اختبار تقييم أمناء الدفاتر للتوظيف

ما المهام الفعلية لمحاسب الدفاتر

يحافظ مسؤول مسك الدفاتر على دقة السجلات المالية للأعمال وتحديثها. ويشمل العمل اليومي تسجيل المبيعات والمشتريات، ومطابقة الدفعات بالفواتير، ومتابعة المبالغ المستحقة على العملاء، ودفع مستحقات الموردين في مواعيدها، ومطابقة الحسابات المصرفية، وإعداد الأرقام للمحاسب أو المالك.

غالبًا ما تذكر السيرة الذاتية لمسؤول مسك الدفاتر البرامج والمؤهلات، لكنها لا توضح ما إذا كان الشخص قادرًا على اكتشاف فرق في مطابقة الحسابات أو تسجيل دفعة لمورد بشكل صحيح. يكشف اختبار مسك الدفاتر هذه المهارات مباشرة. وهو إحدى حزم الوظائف في مكتبة اختبارات تقييم المهارات للتوظيف.

ويمكن استخدام الحزمة نفسها لتقييم مهارات مساعدي الحسابات وموظفي الحسابات الدائنة أو المدينة، مع تعديل عينة العمل لتناسب الوظيفة.

حزمة اختبارات مسك الدفاتر، وسبب وجود كل اختبار فيها

تتضمن الحزمة المقترحة 4 اختبارات، وتستغرق نحو 43 دقيقة إجمالًا. ويرتبط كل اختبار بجانب فعلي من العمل:

• مسك الدفاتر والمحاسبة (15 دقيقة): يقيس أساسيات القيد المزدوج، والحسابات الدائنة والمدينة، والتسوية، وهي جوهر الوظيفة.
• Microsoft Excel - أساسي (10 دقائق): يقيس مهارات جداول البيانات التي يستخدمها محاسبو الدفاتر لإعداد القوائم والمجاميع وإجراء عمليات التحقق خارج برنامج المحاسبة.
• الانتباه إلى التفاصيل (8 دقائق): يقيس مدى مطابقة أرقام الفواتير والمبالغ والتواريخ ونسخها بدقة.
• الاستدلال العددي (10 دقائق): يقيس مدى ارتياح المرشح للتعامل مع النسب المئوية والمجاميع والجداول، مثل ضريبة المبيعات وجداول الدفع.

استخدم أداة إنشاء الحزمة أعلاه لتعديلها بما يناسب الوظيفة لديك. احذف أي اختبار لا يرتبط بمهمة سيؤديها الشخص خلال أسابيعه الأولى، بدلًا من إضافة اختبارات أخرى.

عينة عمل لمسؤول مسك الدفاتر لإرفاقها بالاختبارات

بعد الاختبارات، امنح المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة مهمة مدتها 20 دقيقة: كشف حساب مصرفي ودفتر نقدية موجزان يتضمنان ثلاثة أو أربعة اختلافات، مثل شيك لم تتم تسويته أو رسم مصرفي أو قيد مكرر. اطلب منهم إجراء المطابقة وشرح كل اختلاف وإدخال أي قيود ناقصة. قيّم الدقة ووضوح الشرح.

إذا كنت تستخدم برنامجًا محاسبيًا معينًا، فاسمح للمرشحين باستخدام جدول بيانات بدلًا منه؛ فالمهارة التي تتحقق منها هي المطابقة، لا استخدام البرنامج.

أسئلة مقابلة لمحاسبي الدفاتر

استخدم الأسئلة المنظمة نفسها مع كل مرشح. يتضمن نموذج أسئلة مقابلة المحاسب أسئلة عن المطابقات والمواعيد النهائية والأخطاء، مع دليل للتقييم. اطلب من كل مرشح شرح إحدى إجاباته في الاختبار، مثل قيد يومية، للتأكد من فهمه.

