Teste para assistente administrativo na contratação

Como o teste para assistente administrativo resiste à ajuda da IA

Cada pessoa candidata recebe um conjunto diferente de questões, selecionadas de grandes bancos, com a ordem das questões e das opções de resposta embaralhada. Assim, nomes, horários e detalhes variam de uma pessoa para outra. As questões chegam do servidor uma de cada vez, cada uma com seu próprio cronômetro. Não é possível voltar a uma questão anterior, e o gabarito nunca chega ao navegador. A contagem do tempo é feita no servidor, então, se a página for recarregada, a mesma questão volta a aparecer com o tempo restante.

Não é possível copiar o texto das questões, e uma tentativa de cópia bloqueada é registrada. Sinais como o tempo fora da aba, colagens e respostas muito rápidas são resumidos em um Integrity Score com uma linha do tempo para análise do empregador. A pontuação nunca toma decisões sobre a pessoa candidata.

Combine a pontuação com uma amostra de trabalho e uma entrevista estruturada

Interprete o resultado como uma evidência, nunca isoladamente, e analise as pontuações das cinco habilidades específicas, além da pontuação total. Para uma recepcionista, calendários e situações de escritório são mais relevantes; para uma função ligada a registros, o foco está na conferência de registros e formulários.

Depois do teste, faça uma amostra de trabalho de 15 minutos nos seus próprios sistemas: uma caixa de entrada com três mensagens que precisam de resposta ou de uma reunião agendada, e um formulário com alguns erros para identificar. Assim, você verá rapidamente o quanto o candidato é organizado e se confere o próprio trabalho. Em seguida, faça as mesmas perguntas a todos os candidatos em uma entrevista estruturada.

Quem deve usar este teste para assistente administrativo?

Use este teste para assistente administrativo em funções que mantêm um escritório em funcionamento: assistentes administrativos e executivos, gerentes de escritório, coordenadores de equipes e projetos, assistentes de RH, secretários, recepcionistas e profissionais de atendimento na recepção ou ao cliente com tarefas administrativas. Um administrador de escritório, uma recepcionista ou um assistente virtual são exemplos comuns.

O teste tem nível intermediário e avalia as tarefas do trabalho, não as qualificações formais. Em 10 minutos, abrange cinco áreas do dia a dia: redigir uma mensagem clara, encaixar reuniões no calendário, conferir um formulário com a fonte, decidir o que fazer quando uma solicitação não sai como planejado e aplicar uma política por escrito.

O teste não avalia o uso de software de escritório. Para funções que envolvem documentos, planilhas e e-mails ao longo do dia, adicione à biblioteca de testes um teste de software, como Microsoft 365 ou Google Sheets. Para funções que exigem digitar muito texto, adicione um teste de digitação. Um teste para cada habilidade necessária ao trabalho dá uma visão mais clara do que vários testes com conteúdo sobreposto.

Erros comuns de escritório que vale a pena identificar na seleção

Erros de escritório raramente são dramáticos, mas atrasam o trabalho de todo mundo. As cinco áreas do teste correspondem aos hábitos por trás dos erros mais comuns.

• Não perceber uma diferença. Aprovar dois registros como iguais quando há diferença em um valor, data ou referência. É isso que a conferência de registros e formulários avalia.
• Marcar compromissos no mesmo horário. Agendar uma reunião que coincide com outra ou não deixar um intervalo entre reuniões quando necessário. As questões sobre agenda avaliam isso.
• Mensagens pouco claras. Uma resposta que deixa a pessoa sem saber o que vai acontecer em seguida gera mais uma troca de e-mails. As questões de redação no ambiente de trabalho avaliam isso.
• Adivinhar em vez de consultar a política. Atender a uma solicitação de memória quando uma política por escrito diz outra coisa. As questões sobre políticas informam qual regra se aplica, então a resposta correta nunca depende dos costumes de uma empresa específica.
• Encaminhar tudo para outra pessoa, ou nada. As questões sobre situações de escritório avaliam quando agir e quando pedir ajuda.

Quem evita esses erros contribui para que o escritório funcione bem. Pergunte também sobre um deles na entrevista: quem já passou por uma situação assim geralmente se lembra exatamente de como a resolveu.

Como interpretar o resultado para diferentes funções de escritório

O mesmo teste para assistente administrativo pode servir para diferentes funções, desde que você interprete os resultados considerando o cargo.

Para uma função de recepcionista ou atendimento na recepção, calendários e situações de escritório são os aspectos mais importantes, porque o trabalho envolve visitantes, agendamentos e solicitações que nem sempre saem como planejado. Para um assistente de registros ou de RH, o mais importante é conferir registros e formulários e aplicar políticas por escrito. Para um assistente administrativo ou executivo, procure bons resultados nas cinco áreas, com destaque para a comunicação escrita no trabalho, já que boa parte da função envolve enviar mensagens em nome de outra pessoa.

Este teste e um teste de digitação medem coisas diferentes. Um teste de digitação verifica a velocidade e a precisão ao digitar. Este teste avalia a capacidade de escrever, planejar, conferir e tomar decisões. Muitas funções de escritório exigem as duas habilidades: até mesmo uma pessoa que digita rápido pode gerar trabalho para os outros se agendar duas reuniões no mesmo horário.

Seja qual for a função, uma tarefa curta nos seus próprios sistemas e uma entrevista estruturada ajudam a confirmar o que o teste mostra.