Leitfaden für strukturierte Vorstellungsgesprä…

Die kurze Antwort

In einem strukturierten Vorstellungsgespräch werden allen Bewerbern dieselben arbeitsbezogenen Fragen in derselben Reihenfolge gestellt. Jede Antwort wird anhand einer Bewertungsskala beurteilt, die vor dem ersten Gespräch vereinbart wurde. Diese Einheitlichkeit erleichtert den Vergleich der Bewerber, verringert den Einfluss des ersten Eindrucks und dokumentiert, warum Sie sich für eine Person entschieden haben. Anhand einer kurzen Liste der für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten können Sie ein solches Gespräch an einem Nachmittag vorbereiten.

Was sind strukturierte Vorstellungsgespräche?

Was sind strukturierte Vorstellungsgespräche? Das U.S. Office of Personnel Management beschreibt ein strukturiertes Vorstellungsgespräch als „eine Bewertungsmethode, die darauf ausgelegt ist, berufsbezogene Kompetenzen von Bewerbenden zu messen, indem systematisch nach ihrem Verhalten in früheren Erfahrungen und/oder ihrem geplanten Verhalten in hypothetischen Situationen gefragt wird“. Weiter heißt es, dass allen Bewerbenden dieselben vorab festgelegten Fragen in derselben Reihenfolge gestellt werden und alle Antworten anhand derselben Bewertungsskala und Kriterien beurteilt werden.

In der Praxis bedeutet das vier Dinge: Fragen, die sich an den Anforderungen der Stelle orientieren, dieselben Fragen für alle, geplante Nachfragen und einen schriftlichen Bewertungsleitfaden. Das Gegenteil, ein unstrukturiertes Vorstellungsgespräch, ist ein offenes Gespräch, das sich von einer bewerbenden Person zur nächsten unterscheidet.

Strukturierte, semi-strukturierte und unstrukturierte Vorstellungsgespräche im Vergleich
	Fragen	Bewertung	Vergleichbarkeit
Strukturiert	Dieselben arbeitsbezogenen Fragen in derselben Reihenfolge mit geplanten Nachfragen	Bewertungsskala mit vorab festgelegten Kriterien	Hoch: Alle Kandidaten beantworten dieselben Fragen
Halbstrukturiert	Ein fester Fragenkatalog mit Raum für Vertiefungen	Oft eine Bewertungsskala für die Kernfragen	Mittel: hängt davon ab, wie weit die Gespräche vom Thema abweichen
Unstrukturiert	Variiert je nach Kandidat oder Kandidatin und interviewender Person	Gesamteindruck	Niedrig: Kandidatinnen und Kandidaten beantworten unterschiedliche Fragen

Warum strukturierte Interviews bessere Vorhersagen ermöglichen

Ein unstrukturiertes Gespräch erfasst vieles auf einmal: Selbstsicherheit, Small Talk, gemeinsame Interessen und die Stimmung der interviewenden Person an diesem Tag. Einiges davon ist nützlich, vieles hat jedoch keinen Bezug zur Stelle. Außerdem beantworten verschiedene Bewerberinnen und Bewerber unterschiedliche Fragen. So vergleichen Sie am Ende eher Eindrücke als Belege.

Ein strukturiertes Interview konzentriert das Gespräch auf die Anforderungen der Stelle und stellt allen dieselben Fragen. Die Antworten werden anhand schriftlicher Maßstäbe einzeln bewertet, statt am Ende ein pauschales Gesamtgefühl festzuhalten. Dadurch fallen die Ergebnisse bei verschiedenen interviewenden Personen und Bewerberinnen und Bewerbern konsistenter aus. Außerdem gibt das Interview besser Aufschluss darüber, wie jemand die Arbeit tatsächlich erledigen wird. Sie erhalten auch eine klare Dokumentation der Belege, auf denen jede Entscheidung beruht.

So erstellen Sie einen Test an einem Nachmittag

Listen Sie drei bis fünf entscheidende Fähigkeiten auf
Leiten Sie sie aus der Stellenbeschreibung ab: die Fähigkeiten, die gute von schwacher Leistung unterscheiden.
Formulieren Sie ein oder zwei Fragen pro Kompetenz
Kombinieren Sie verhaltensbezogene Fragen zu bisherigen Arbeitserfahrungen mit situativen Fragen zur Stelle.
Nachfassaktionen planen
Stellen Sie zu jeder Frage zwei vertiefende Fragen, zum Beispiel: "Was haben Sie zuerst getan?" und "Was ist danach passiert?"
Erstellen Sie eine Bewertungsskala von 1 bis 4 mit klaren Beschreibungen
Beschreiben Sie für jede Frage, wie eine Antwort mit 1, 2, 3 oder 4 Punkten klingt.
Stimmen Sie sich mit den anderen Interviewenden ab
Gehen Sie die Fragen und Bewertungsmaßstäbe vor dem ersten Gespräch gemeinsam durch.

