قوالب الأوصاف الوظيفية ومجموعات أسئلة المقابلات

كيفية كتابة وصف وظيفي يجذب الأشخاص المناسبين

يقرأ المرشحون الجيدون إعلانات الوظائف بسرعة، ويقررون خلال ثوانٍ ما إذا كانوا سيواصلون القراءة. أفضل الإعلانات هي القصيرة والمحددة والصادقة. إذا كنت تتساءل عن كيفية كتابة وصف وظيفي من الصفر، فابدأ بالمهام لا بالمسمى الوظيفي:

1. دوّن ما سيقوم به الشخص خلال الشهر الأول والأشهر الستة الأولى. تصبح هذه القوائم هي المسؤوليات الوظيفية.
2. اختر خمسًا أو ستًا من المسؤوليات الرئيسية واشرح كلًا منها بجملة واضحة، مع ذكر أهميتها.
3. أضف مثالًا على العمل، مثل مهمة أو طلب معتاد. يوضح ذلك للمرشحين طبيعة الوظيفة الفعلية، ويمكن استخدامه أيضًا عينة عمل لاحقًا.
4. ميّز بين المتطلبات الأساسية والمتطلبات الإضافية. قيّم المرشحين فقط وفق ما تحتاج إليه الوظيفة منذ اليوم الأول.
5. اذكر التفاصيل العملية: نطاق الراتب، وساعات العمل، والموقع أو ترتيبات العمل عن بُعد، والجهة التي سيرفع إليها الموظف تقاريره.
6. اشرح عملية التوظيف، بما في ذلك أي اختبار للمهارات، والمدة التي يستغرقها، وكيفية طلب الترتيبات التيسيرية.

تتبع كل نماذج الأوصاف الوظيفية في هذه المكتبة هذا الترتيب. استخدمها قالبًا لكتابة وصف وظيفي لأي وظيفة، حتى الوظائف غير المدرجة: أبقِ العناوين واستبدل المحتوى.

أمثلة على الأوصاف الوظيفية حسب الدور

تغطي قوالب الوصف الوظيفي أدناه أدوارًا شائعة في الشركات الصغيرة، من خدمة العملاء وتطوير المبيعات إلى المساعدين الإداريين، ومنسقي التسويق، ومحللي البيانات، والمساعدين الافتراضيين، ومطوري البرامج المبتدئين. تتضمن كل صفحة القالب الكامل الجاهز للنسخ، والمهام المعتادة، وقائمة بالمتطلبات الأساسية والميزات الإضافية، والمهارات التي ينبغي اختبارها.

إذا لم يكن دورك مدرجًا، فإن قالب الوصف الوظيفي للشركات الصغيرة يوفر لك تنسيقًا عامًا وبسيطًا. استخدم أمثلة الوصف الوظيفي هذه كنقطة انطلاق: فالإعلان الأفضل يصف وظيفتك وفريقك وأجرك، لا وصفًا عامًا للدور.

ما الذي ينبغي استبعاده

غالبًا ما يكون لما تحذفه من الإعلان أهمية تعادل أهمية ما تضيفه:

• المتطلبات غير الأساسية. قد تنفّر الشهادات والسنوات المطلوبة من الخبرة والقوائم الطويلة للأدوات أشخاصًا مؤهلين. إذا كان بالإمكان تعلّم المهارة خلال الأسابيع الأولى، فاجعلها ميزة إضافية أو احذفها.
• اللغة المتحيزة أو الإقصائية. قد تثني الكلمات التي توحي بالعمر ("فريق شاب"، "مولود رقميًا") أو الجنس ("سيقوم هو"، "الأيدي العاملة") أو بخلفية ضيقة عن التقدم الجيدين، وقد تنطوي على مخاطر قانونية.
• العبارات المبهمة والحشو. عبارات مثل "بيئة عمل سريعة الوتيرة" أو "مهام أخرى حسب الحاجة" لا تخبر المرشحين بشيء. صف وتيرة العمل الفعلية وتنوع المهام الحقيقي بدلًا من ذلك.
• المتطلبات التي يتعذر التحقق منها. لا يمكن قياس صفات مثل "الشغف" أو "المبادرة الذاتية" بإنصاف. استبدلها بالسلوك الذي تقصده واختبره.
• الأسئلة الشخصية. لا تسأل عن الأسرة أو الصحة أو الدين أو غيرها من الصفات المحمية في إعلان الوظيفة أو نموذج التقديم.

