Einstellungstest für Büroassistenz

Wie der Einstellungstest für Büroassistenz KI-Unterstützung erschwert

Jede Bewerberin und jeder Bewerber erhält einen anderen Fragensatz aus umfangreichen Fragenpools. Die Reihenfolge der Fragen und die Antwortoptionen werden gemischt. Namen, Uhrzeiten und Details unterscheiden sich daher von Person zu Person. Die Fragen werden einzeln vom Server bereitgestellt und haben jeweils eine eigene Zeitvorgabe. Bewerberinnen und Bewerber können nicht zu einer vorherigen Frage zurückkehren. Die Lösungsschlüssel werden nie an den Browser übermittelt. Die Zeitmessung erfolgt auf dem Server. Wird die Seite neu geladen, erscheint dieselbe Frage mit der verbleibenden Zeit.

Der Fragetext kann nicht kopiert werden. Ein blockierter Kopierversuch wird erfasst. Signale wie die Zeit außerhalb des Tabs, eingefügte Inhalte und sehr schnelle Antworten werden in einem Integrity Score und einer Zeitleiste zusammengefasst, die der Arbeitgeber überprüfen kann. Der Score entscheidet niemals über die Bewerberin oder den Bewerber.

Ergänzen Sie den Wert durch eine Arbeitsprobe und ein strukturiertes Vorstellungsgespräch

Betrachten Sie das Ergebnis als einen Hinweis, niemals für sich allein, und berücksichtigen Sie neben dem Gesamtwert auch die Ergebnisse der fünf Teilkompetenzen. Für Empfangskräfte sind Kalender und Bürosituationen besonders relevant. Bei einer Stelle in der Datenpflege kommt es eher auf das Prüfen von Daten und Formularen an.

Ergänzen Sie den Test durch eine 15-minütige Arbeitsprobe in Ihren eigenen Systemen: ein kurzer Posteingang mit drei Nachrichten, die beantwortet werden müssen, oder für die ein Termin vereinbart werden muss, sowie ein Formular, in dem einige Fehler zu finden sind. So erkennen Sie schnell, wie organisiert die Bewerberin oder der Bewerber ist und ob die eigene Arbeit geprüft wird. Stellen Sie anschließend allen Bewerberinnen und Bewerbern dieselben Fragen in einem strukturierten Vorstellungsgespräch.

Für wen eignet sich dieser Einstellungstest für Assistenzkräfte?

Verwenden Sie diesen Einstellungstest für Assistenzkräfte für Rollen, die den Büroalltag am Laufen halten: Verwaltungs- und Geschäftsleitungsassistenz, Büroleitungen, Team- und Projektkoordination, HR-Assistenz, Sekretariate, Empfangskräfte sowie Mitarbeitende am Empfang oder im Kundensupport mit Büroaufgaben. Typische Beispiele sind Bürofachkräfte, Empfangskräfte oder virtuelle Assistenzkräfte.

Der Test ist auf mittlerem Niveau angesetzt und prüft die Anforderungen der Arbeit statt formaler Qualifikationen. In den zehn Minuten geht es um fünf typische Aufgabenbereiche: eine klare Nachricht formulieren, Besprechungen in einen Kalender eintragen, ein Formular mit der Quelle abgleichen, bei Problemen mit einer Anfrage entscheiden, was zu tun ist, und eine schriftliche Richtlinie anwenden.

Der Test prüft keine Bürosoftware-Kenntnisse. Für Stellen, bei denen die Arbeit vor allem aus Dokumenten, Tabellen und E-Mails besteht, können Sie einen Softwaretest aus der Testbibliothek ergänzen, zum Beispiel zu Microsoft 365 oder Google Sheets. Für Stellen mit umfangreichen Schreibaufgaben am Computer empfiehlt sich zusätzlich ein Tipp-Test. Ein Test pro erforderlicher Fähigkeit vermittelt ein klareres Bild als mehrere Tests mit ähnlichen Inhalten.

Häufige Bürofehler, auf die Sie achten sollten

Bürofehler sind selten dramatisch, bremsen aber alle aus. Die fünf Bereiche des Tests decken die Gewohnheiten ab, die hinter den häufigsten Fehlern stecken.

• Abweichungen übersehen. Zwei Datensätze als übereinstimmend freigeben, obwohl ein Betrag, Datum oder Referenzwert abweicht. Genau das prüft der Bereich Daten und Formulare prüfen.
• Termine doppelt belegen. Einen Termin so planen, dass er sich mit einem anderen überschneidet, oder keine Pause zwischen Terminen lassen, wenn sie nötig ist. Darum geht es bei den Kalenderfragen.
• Unklare Nachrichten. Wenn eine Antwort offenlässt, was als Nächstes passiert, folgt eine weitere E-Mail-Runde. Das prüfen die Fragen zur schriftlichen Kommunikation im Arbeitsalltag.
• Raten, statt die Richtlinie zu prüfen. Eine Anfrage aus dem Gedächtnis bearbeiten, obwohl eine schriftliche Richtlinie etwas anderes vorgibt. In den Fragen zu Richtlinien steht die geltende Regel, sodass die richtige Antwort nie von den Gepflogenheiten eines einzelnen Unternehmens abhängt.
• Alles oder nichts eskalieren. Die Fragen zu Bürosituationen prüfen, wann man handeln und wann man nachfragen sollte.

Bewerberinnen und Bewerber, die diese Fehler vermeiden, tragen zu einem reibungslosen Büroalltag bei. Fragen Sie im Vorstellungsgespräch ebenfalls nach einem dieser Punkte: Wer schon einmal damit zu tun hatte, erinnert sich meistens genau daran, wie das Problem gelöst wurde.

Ergebnisse für verschiedene Bürojobs richtig einordnen

Dieser Einstellungstest für Assistenzkräfte eignet sich für verschiedene Rollen, wenn Sie die Ergebnisse im Hinblick auf die jeweilige Stelle betrachten.

Bei einer Stelle als Empfangskraft oder am Empfang sind Kalender und Situationen aus dem Büroalltag besonders wichtig, denn die Arbeit dreht sich um Besucherinnen und Besucher, Buchungen und Anfragen, bei denen nicht immer alles nach Plan läuft. Bei einer Stelle als Dokumenten- oder HR-Assistenz zählen vor allem das Prüfen von Unterlagen und Formularen sowie das Anwenden schriftlicher Richtlinien. Bei einer Stelle als Assistenz der Verwaltung oder Geschäftsleitung sollten Sie auf gute Ergebnisse in allen fünf Bereichen achten, insbesondere beim Schreiben im beruflichen Umfeld, da ein großer Teil der Arbeit darin besteht, Nachrichten im Namen anderer zu verfassen.

Der Test und ein Tipp-Test messen unterschiedliche Fähigkeiten. Ein Tipp-Test prüft, wie schnell und genau jemand tippt. Dieser Test prüft, wie gut jemand schreibt, plant, kontrolliert und Entscheidungen trifft. Viele Bürojobs erfordern beides: Wer zwar schnell tippt, aber zwei Besprechungen für denselben Zeitraum einträgt, verursacht trotzdem zusätzlichen Aufwand.

Unabhängig von der Rolle können eine kurze Aufgabe in Ihren eigenen Systemen und ein strukturiertes Vorstellungsgespräch die Ergebnisse des Tests ergänzen.