Vorlage für eine Stellenbeschreibung: Empfangskraft
Eine Vorlage für eine Stellenbeschreibung für Empfangskräfte zum Kopieren: mit Aufgaben, Fähigkeiten, Arbeitszeiten und Gehaltsangaben sowie Tipps zu wesentlichen Anforderungen und einem passenden Kompetenztest.
Die kurze Antwort
Diese Stellenbeschreibungsvorlage für Empfangsmitarbeiterinnen und Empfangsmitarbeiter bietet Ihnen eine klare, faire Grundlage für die Einstellung: die Aufgaben der Stelle, ein Beispiel für die Arbeit, die wesentlichen Anforderungen und Informationen zu Ihrem Einstellungsprozess. Ersetzen Sie die Platzhalter, behalten Sie nur Anforderungen bei, die für die Stelle wirklich nötig sind, und informieren Sie die Bewerberinnen und Bewerber über den kurzen Fähigkeitstest.
Ersetzen Sie die Platzhalter und prüfen Sie die Vorlage vor der Verwendung anhand der tatsächlichen Stelle und der lokalen Anforderungen.
Empfangskraft
[UNTERNEHMENSNAME] · [STANDORT / REMOTE-REGELUNG] · [GEHALTSSPANNE] · [BESCHÄFTIGUNGSART]
Über die Stelle
Finden Sie freundliche und gut organisierte Mitarbeitende, die dafür sorgen, dass Besuche, Anrufe und Termine reibungslos ablaufen. Sie arbeiten mit [TEAM / MANAGER] zusammen, um [PRIMARY OUTCOME] zu erreichen.
Ihre Aufgaben
- Besucher willkommen heißen und unterstützen im Kontext unserer täglichen Arbeit.
- Kalender und Nachrichten verwalten im Kontext unserer täglichen Arbeit.
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen im Kontext unserer täglichen Arbeit.
- Halten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen über Fortschritte, Fragen und Hindernisse auf dem Laufenden.
- Prüfen Sie Ihre Arbeit und gehen Sie konstruktiv mit Feedback um.
Eine Arbeitsprobe
Vereinbaren Sie drei Termine nach dem Kalender einer Führungskraft, beantworten Sie eine Besucheranfrage und erfassen Sie eine telefonische Nachricht korrekt.
Was Sie benötigen
- Ein Nachweis, dass Sie die oben beschriebenen Kernaufgaben ausführen können.
- Klare, zur Rolle passende Kommunikation.
- Bereitschaft, Fragen zu stellen und unsere Systeme kennenzulernen.
[FÜGEN SIE NUR JOBRELEVANTE ANFORDERUNGEN HINZU]
Wünschenswert
[OPTIONALE FÄHIGKEITEN, DIE KEINE AUSWAHLKRITERIEN SIND]
Unser Angebot
[GEHALT, ZUSATZLEISTUNGEN, ARBEITSZEITEN, AUSRÜSTUNG UND WEITERENTWICKLUNG]
Unser Bewerbungsprozess
Bewerben Sie sich bis zum [DEADLINE] über [APPLICATION LINK]. Wir rechnen mit [STAGES AND APPROXIMATE TIME]. Jede Bewertung konzentriert sich auf die hier beschriebene Arbeit. Bevor Sie beginnen, erklären wir Ihnen, welche Hilfsmittel erlaubt sind und wie die Überwachung abläuft.
Anpassungen
Wenden Sie sich an [EMPLOYER CONTACT], wenn Sie eine Anpassung oder ein alternatives Format benötigen.
Datenschutz
Lesen Sie den [EMPLOYER PRIVACY NOTICE], um zu erfahren, wie Ihre Bewerbungsdaten verwendet werden.
Vor der Veröffentlichung
Ersetzen Sie alle Platzhalter, prüfen Sie die Anforderungen an die Gehaltstransparenz und die lokalen Beschäftigungsvorschriften und entfernen Sie alle Anforderungen, die für die tatsächliche Tätigkeit nicht wesentlich sind.
Kopieren Sie die Vorlage, ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern und entfernen Sie alles, was nicht zutrifft. Formulieren Sie klar und verständlich: Eine kurze, ehrliche Stellenbeschreibung für den Empfang spricht passende Bewerbende an und hält Personen davon ab, denen die Tätigkeit nicht liegen würde. Prüfen Sie vor der Veröffentlichung das Gehalt, den Arbeitsort und die Arbeitszeiten. Stellen Sie außerdem sicher, dass jede Anforderung in den ersten Monaten tatsächlich gebraucht wird.
Was dazugehört: Aufgaben am Empfang
Zu den typischen Aufgaben am Empfang gehören das Begrüßen und Weiterleiten von Besuchern, das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen, das genaue Aufnehmen von Nachrichten, die Verwaltung von Besprechungsräumen und Kalendern, die Bearbeitung von Post und Lieferungen, die Pflege von Besucherlisten und Unterlagen sowie einfache administrative Unterstützung für Kollegen. Wählen Sie die fünf oder sechs Aufgaben aus, die an Ihrem Arbeitsplatz am wichtigsten sind, und beschreiben Sie sie in klarer Sprache.
Wenn sich die Stelle in einer Klinik, einem Hotel oder einem anderen Betrieb mit Kundenkontakt befindet, ergänzen Sie die entsprechenden Aufgaben, etwa die Terminvereinbarung oder den Empfang von Gästen. So verstehen Kandidatinnen und Kandidaten, worum es bei der Arbeit geht.