يسهل قراءة الإعلانات الأقصر على الهاتف، حيث يطّلع عليها كثير من المرشحين للمرة الأولى.

أساسيات شفافية الأجور

يُعد ذكر نطاق الأجر في إعلان الوظيفة من أبسط الطرق للحصول على طلبات توظيف أكثر ملاءمة. فيستطيع المرشحون معرفة ما إذا كانت الوظيفة تناسب احتياجاتهم فورًا، كما يقل عدد من ينسحبون في مراحل متأخرة بسبب الراتب.

وفي عدد متزايد من الأماكن، أصبح ذلك أيضًا متطلبًا قانونيًا. تشترط عدة ولايات ومدن أمريكية إدراج نطاقات الأجور في إعلانات الوظائف لدى أصحاب العمل الذين يتجاوز حجمهم حدًا معينًا. كما يفرض توجيه الاتحاد الأوروبي بشأن شفافية الأجور على أصحاب العمل تقديم معلومات الأجر للمتقدمين قبل مرحلة المقابلة. وتختلف القواعد بشأن الفئات المشمولة، وما يُعد نطاقًا، وموعد الإفصاح عنه؛ لذا تحقق من القواعد في كل موقع توظف فيه، بما في ذلك الوظائف عن بُعد.

وحيث لا يكون ذلك مطلوبًا، تظل الإشارة إلى الأجر المبدئي على الأقل أو إلى نطاق واقعي ممارسة جيدة. تأكد من أن النطاق هو ما ستدفعه فعلًا.

من الوصف الوظيفي إلى التقييم

الوصف الوظيفي هو الخطوة الأولى في عملية توظيف منصفة، وليس مستندًا منفصلًا. فالمهام التي تكتبها تصبح المهارات التي تختبرها، ومثال العمل يصبح عينة العمل الخاصة بك. ويرتبط كل نموذج بحزمة الدور المناسبة من اختبارات تقييم المهارات، كي يتمكن كل متقدم يستوفي المتطلبات الأساسية من إجراء الاختبارات القصيرة نفسها قبل أن يطّلع أي شخص بالتفصيل على السيرة الذاتية.

بعد الاختبارات، ادعُ أقوى المرشحين إلى مقابلة منظمة. ولكل دور مجموعة مقابلة مناسبة من الأسئلة مع دليل للتقييم، كما تساعدك بطاقة تقييم المقابلة على تقييم كل مرشح وفق المعايير نفسها. تجمع عملية التوظيف للشركات الصغيرة هذه الخطوات معًا، ويوضح دليل المقابلات المنظمة كيفية إعداد الأسئلة وتقييمها.

استخدام مجموعات أسئلة المقابلات

تطرح كل مجموعة مقابلات منظّمة الأسئلة الأساسية نفسها على كل مرشح بالترتيب نفسه، مع أسئلة متابعة ودليل تقييم من 1 إلى 4. تتناول الأسئلة المهارات نفسها الواردة في الوصف الوظيفي والاختبارات، ما يتيح لك مقارنة المرشحين بناءً على الأدلة لا الانطباعات. قيّم كل إجابة أثناء المقابلة، واكتب سطرًا يوضح الدليل، ولا تقارن الدرجات مع بقية القائمين على المقابلة إلا بعد أن ينتهي الجميع من التقييم.