نموذج الوصف الوظيفي للمساعد الإداري

كيفية تخصيص هذا النموذج

ابدأ بالفريق الذي سيدعمه الشخص والنتيجة الرئيسية المتوقعة، مثل ضمان سير العمل بسلاسة في مكتب يضم 20 شخصًا أو تقديم الدعم لمديرين. ثم أدرج المهام حسب الوقت الذي تستغرقه، واذكر البرامج التي تستخدمها، مثل Microsoft 365 أو Google Workspace.

وضّح ما إذا كانت الوظيفة بدوام كامل أم جزئي، ومن مقر العمل أم بنظام هجين، وحدد المسؤول الذي يرفع إليه الموظف تقاريره. تختلف الوظائف الإدارية كثيرًا، لذا يساعد الوصف الواضح للوظيفة الفعلية المرشحين المناسبين على معرفة مدى ملاءمتهم للإعلان.

ما الذي ينبغي تضمينه: مهام المساعد الإداري

تشمل المهام المعتادة للمساعد الإداري إدارة المواعيد وحجز الاجتماعات، والحفاظ على دقة السجلات والملفات، وإعداد المستندات وجداول البيانات البسيطة، والتعامل مع الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني والهاتف، وطلب المستلزمات، ومعالجة الفواتير أو المصروفات، ومساندة الزملاء في المهام اليومية. اختر أهم 5 أو 6 مهام، واشرحها بلغة واضحة.

غالبًا ما يتضمن الوصف الوظيفي لمسؤول المكتب مسؤولية إدارة المكتب نفسه، مثل المرافق والمورّدين وسجلات الصحة والسلامة. إذا كانت الوظيفة تشمل هذه المهام، فاذكر ذلك وحدد نطاقها، مثل عدد الموظفين أو المواقع.

ضروري مقابل مرغوب

متطلبات أساسية (استخدمها للتصفية):

• الدقة في التعامل مع السجلات والأرقام والمستندات
• تنظيم المهام والمواعيد النهائية المتزامنة
• استخدام البريد الإلكتروني والتقويمات وجداول البيانات الأساسية بثقة
• التواصل بوضوح ولباقة مع الزملاء والزوار

متطلبات إضافية مفضّلة (اذكرها، لكن لا تستخدمها للتصفية):

• الخبرة في برامجكم أو أنظمتكم تحديدًا
• الخبرة في مسك الدفاتر أو المشتريات
• الخبرة في دعم كبار المديرين

اجعل قائمة المتطلبات الأساسية قصيرة. فكل متطلب إضافي يقلّص عدد المرشحين، وقد تؤدي المتطلبات غير الضرورية للعمل إلى استبعاد موظفين إداريين أكفاء على نحو غير منصف. وإذا أمكن تعلم مهارة خلال الأسابيع القليلة الأولى، فأدرجها ضمن المتطلبات الإضافية المفضّلة.

المهارات التي ينبغي اختبارها لهذه الوظيفة

تجمع حزمة تقييم مسؤول المكتب أربعة اختبارات تستغرق نحو 38 دقيقة إجمالًا:

• القدرة المعرفية العامة (12 دقيقة) يوضح مدى سرعة تعلم المرشح للأنظمة الجديدة وحله للمشكلات غير المألوفة.
• الاهتمام بالتفاصيل (8 دقائق) يوضح مدى دقته في مراجعة السجلات واكتشاف أوجه عدم التطابق.
• Microsoft Excel - أساسي (10 دقائق) يوضح ما إذا كان قادرًا على فرز جداول البيانات وتصفيتها واستخراج الإجماليات، وهي مهام يتطلبها العمل الإداري.
• إدارة الوقت وتحديد الأولويات (8 دقائق) يوضح كيف يقرر ما ينبغي إنجازه أولًا عندما يحتاج عدة أشخاص إلى المساعدة.

استخدم المهارات نفسها في ثلاثة مواضع: متطلبات الإعلان، والاختبارات التي ترسلها، والأسئلة التي تطرحها. وتتناول أسئلة مقابلة المساعد الإداري المهارات نفسها، كما يصلح مثال العمل في النموذج ليكون عينة عمل. أرسل الاختبارات نفسها إلى كل متقدم يستوفي المتطلبات الأساسية، ثم أجرِ مقابلات مع الأقوى.

كتابة إعلان وظيفي منصف وشامل

اطلب فقط ما تتطلبه الوظيفة. تجنب اشتراط شهادة جامعية أو عدد محدد من سنوات الخبرة ما لم تتطلب طبيعة العمل ذلك فعلًا، وتجنب صياغة توحي بعمر أو جنس أو خلفية معينة. اذكر نطاق الراتب إن أمكن، ووضح كيف يمكن للمرشحين طلب الترتيبات التيسيرية، واشرح عملية التوظيف، بما في ذلك أي اختبار للمهارات والمدة التي يستغرقها. يتناول دليلنا عملية التوظيف للشركات الصغيرة خطوة الإعلان إلى جانب بقية العملية.

بعد نشر إعلان الوظيفة

أرسل اختبار المهارات القصير نفسه إلى كل متقدم يستوفي المتطلبات الأساسية، ثم ادعُ الأقوى منهم إلى مقابلة منظّمة. قيّم كل مقابلة باستخدام بطاقة تقييم المقابلة نفسها، مع معايير مستمدة من المسؤوليات الواردة في قالب الوصف الوظيفي لمساعد إداري، حتى يقيس الإعلان والاختبار والمقابلة الوظيفة نفسها. يشرح دليلنا عن المقابلات المنظّمة كيفية إعداد الأسئلة وتقييمها. لمزيد من القوالب، اطّلع على مكتبة قوالب الأوصاف الوظيفية.