Beispiel für ein strukturiertes Vorstellungsgespräch für eine Stelle im Kundensupport

Hier sehen Sie ein Beispiel für strukturierte Interviewfragen für eine Kundenservicekraft. Es deckt drei Fähigkeiten ab: der Umgang mit schwierigen Kunden, Genauigkeit und das Arbeiten gemäß Richtlinien. Stellen Sie allen Kandidaten dieselben drei Fragen in dieser Reihenfolge und verwenden Sie dieselben Nachfragen.

1. Schwierige Kunden (verhaltensbezogen). "Erzählen Sie mir von einer Situation, in der ein Kunde mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen unzufrieden war. Was ist passiert und was haben Sie unternommen?" Nachfragen: "Was haben Sie zuerst gesagt?" "Wie ist die Situation ausgegangen?"

2. Genauigkeit (verhaltensbezogen). "Erzählen Sie mir von einem Fehler, den Sie bei der Arbeit mit Details gemacht haben, zum Beispiel bei einer Bestellung oder einem Konto. Wie haben Sie ihn entdeckt und was haben Sie unternommen?" Nachfrage: "Wie haben Sie sichergestellt, dass der Fehler nicht wieder vorkommt?"

3. Richtlinien (situationsbezogen). "Ein Kunde bittet zwei Tage nach Ablauf der Rückgabefrist um eine Rückerstattung und sagt, dass er kündigen wird, wenn Sie ablehnen. Was würden Sie tun?" Nachfragen: "Was würden Sie zuerst überprüfen?" "Was würden Sie dem Kunden sagen?"

Die Tabelle unten zeigt ein Beispiel für ein Bewertungsraster für strukturierte Interviews zu Frage 1. Entwickeln Sie für jede Frage eine ähnliche Skala mit vier Bewertungsstufen.

Bewertungsskala für Frage 1: Umgang mit einem schwierigen Kunden
	Wie eine gute Antwort klingt
4: stark	Konkretes Beispiel: zugehört, Gefühle anerkannt, Fakten geprüft, angemessen gelöst oder weitergeleitet und nachgefasst
3: gut	Konkretes Beispiel mit den meisten dieser Schritte; ein Schritt ist unklar oder fehlt
2: teilweise	Allgemeine Beschreibung statt eines Beispiels; Ergebnis unklar
1: schwach	Kein Beispiel, gibt dem Kunden die Schuld oder beschreibt, wie das Problem vermieden wird

Verhaltensbezogene oder situative Fragen

Verhaltensbezogene Interviewfragen beziehen sich auf die Vergangenheit: „Erzählen Sie von einer Situation, in der ...“. Sie eignen sich gut, wenn Kandidatinnen und Kandidaten einschlägige Erfahrung haben, denn das Verhalten in ähnlichen Situationen ist ein guter Nachweis. Fragen Sie gezielt nach Einzelheiten: Was hat die Person selbst getan - nicht das Team oder was sie normalerweise tun würde?

Situationsfragen beschreiben eine realistische Situation und fragen, wie die Person handeln würde: „Ein Kunde fragt nach ... Was würden Sie tun?“ Sie eignen sich für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger sowie für Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger, die möglicherweise kein direkt passendes Beispiel haben. Außerdem können alle dieselbe Situation beantworten.

Die meisten strukturierten Interviewfragebögen verwenden beide Fragetypen. Sinnvoll ist eine verhaltensbezogene und eine situative Frage pro wichtiger Fähigkeit. So haben erfahrene und weniger erfahrene Kandidatinnen und Kandidaten gleichermaßen die faire Möglichkeit zu zeigen, was sie können.

Bewertung und Abstimmung

Bewerten Sie jede Antwort direkt nach der Antwort der kandidierenden Person anhand der Bewertungsanker und notieren Sie einen Beleg: Was hat die Person gesagt, das die Bewertung begründet? Bewerten Sie nicht erst am Ende das gesamte Gespräch. Sonst bleibt vor allem der stärkste Eindruck in Erinnerung.

Wenn mehrere Personen das Gespräch führen, bewerten Sie zunächst unabhängig voneinander und vergleichen Sie anschließend Ihre Bewertungen. Unterscheiden sich die Bewertungen um mehr als einen Punkt, besprechen Sie die Belege und nicht den Eindruck und einigen Sie sich auf eine Bewertung. Prüfen Sie nach den ersten zwei oder drei Gesprächen, ob alle die Skala gleich anwenden. Diese kurze Kalibrierung sorgt dafür, dass die Bewertungen im weiteren Verlauf deutlich einheitlicher ausfallen. Halten Sie die Bewertungen auf einem gemeinsam genutzten Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche fest, damit Sie sie miteinander und mit den Testergebnissen vergleichen können.

