Test d’assistant administratif pour le recrutement

Comment le test d’assistant administratif limite l’aide de l’IA

Chaque candidat reçoit un ensemble de questions différent, sélectionnées dans de vastes banques. L’ordre des questions et des réponses est mélangé, de sorte que les noms, les heures et les détails varient d’un candidat à l’autre. Les questions sont envoyées une par une depuis le serveur, chacune avec son propre chronomètre. Les candidats ne peuvent pas revenir à une question précédente, et les corrigés ne sont jamais transmis au navigateur. Le chronométrage est géré par le serveur. Ainsi, après le rechargement de la page, la même question réapparaît avec le temps restant.

Le texte des questions ne peut pas être copié, et toute tentative de copie bloquée est enregistrée. Des signaux tels que le temps passé hors de l’onglet, les opérations de collage et les réponses très rapides sont résumés dans un Integrity Score, accompagné d’une chronologie que l’employeur peut examiner. Ce score ne prend jamais de décision concernant le candidat.

Associez le score à un exemple de travail et à un entretien structuré

Considérez le résultat comme un élément d’information, jamais isolément, et examinez les résultats des cinq compétences évaluées ainsi que le score total. Un poste de réceptionniste fait davantage appel aux calendriers et à la gestion des situations de bureau ; un poste axé sur les dossiers fait davantage appel à leur vérification.

Après le test, proposez un exercice pratique de 15 minutes dans vos propres systèmes : une courte boîte de réception contenant trois messages auxquels répondre ou pour lesquels planifier une réunion, ainsi qu’un formulaire dans lequel repérer quelques erreurs. Vous verrez rapidement si le candidat est organisé et s’il vérifie son travail. Posez ensuite les mêmes questions à chaque candidat lors d’un entretien structuré.

À qui s'adresse ce test d'assistant administratif ?

Utilisez ce test d'assistant administratif pour les postes qui contribuent au bon fonctionnement d'un bureau : assistants administratifs et de direction, responsables de bureau, coordinateurs d'équipe et de projet, assistants RH, secrétaires, réceptionnistes et personnel d'accueil ou du service client ayant des tâches administratives. Un poste d'administrateur de bureau, de réceptionniste ou d'assistant virtuel en sont des exemples courants.

Le test est de niveau intermédiaire et évalue les tâches du poste plutôt que les qualifications officielles. En dix minutes, il couvre cinq domaines du quotidien : rédiger un message clair, inscrire des réunions dans un calendrier, vérifier un formulaire à partir de son document source, décider quoi faire lorsqu'une demande ne se déroule pas comme prévu et appliquer une politique écrite.

Il n'évalue pas les logiciels de bureau. Pour les postes où l'on passe la journée à travailler sur des documents, des feuilles de calcul et des e-mails, ajoutez un test logiciel tel que Microsoft 365 ou Google Sheets depuis la bibliothèque de tests. Pour les postes qui nécessitent de saisir beaucoup de texte, ajoutez un test de dactylographie. Un test par compétence requise donne une image plus claire que plusieurs tests qui se recoupent.

Les erreurs courantes au bureau à repérer lors du recrutement

Les erreurs de bureau sont rarement spectaculaires, mais elles ralentissent tout le monde. Les cinq domaines du test correspondent aux habitudes qui permettent d’éviter les erreurs les plus courantes.

• Ne pas repérer une différence. Valider deux dossiers comme identiques alors qu’un montant, une date ou une référence diffère. C’est ce qu’évalue la vérification des dossiers et des formulaires.
• Réserver deux fois le même créneau. Planifier une réunion qui chevauche une autre, ou ne pas laisser de temps entre des réunions qui l’exigent. Les questions sur les calendriers évaluent ce point.
• Rédiger des messages peu clairs. Une réponse qui ne permet pas au destinataire de savoir ce qui va se passer ensuite entraîne un nouvel échange de courriels. Les questions de rédaction professionnelle évaluent ce point.
• Deviner au lieu de vérifier la politique. Traiter une demande de mémoire alors qu’une politique écrite indique autre chose. Les questions sur les politiques précisent la règle applicable. La bonne réponse ne dépend donc jamais des pratiques d’une entreprise en particulier.
• Faire remonter tous les problèmes, ou aucun. Les questions sur les situations de bureau évaluent la capacité à savoir quand agir et quand demander conseil.

Les candidats qui évitent ces erreurs contribuent au bon fonctionnement du bureau. Abordez aussi l’une d’elles en entretien : une personne qui s’est déjà fait surprendre par ce type d’erreur se souvient généralement très bien de la façon dont elle l’a corrigée.

Lire les résultats selon les différents postes de bureau

Le même test d'assistant administratif peut convenir à plusieurs postes, à condition d'interpréter les résultats en fonction du poste.

Pour un poste de réceptionniste ou d'accueil, les compétences liées aux calendriers et aux situations de bureau comptent le plus, car le poste consiste à accueillir des visiteurs, à gérer des réservations et à répondre à des demandes qui ne se déroulent pas comme prévu. Pour un poste d'assistant chargé des dossiers ou des ressources humaines, la vérification des dossiers et des formulaires ainsi que l'application des politiques écrites sont les compétences les plus importantes. Pour un poste d'assistant administratif ou de direction, recherchez des points forts dans les cinq domaines, en accordant une grande importance à la rédaction professionnelle, car une grande partie du travail consiste à rédiger des messages au nom d'une autre personne.

Le test et un test de dactylographie mesurent des compétences différentes. Un test de dactylographie évalue la vitesse et la précision de frappe. Ce test évalue la capacité à rédiger, planifier, vérifier et prendre des décisions. De nombreux postes de bureau nécessitent les deux : une personne qui tape vite, mais réserve deux réunions sur le même créneau, donne quand même du travail supplémentaire aux autres.

Quel que soit le poste, une courte tâche dans vos propres systèmes et un entretien structuré permettent de confirmer les résultats du test.