اجعل المقابلة عملية: نحو 30 إلى 40 دقيقة، وتضم سؤالًا يشرح فيه المرشح كيف سيبحث عن فرق في المطابقة. استمع إلى اتباعه خطوات منهجية، مثل التحقق من البنود قيد التسوية والرسوم المصرفية والتكرارات والأرقام المعكوسة، وإلى صراحته بشأن الحالات التي سيطلب فيها مساعدة المحاسب. واسأله أيضًا كيف سيتعامل مع نهاية شهر مزدحمة وموعد نهائي لا يستطيع الوفاء به: فالمرشحون الأقوياء ينبهون إلى الأمر مبكرًا، ويوضحون أثره، ويقترحون ما يمكن تأجيله بأمان إلى الأسبوع التالي.

ما الذي يميز أمين الدفاتر الجيد

يتسم أمناء الدفاتر المتميزون بالدقة والمنهجية: يراجعون الأرقام بالرجوع إلى مصادرها، ويتحققون من الفروقات بدلًا من فرض التوازن، ويحافظون على سجلات واضحة ويبلغون عن المشكلات مبكرًا. في الاختبارات، ابحث عن نتائج قوية في مسك الدفاتر والانتباه إلى التفاصيل. وفي المقابلة، ابحث عن أمثلة محددة على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها، ووصف صريح لما سيسألونه للمحاسب.

احرص على عدالة عملية التوظيف للمتقدمين الذين سلكوا مسارات مختلفة لدخول مجال مسك الدفاتر. فقد تعلم كثير من أمناء الدفاتر الأكفاء أثناء العمل بدلًا من الحصول على مؤهل، لذا أتح للاختبار ومهمة المطابقة أن يظهرا مهاراتهم. واشرح القواعد التي تستخدمها، مثل ضريبة المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة، واسمح باستخدام الآلة الحاسبة. واجعل طلب التسهيلات سهلًا، وبعد كل جولة قارن مدى تقدم المتقدمين من المجموعات المختلفة في كل مرحلة.

أخطاء شائعة عند توظيف محاسبي مسك الدفاتر

• التوظيف بناءً على أسماء البرامج وحدها. معرفة برنامج ما لا تعني فهم القيد المزدوج.
• تجاوز مهمة التسوية. فهي أوضح اختبار لمهارات مسك الدفاتر الفعلية.
• إعطاء المؤهلات وزنًا أكبر من اللازم. تعلّم كثير من المحاسبين الجيدين العمل أثناء ممارسته؛ اختبر المهارة.
• عدم التحقق من الدقة. تبديل ترتيب الأرقام وتكرار القيود من أكثر أخطاء مسك الدفاتر شيوعًا.
• التقييمات الطويلة. تكفي أربعة اختبارات قصيرة ومهمة واحدة لتوفير أدلة كافية لمعظم الأدوار.

تعديل اختبار تقييم ماسك الدفاتر ليناسب نشاطك التجاري

يناسب اختبار تقييم مسك الدفاتر معظم الشركات الصغيرة كما هو، لكن يمكنك تعديله. لوظيفة في الحسابات الدائنة، أعطِ أكبر وزن لأسئلة الحسابات الدائنة في اختبار مسك الدفاتر ولاختبار الانتباه إلى التفاصيل. أما الوظيفة التي تتطلب إعداد تقارير إدارية، ففكّر في استبدال اختبار Excel الأساسي بـ Microsoft Excel intermediate. وبالنسبة إلى ماسك دفاتر يعمل بمفرده بدوام جزئي، تزداد أهمية عينة عمل التسوية، إذ لن يراجع أحد عمله يومًا بيوم.

مهما كانت التعديلات، اجعل المدة الإجمالية أقل من نحو 45 دقيقة واستخدم الاختبارات نفسها لكل متقدم في الجولة الواحدة. تشرح صفحة اختبار مسك الدفاتر والمحاسبة كل جزء من الاختبار الأساسي.

ما الذي ينبغي التحقق منه خلال الأسابيع الأولى؟

استخدم التقييم لتخطيط الشهر الأول. راجعا أول عملية مطابقة معًا، وتحققا من عينة من القيود خلال الأسبوع الأول، واتفقا على طريقة طرح المحاسب الجديد للأسئلة. وإذا كانت درجاته في Excel أو المهارات الحسابية أقل، فقدم له مراجعة قصيرة لجداول البيانات التي يستخدمها نشاطك التجاري.