نموذج وصف وظيفي لمساعد افتراضي

كيفية تخصيص هذا النموذج

ابدأ بذكر المهام التي تريد التوقف عن إنجازها بنفسك، مثل إدارة البريد الوارد أو تنظيم المواعيد أو الأعمال الإدارية الخاصة بمسك الدفاتر، وأدرج هذه المهام أولًا. ثم حدّد ساعات العمل، ومدى تداخل ساعات العمل مع منطقتك الزمنية، والأدوات، وكيفية تسليم العمل ومراجعته.

وضّح ما إذا كانت الوظيفة كموظف أم بنظام العمل الحر، وبدوام جزئي أم كامل، وكيفية احتساب الأجر: بالساعة أم بالشهر. يقارن المرشحون للعمل عن بُعد بين عروض كثيرة، لذا يبرز الإعلان الواضح والمحدد.

ما الذي ينبغي تضمينه: مهام المساعد الافتراضي

تشمل مهام المساعد الافتراضي المعتادة إدارة البريد الإلكتروني والتقويمات، وحجز السفر والاجتماعات، وتنظيم الملفات المشتركة، وإعداد المستندات وجداول البيانات البسيطة، والتعامل مع رسائل العملاء أو المورّدين، وتحديث الأنظمة، والاحتفاظ بقائمة واضحة بالمهام المفتوحة. اختر المهام التي تناسب نشاطك التجاري، واذكر الأدوات المستخدمة، مثل Google Workspace أو Microsoft 365.

ينبغي أن يوضح الوصف الوظيفي الجيد للمساعد الافتراضي كيفية تنفيذ العمل عن بُعد: ساعات العمل التي يجب أن تتداخل مع ساعاتك، وطريقة تسليم المهام، وأوقات الاستجابة، وكيفية تنبيه المساعد إلى الاستفسارات. ويساعد توضيح مسؤوليات المساعد الافتراضي الطرفين على تجنب سوء الفهم خلال الأسابيع الأولى.

ضروري مقابل مرغوب

متطلبات أساسية (استخدمها للتصفية):

• التواصل الكتابي بوضوح، بما في ذلك إرسال تحديثات موجزة من دون طلب
• تنظيم المهام والملفات والتقويمات من دون إشراف وثيق
• استخدام البريد الإلكتروني والمستندات المشتركة والتقويمات بثقة
• توفر اتصال موثوق بالإنترنت ومكان مناسب للعمل

متطلبات إضافية مفضّلة (اذكرها، لكن لا تستخدمها للتصفية):

• الخبرة في أدواتكم تحديدًا أو في مجال عملكم
• الخبرة في مسك الدفاتر أو التواصل الاجتماعي أو دعم العملاء
• التواجد في منطقة زمنية تتداخل مع منطقتكم بما يتجاوز الساعات المطلوبة

اجعل قائمة المتطلبات الأساسية قصيرة. فكل متطلب إضافي يقلّص عدد المرشحين، وقد تؤدي المتطلبات غير الضرورية للعمل إلى استبعاد مساعدين افتراضيين أكفاء على نحو غير منصف. وإذا أمكن تعلم مهارة خلال الأسابيع القليلة الأولى، فأدرجها ضمن المتطلبات الإضافية المفضّلة.

المهارات التي ينبغي اختبارها لهذه الوظيفة

تجمع حزمة تقييم المساعد الافتراضي أربعة اختبارات تستغرق نحو 40 دقيقة إجمالًا:

• القدرة المعرفية العامة (12 دقيقة) يوضح مدى سرعة تعلم المرشح للأدوات والعمليات الجديدة.
• إتقان اللغة الإنجليزية (12 دقيقة) يوضح ما إذا كانت رسائله المكتوبة ستكون واضحة ومهنية.
• أساسيات Google Workspace (8 دقائق) يوضح مدى إتقانه للتعامل مع المستندات وجداول البيانات والتقاويم المشتركة.
• إدارة الوقت وتحديد الأولويات (8 دقائق) يوضح كيف يقرر ما ينبغي إنجازه أولًا في غياب المدير.

استخدم المهارات نفسها في ثلاثة مواضع: متطلبات الإعلان، والاختبارات التي ترسلها، والأسئلة التي تطرحها. وتتناول أسئلة مقابلة المساعد الافتراضي المهارات نفسها، كما يصلح مثال العمل في النموذج ليكون عينة عمل. أرسل الاختبارات نفسها إلى كل متقدم يستوفي المتطلبات الأساسية، ثم أجرِ مقابلات مع الأقوى.

كتابة إعلان وظيفي منصف وشامل

اطلب فقط ما تتطلبه الوظيفة. تجنب اشتراط شهادة جامعية أو عدد محدد من سنوات الخبرة ما لم تتطلب طبيعة العمل ذلك فعلًا، وتجنب صياغة توحي بعمر أو جنس أو خلفية معينة. اذكر نطاق الراتب إن أمكن، ووضح كيف يمكن للمرشحين طلب الترتيبات التيسيرية، واشرح عملية التوظيف، بما في ذلك أي اختبار للمهارات والمدة التي يستغرقها. يتناول دليلنا عملية التوظيف للشركات الصغيرة خطوة الإعلان إلى جانب بقية العملية.

بعد نشر إعلان الوظيفة

أرسل اختبار المهارات القصير نفسه إلى كل متقدم يستوفي المتطلبات الأساسية، ثم ادعُ الأقوى منهم إلى مقابلة منظّمة. قيّم كل مقابلة باستخدام بطاقة تقييم المقابلة نفسها، مع معايير مستمدة من المسؤوليات الواردة في قالب الوصف الوظيفي للمساعد الافتراضي، حتى يقيس الإعلان والاختبار والمقابلة الوظيفة نفسها. يشرح دليلنا عن المقابلات المنظّمة كيفية إعداد الأسئلة وتقييمها. لمزيد من القوالب، اطّلع على مكتبة قوالب الأوصاف الوظيفية.