Häufige Fehler

Vom Leitfaden abweichen. Interessante Abschweifungen sind am Ende in Ordnung, aber jeder Kandidat muss die Kernfragen beantworten.
Suggestivfragen stellen. „Sie kommen doch gut mit schwierigen Kunden zurecht, oder?“ lädt zu einem Ja ein, liefert aber keine Belege.
Nach persönlicher Sympathie bewerten. Jemanden zu mögen ist nicht dasselbe, wie eine Antwort anhand der Bewertungskriterien zu beurteilen.
Bei Fragen zum Verhalten hypothetische Antworten akzeptieren. Wenn nach einem konkreten Beispiel gefragt wird, bitten Sie freundlich darum.
Auf Nachfragen verzichten. Die erste Antwort ist oft ausgefeilt. Die zweite und dritte Nachfrage zeigen die tatsächliche Erfahrung.
Die Fragen mitten in einer Runde ändern. Funktioniert eine Frage nicht, passen Sie sie für die nächste Runde an, nicht mitten in der aktuellen.

Strukturierte Vorstellungsgespräche und Fairness

Strukturierte Vorstellungsgespräche gehören zu den einfachsten Möglichkeiten, Einstellungen fairer zu gestalten, denn alle Bewerberinnen und Bewerber werden anhand derselben arbeitsbezogenen Fragen und Kriterien beurteilt. Richten Sie die Fragen auf die Stelle aus, vermeiden Sie Fragen zu persönlichen Umständen, bieten Sie auf Anfrage Anpassungen des Formats an und bewahren Sie Ihre Bewertungsbögen als Nachweis der Beurteilungsgrundlage auf. Unser Leitfaden dazu, ob Einstellungstests vor der Beschäftigung zulässig sind, behandelt die allgemeinen rechtlichen Grundlagen. Der Einstellungsprozess für kleine Unternehmen zeigt, an welcher Stelle Vorstellungsgespräche hineinpassen.

Fragen für strukturierte Vorstellungsgespräche in anderen Rollen

Dieselbe Methode eignet sich für jede Stelle: Wählen Sie die entscheidenden Fähigkeiten aus und formulieren Sie zu jeder eine Frage zum bisherigen Verhalten und eine Situationsfrage. Hier sind einige Beispiele:

Vertrieb: „Berichten Sie von einem potenziellen Kunden, der nicht gut zu Ihrem Angebot passte. Woran haben Sie das erkannt und wie sind Sie vorgegangen?“ und „Ein potenzieller Kunde sagt, Ihr Preis sei zu hoch. Was tun Sie als Nächstes?“
Büroverwaltung: „Berichten Sie von einer Woche, in der mehrere Fristen miteinander kollidierten. Wie haben Sie entschieden, was Vorrang hatte?“ und „Ihre Führungskraft hat morgen früh zwei Termine zur selben Zeit. Was würden Sie tun?“
Junior-Datenanalyse: „Berichten Sie von einer Situation, in der Ihre Zahlen nicht aufgingen. Wie haben Sie den Fehler gefunden?“ und „Ein Bericht zeigt, dass sich der Umsatz über Nacht verdoppelt hat. Was würden Sie überprüfen, bevor Sie den Bericht weitergeben?“

Legen Sie für jede Frage eigene Bewertungskriterien auf vier Stufen fest, bevor das erste Vorstellungsgespräch stattfindet. Die Vorlagen für die verschiedenen Stellen weiter unten enthalten strukturierte Fragen, die Sie als Ausgangspunkt nutzen können.

Bewerber auf ein strukturiertes Vorstellungsgespräch vorbereiten

Wenn Sie Kandidaten mitteilen, was sie erwartet, werden strukturierte Vorstellungsgespräche fairer und Sie erhalten bessere Antworten. Geben Sie in der Einladung an, wie lange das Gespräch dauert, wer daran teilnimmt und dass Sie nach konkreten Beispielen aus ihrer Berufserfahrung sowie danach fragen, wie sie mit bestimmten Situationen umgehen würden. Schlagen Sie vor, dass sie sich vorab zwei oder drei Beispiele aus ihrer jüngsten Arbeit überlegen.

Erklären Sie zu Beginn des Gesprächs den Ablauf: Alle erhalten dieselben Fragen, Sie machen sich Notizen und am Ende bleibt Zeit für Fragen der Kandidaten. Kandidaten, die den Ablauf kennen, entspannen sich schneller und müssen weniger Zeit darauf verwenden, zu erraten, was Sie hören möchten. So erhalten Sie einen besseren Einblick in ihre tatsächliche Arbeitsweise. Bieten Sie allen, die darum bitten, Anpassungen an, zum Beispiel zusätzliche Zeit oder ein anderes Format.

Strukturierte Vorstellungsgespräche mit Fähigkeitstests kombinieren

Ein kurzer Fähigkeitstest vor dem Vorstellungsgespräch und ein strukturiertes Gespräch ergänzen sich gut. Der Test zeigt, was Bewerber unter denselben Bedingungen leisten können. Im Gespräch erfahren Sie, wie sie arbeiten, und können das Testergebnis bestätigen. Bitten Sie jeden Bewerber, eine seiner Testantworten zu erläutern: Wer die Antwort selbst hergeleitet hat, kann sie leicht erklären. Das hilft auch dabei, externe Unterstützung zu erkennen. Die Bibliothek mit Fähigkeitstests und die Rollenpakete liefern Ihnen die erste Hälfte der Belege.