Eine faire, inklusive Stellenanzeige verfassen
Verlangen Sie nur, was die Stelle erfordert. Setzen Sie keinen Abschluss oder eine bestimmte Anzahl von Berufsjahren voraus, sofern die Arbeit dies nicht wirklich erfordert. Vermeiden Sie außerdem Formulierungen, die auf ein bestimmtes Alter, Geschlecht oder einen bestimmten Hintergrund hindeuten. Nennen Sie nach Möglichkeit die Gehaltsspanne, erläutern Sie, wie Bewerber Anpassungen anfragen können, und beschreiben Sie den Einstellungsprozess, einschließlich eines möglichen Fähigkeitstests und dessen Dauer. Unser Einstellungsprozess für kleine Unternehmen behandelt die Stellenanzeige ebenso wie die übrigen Schritte.
Von der Stellenbeschreibung zum Test
Das Arbeitsbeispiel in der Vorlage fordert Kandidatinnen und Kandidaten auf, Termine zu vereinbaren, eine Anfrage eines Besuchers zu beantworten und eine telefonische Nachricht zu notieren. Verwenden Sie dieselbe Aufgabe als Arbeitsprobe, damit Stellenanzeige, Test und Vorstellungsgespräch dieselbe Tätigkeit beschreiben. Der Einstellungstest für Empfangskräfte zeigt, welche Tests Sie zuerst versenden können. Die Vorstellungsgesprächsfragen für Empfangskräfte bieten Ihnen eine strukturierte Gesprächsvorlage.
Gehalt, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen
Bewerberinnen und Bewerber lesen diese Abschnitte aufmerksam. Seien Sie daher konkret. Nennen Sie die Gehaltsspanne oder zumindest das Einstiegsgehalt und geben Sie an, ob die Bezahlung auf Stunden- oder Jahresbasis erfolgt. Nennen Sie die Arbeitszeiten, mögliche Schicht- oder Wochenendarbeit und ob die Stelle vor Ort, hybrid oder remote ausgeübt wird. Erwähnen Sie die bereitgestellte Ausstattung und eine mögliche Einarbeitung in den ersten Wochen. Klare Angaben verringern die Zahl der Bewerbungen von Personen, die die Stelle nicht annehmen würden, und helfen passenden Bewerberinnen und Bewerbern für den Empfang, sich mit Zuversicht zu bewerben.
Nachdem Sie die Stellenanzeige veröffentlicht haben
Senden Sie allen Bewerbern, die die wesentlichen Anforderungen erfüllen, denselben kurzen Fähigkeitstest und laden Sie anschließend die stärksten zu einem strukturierten Interview ein. Bewerten Sie jedes Interview anhand derselben Interview-Bewertungsmatrix. Die Kriterien sollten sich an den Aufgaben in dieser Stellenbeschreibung für Empfangskräfte orientieren, damit Stellenanzeige, Test und Interview dieselbe Tätigkeit abbilden. Unser Leitfaden zu strukturierten Interviews erklärt, wie Sie die Fragen formulieren und bewerten und wie Sie die Bewertung abstimmen, wenn mehrere Personen die Interviews führen.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine Stellenbeschreibung für eine Empfangskraft enthalten?+
Die Hauptaufgaben, die erforderlichen Kompetenzen, Arbeitszeiten und Arbeitsort, die Gehaltsspanne, der Einstellungsprozess und die Möglichkeit, Anpassungen anzufragen. Fassen Sie sich kurz und beziehen Sie sich konkret auf Ihren Empfang, statt jede denkbare Aufgabe aufzulisten.
Was sind die wichtigsten Aufgaben einer Empfangskraft?+
Besucher empfangen, Anrufe entgegennehmen und weiterleiten, Nachrichten zuverlässig aufnehmen, Kalender und Räume verwalten, Lieferungen annehmen und Unterlagen auf dem neuesten Stand halten. Viele Stellen umfassen außerdem einfache Verwaltungsaufgaben für das Team.
Sollte ich in einer Stellenbeschreibung für eine Empfangskraft Berufserfahrung verlangen?+
Nur wenn die Stelle es wirklich erfordert. Viele gute Empfangskräfte kommen aus dem Einzelhandel, der Gastronomie oder dem Kundenservice. Ein kurzer Kompetenztest zeigt die Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, die wichtiger sind als jahrelange Erfahrung.
Unterscheidet sich eine Stellenbeschreibung für den Empfang von einer für eine Rezeptionistin oder einen Rezeptionisten?+
Oft handelt es sich um dieselbe Rolle. Empfangspositionen in Hotels oder Kliniken umfassen zusätzliche, für den jeweiligen Arbeitsbereich typische Aufgaben wie Check-ins oder die Terminvereinbarung. Diese sollten Sie klar beschreiben.
Sollte ich den Fähigkeitstest in der Stellenbeschreibung erwähnen?+
Ja. Wenn Sie mitteilen, dass es einen kurzen Fähigkeitstest gibt, wie lange er dauert und dass Anpassungen möglich sind, können Kandidaten besser entscheiden, ob sie sich bewerben möchten. Das verringert spätere Absagen.
Wie lang sollte eine Stellenbeschreibung für eine Stelle am Empfang sein?+
Kurz genug, um auf dem Smartphone gelesen zu werden: eine knappe Zusammenfassung, fünf oder sechs Hauptaufgaben, die wichtigsten Anforderungen, Gehalt und Arbeitszeiten sowie der Bewerbungsprozess. Lange Listen mit allen denkbaren Aufgaben schrecken gute Kandidatinnen und Kandidaten ab, ohne nützliche Informationen hinzuzufügen.
Machen Sie aus der Stellenanzeige eine faire erste Auswahlrunde
Senden Sie Bewerbern einen kurzen Fähigkeitstest und laden Sie die stärksten zum Interview ein. Für fünf Kandidaten pro Monat kostenlos.
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