가상 비서 직무 설명서 템플릿

이 템플릿을 맞춤 설정하는 방법

받은 편지함 관리, 일정 조정, 장부 정리 같은 업무 중 직접 맡지 않으려는 일부터 정하고, 해당 업무를 먼저 나열하세요. 그런 다음 근무 시간과 겹치는 시간대, 도구, 업무 인계 및 검토 방식을 안내하세요.

고용 형태가 직원인지 프리랜서인지, 시간제인지 정규직인지, 시급제인지 월급제인지 명시하세요. 원격 근무 후보자는 여러 제안을 비교하므로 명확하고 구체적인 공고가 눈에 띕니다.

포함할 내용: 가상 비서 업무

일반적인 가상 비서 업무에는 이메일과 일정 관리, 출장 및 회의 예약, 공유 파일 정리, 문서와 간단한 스프레드시트 작성, 고객 또는 공급업체 메시지 처리, 시스템 업데이트, 진행 중인 업무 목록 관리 등이 포함됩니다. 사업에 맞는 업무를 고르고 Google Workspace 또는 Microsoft 365 등 사용하는 도구를 명시하세요.

좋은 가상 비서 직무 설명에는 원격 근무 방식이 명확히 담겨야 합니다. 함께 일해야 하는 시간대, 업무 인계 방식, 응답 시간, 비서가 질문을 어떻게 전달해야 하는지 등을 적으세요. 가상 비서의 업무를 명확히 설명하면 초반 몇 주 동안 양측의 오해를 줄이는 데 도움이 됩니다.

필수 사항과 우대 사항

필수 요건 (선별 기준으로 삼으세요):

• 요청이 없어도 짧은 업무 현황을 공유하는 등 명확하게 글로 소통하는 능력
• 면밀한 감독 없이 업무, 파일, 캘린더를 정리하는 능력
• 이메일, 공유 문서, 캘린더를 능숙하게 사용하는 능력
• 안정적인 인터넷과 적합한 업무 공간

우대 사항 (언급하되 선별 기준으로 삼지 마세요):

• 특정 도구 또는 해당 업계 경험
• 장부 정리, 소셜 미디어 또는 고객 지원 경험
• 필수 근무 시간 외에 회사 시간대와 겹치는 근무 시간

필수 요건은 간결하게 작성하세요. 요건이 하나씩 추가될 때마다 지원자가 줄어들며, 업무에 필요하지 않은 요건은 역량 있는 가상 비서를 부당하게 배제할 수 있습니다. 처음 몇 주 안에 배울 수 있는 역량은 우대 사항에 포함하세요.

이 직무에서 테스트할 역량

가상 비서 평가는 총 약 40분이 걸리는 네 가지 테스트로 구성됩니다:

• 일반 인지 능력 (12분)은 지원자가 새로운 도구와 절차를 얼마나 빠르게 익히는지 보여줍니다.
• 영어 능력 (12분)은 명확하고 전문적인 메시지를 작성할 수 있는지 보여줍니다.
• Google Workspace 기초 (8분)은 공유 문서, 스프레드시트, 캘린더를 얼마나 능숙하게 다루는지 보여줍니다.
• 시간 관리 및 우선순위 설정 (8분)은 관리자가 곁에 없을 때 무엇부터 처리할지 판단하는 방식을 보여줍니다.

채용 공고의 요건, 지원자에게 보내는 테스트, 면접에서 묻는 질문, 이 세 가지에 같은 역량을 반영하세요. 가상 비서 면접 질문도 같은 역량을 다루며, 템플릿의 업무 예시는 업무 샘플로도 활용할 수 있습니다. 필수 요건을 충족하는 모든 지원자에게 동일한 테스트를 보내고, 가장 우수한 지원자와 면접을 진행하세요.

공정하고 포용적인 채용 공고 작성하기

직무에 필요한 요건만 요청하세요. 업무상 꼭 필요한 경우가 아니라면 학위나 특정 연수의 경력을 요구하지 말고, 특정 연령, 성별 또는 배경을 암시하는 표현도 피하세요. 가능하다면 급여 범위를 명시하고, 지원자가 편의를 요청하는 방법과 채용 절차를 안내하세요. 기술 테스트가 있다면 그 내용과 소요 시간도 설명하세요. 소규모 기업을 위한 채용 절차에서 채용 공고 작성 단계를 포함한 전체 절차를 확인할 수 있습니다.

채용 공고를 게시한 후

필수 요건을 충족하는 모든 지원자에게 동일한 짧은 역량 테스트를 보낸 다음, 가장 우수한 지원자를 구조화 면접에 초대하세요. 이 가상 비서 직무 설명 템플릿의 업무를 바탕으로 기준을 정하고, 모든 면접을 동일한 면접 평가표로 평가하세요. 이렇게 하면 채용 공고, 테스트, 면접이 모두 같은 직무를 평가하게 됩니다. 구조화 면접 가이드에서 질문을 작성하고 점수를 매기는 방법을 알아보세요. 더 많은 템플릿은 직무 설명 템플릿 라이브러리에서 확인하세요.