einstellen, kommen zum oben beschriebenen Ablauf einige einmalige Aufgaben hinzu. Informieren Sie sich vor der Stellenausschreibung über Ihre Pflichten als neuer Arbeitgeber an Ihrem Standort. Dazu können die Anmeldung als Arbeitgeber, Lohnabrechnung und Steuern, eine betriebliche Versicherung sowie vorgeschriebene schriftliche Beschäftigungsbedingungen gehören. Auf den Websites staatlicher Stellen für Unternehmen finden Sie in den meisten Ländern eine Checkliste für Arbeitgeber, die zum ersten Mal jemanden einstellen.

Befolgen Sie dann dieselben neun Schritte und halten Sie den Ablauf einfach. Wenn Sie zum ersten Mal jemanden einstellen, sollten Sie die Stelle in Schritt 1 besonders sorgfältig definieren. Denn dabei legen Sie auch fest, wie die Arbeit zwischen Ihnen und der neuen Person aufgeteilt wird. Ein kurzer Fähigkeitstest und ein strukturiertes Vorstellungsgespräch schützen Sie vor dem häufigsten Fehler bei der ersten Einstellung: jemanden einzustellen, den Sie sympathisch finden, statt jemanden, der die Arbeit erledigen kann.

So stellen Sie Mitarbeitende ein, wenn Sie nur gelegentlich einstellen

Wenn Sie nur ein- oder zweimal im Jahr einstellen, kann sich der Prozess jedes Mal neu anfühlen. Mit ein paar Gewohnheiten wird er einfacher. Legen Sie für jede Stelle einen kurzen Ordner an. Darin sollten die Stellenbeschreibung aus Schritt 1, die Anzeige, die verwendeten Tests und die Fragen fürs Vorstellungsgespräch enthalten sein. So können Sie beim nächsten Mal mit einem Entwurf statt mit einer leeren Seite beginnen. Nutzen Sie wieder, was funktioniert hat, und ändern Sie jeweils nur eine Sache.

Wenn Sie nur gelegentlich Mitarbeitende einstellen, besteht das größte Risiko darin, Schritte zu überspringen, weil die Stelle dringend besetzt werden muss. Hektik führt meist dazu, dass Sie Bewerbungen nur anhand des Lebenslaufs prüfen und unstrukturierte Vorstellungsgespräche führen. Genau dabei kommt es häufig zu Fehlbesetzungen. Wenn Sie wissen, wie Sie Bewerberinnen und Bewerber mit einem kurzen Test schnell vorab prüfen, können Sie zügig vorgehen, ohne Abstriche zu machen. Mit einem monatlichen Testplan, den Sie zwischen Einstellungsrunden pausieren können, richten sich die Kosten danach, wie oft Sie tatsächlich Personal einstellen.

Wer übernimmt welche Aufgaben im Recruitingprozess eines kleinen Teams?

Auch in einem Team mit fünf Personen ist es hilfreich, die Aufgaben zu verteilen, bevor Sie mit der Personalsuche beginnen. Eine Person übernimmt den Prozess: Sie schreibt die Stellenanzeige, verschickt Tests und vereinbart Vorstellungsgespräche. Eine oder zwei Personen führen die Gespräche, idealerweise auch die Person, mit der die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter am meisten zusammenarbeiten wird. Alle, die Vorstellungsgespräche führen, einigen sich vorab auf die Fragen und den Bewertungsleitfaden.

Wenn möglich, sollten mehrere Personen an der Entscheidung beteiligt sein. Zwei Personen, die dieselben Kriterien anwenden, erkennen die blinden Flecken der jeweils anderen. Eine kurze Besprechung der Belege statt persönlicher Eindrücke führt meist zu einer besseren Entscheidung. Wenn Sie allein entscheiden, notieren Sie Ihre Bewertungen, bevor Sie die Bewerbenden vergleichen. So lassen Sie sich nicht von der Person beeinflussen, die Sie zuletzt getroffen haben.

Häufige Fehler in jeder Phase des Einstellungsprozesses

In den verschiedenen Phasen des Einstellungsverfahrens kleiner Unternehmen treten immer wieder dieselben Fehler auf:

• Unklare Stellenbeschreibungen, durch die jede Person geeignet wirken kann und jede Entscheidung zur Ermessenssache wird.
• Stellenanzeigen mit überzogenen Anforderungen, etwa Abschlüssen oder Berufsjahren, die für die Tätigkeit nicht nötig sind. Dadurch wird der Bewerberkreis kleiner, ohne dass sich seine Qualität verbessert.
• Vorauswahl nach dem äußeren Eindruck des Lebenslaufs, bei der eine gute Präsentation und KI-generierte Bewerbungen stärker zählen als die tatsächlichen Fähigkeiten.
• Unstrukturierte Vorstellungsgespräche, in denen jede Person andere Fragen erhält und die Entscheidung von der persönlichen Chemie abhängt.
• Langsame Rückmeldungen, durch die starke Kandidatinnen und Kandidaten zu schnelleren Arbeitgebern wechseln.
• Keine schriftliche Dokumentation, wodurch sich die Entscheidung schwer erklären und das Verfahren schwer verbessern lässt.

Jeder Schritt in diesem Leitfaden soll helfen, einen dieser Fehler zu vermeiden.

Den Prozess für Remote-Stellen anpassen

Dieselben neun Schritte eignen sich auch für die Einstellung von Mitarbeitenden im Homeoffice, mit einigen Anpassungen. Geben Sie in der Stellenanzeige klar an, welche Zeitzonen und Arbeitszeiten für die Stelle gelten und ob Reisen erforderlich sind. Online-Eignungstests sind besonders nützlich, da alle Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von ihrem Aufenthaltsort denselben Test unter denselben Bedingungen absolvieren.

Führen Sie Videointerviews mit denselben strukturierten Fragen und ergänzen Sie eine kurze Übung, die die Arbeit im Homeoffice widerspiegelt, etwa das Verfassen eines klaren Statusberichts oder die Planung einer Arbeitswoche. Prüfen Sie, ob die Arbeitserlaubnis und die steuerlichen Regelungen der Bewerberin oder des Bewerbers zum Land passen, in dem die Person arbeiten wird. Planen Sie außerdem die Einarbeitung sorgfältig, da neue Mitarbeitende im Homeoffice nicht einfach neben einer Kollegin oder einem Kollegen mitlernen können.

Ihre Personalauswahl messen und verbessern

Nehmen Sie sich nach jeder Runde zehn Minuten Zeit für eine Auswertung. Wie lange hat jede Phase gedauert? Woher kamen die besten Bewerbungen? Wie viele Personen sind nach dem Fähigkeitstest ausgestiegen, und war der Test zu lang? Stimmten die Interviewbewertungen mit den Testergebnissen überein? Prüfen Sie drei Monate nach dem Arbeitsbeginn anhand der Kriterien aus Schritt 1, wie sich die neue Person macht.

Diese wenigen Zahlen zeigen, was Sie beim nächsten Mal verbessern können: einen anderen Kanal für Stellenanzeigen, eine kürzere Eignungsprüfung, klarere Interviewfragen oder eine schnellere Rückmeldung. Kleine, regelmäßige Verbesserungen summieren sich schnell, wenn Sie nur einige Male im Jahr einstellen.

Hilfreich ist es auch, die Kandidatinnen und Kandidaten um kurzes Feedback zum Verfahren zu bitten, auch diejenigen, die Sie nicht eingestellt haben. Eine Nachricht mit zwei Fragen nach der Entscheidung - was verständlich war und was nicht - macht oft unklare Anweisungen oder eine zu lange Phase sichtbar.