ما الذي يقيسه هذا الاختبار؟
مفيد لإداريي المكاتب وموظفي الاستقبال والمساعدين الذين يديرون السجلات والمستندات والبريد الإلكتروني والتقويمات. أرفقه بمهمة عملية قصيرة باستخدام أنظمتك الخاصة.
- الأرشفة والتدقيق
- أساسيات Word وOutlook
- تنظيم المواعيد
تُرتب الملفات أبجديًا حسب اسم العائلة. أي ملف يأتي أولًا؟
سؤال تدريبي توضيحي. ليس تقييمًا معتمدًا.
كيف ينبغي استخدام الدرجات؟
راجع أدلة المهارات إلى جانب عينة عمل ملائمة ومقابلة منظّمة. تتضمن التقارير نتيجة خامًا أو معيارية، وعند توفر بيانات معيارية مناسبة، مئينًا مع المجموعة المرجعية والإصدار.
لا تعتبروا الدرجة المرتفعة ضمانًا للأداء، ولا الدرجة المنخفضة تقييمًا كاملًا لقدرات الشخص. افهم الدرجات والمعايير المرجعية.
ماذا عن النزاهة والإنصاف؟
تختلف إصدارات البرامج. يغطي الاختبار الوظائف الشائعة بدلًا من قوائم إصدار محدد؛ وفّر التسهيلات للمرشحين الذين يستخدمون التقنيات المساعدة.
تشمل إعدادات النزاهة أسئلة عشوائية وأدلة مستمدة من أحداث المتصفح. وتتطلب فحوصات الكاميرا الاختيارية إشعارًا وموافقة. يعمل العرض التوضيحي على هذه الصفحة محليًا ولا يراقبك.
اقرأ نهجنا في الإنصافالأسئلة الشائعة
ما مدة الاختبار؟+
يستغرق الاختبار نحو 12 دقيقة للإجابة عن 20 سؤالًا.
ما اللغة والتنسيقات المتاحة؟+
الاختبار باللغة الإنجليزية. التنسيق: أسئلة متعددة الخيارات ومهام قصيرة. لا يعني ترجمة الموقع التسويقي أن التقييم متاح بلغة أخرى.
هل يمكنني الاعتماد على هذا وحده لاتخاذ قرار التوظيف؟+
لا. اجمع بين الأدلة المرتبطة بالوظيفة، والتسهيلات، ومراجعة بشرية. سؤال التدريب في هذه الصفحة للتوضيح، وليس الاختبار الذي تُحتسب درجته.
هل اختبار الأعمال المكتبية مناسب لموظفي الاستقبال؟+
نعم. يستخدم موظفو الاستقبال يوميًا مهارات تنظيم المواعيد وOutlook والتدقيق التي يغطيها الاختبار. أعطِ أسئلة تنظيم المواعيد والبريد الإلكتروني الوزن الأكبر، ثم أتبِع الاختبار بمهمة قصيرة لحجز اجتماع والرد على استفسار زائر.
ما الفرق بين اختبار الأعمال الكتابية واختبار المهارات المكتبية؟+
يتداخل معنى المصطلحين. يشير الاختبار الإداري عادةً إلى مهام حفظ الملفات والتحقق منها وتسجيل البيانات، بينما يضيف اختبار مهارات المكتب غالبًا برامج مثل Word وOutlook. يجمع هذا الاختبار بين النوعين، إلى جانب جدولة المواعيد، ليغطي تقييم واحد المهام اليومية لمعظم الوظائف المكتبية.
هل هذا اختبار Microsoft Office للتوظيف؟+
يشمل أساسيات Word وOutlook، مثل التنسيق وتعقب التغييرات ومهام البريد الإلكتروني والتقويم، إلى جانب حفظ الملفات والتدقيق والجدولة. لاختبار Excel، أضف اختبار Excel الأساسي أو المتوسط إلى التقييم نفسه.
هل يعتمد الاختبار الإداري على إصدار واحد من Office؟+
لا. تستخدم الأسئلة دوالًا تعمل بالطريقة نفسها في الإصدارات الحديثة، لذا لا تُخصم نقاط من المرشحين لاستخدامهم إصدارًا مختلفًا. أخبر المرشحين في الدعوة بمجموعة البرامج التي تستخدمها.
كم يستغرق الاختبار الكتابي الإداري؟+
يتضمن الاختبار 20 سؤالًا في 12 دقيقة، ويجمع بين أسئلة الاختيار من متعدد ومهام قصيرة. يرى المرشحون أسئلة تدريبية أولًا، ويبدأ احتساب الوقت مع الأسئلة التي تُحتسب درجاتها.
هل يمكن للمرشحين إجراء الاختبار الكتابي الإداري على الهاتف؟+
يمكنهم فتحه، لكن استخدام جهاز كمبيوتر مكتبي أو محمول يعطي نتائج أكثر قابلية للمقارنة، خصوصًا في المهام القصيرة وأسئلة الجدولة. وضّح في الدعوة الجهاز الذي ينبغي استخدامه.
من ينبغي أن يستخدم الاختبار الإداري المكتبي هذا
استخدم اختبار المهارات الكتابية والإدارية هذا لمسؤولي المكاتب وموظفي الاستقبال والمساعدين الإداريين والشخصيين وموظفي السجلات والأرشفة وغيرهم ممن يتولون إدارة المستندات والبريد الإلكتروني والتقويمات. وهو مناسب للموظفين المبتدئين وذوي الخبرة، لأنه يقيس متطلبات العمل بدلًا من المؤهلات الرسمية.
وهو أحد الاختبارات العملية في مكتبة اختبارات تقييم المهارات للتوظيف. أضف Microsoft Excel للمستوى الأساسي للوظائف التي تتطلب العمل أيضًا على جداول البيانات، واطّلع على اختبار Google Workspace للمكاتب التي تستخدم أدوات Google. ويعرض مركز اختبارات المهارات العملية جميع الاختبارات العملية جنبًا إلى جنب. يمكنك إضافته إلى حزمة مسؤول المكتب أو إعداد تقييم خاص بك بالاستناد إليه.
ما موضوعات الاختبار الإداري؟
يغطي اختبار المهارات المكتبية للأدوار الإدارية عادةً ثلاثة مجالات، ويتبع اختبار HireValid النمط نفسه:
- حفظ الملفات والتدقيق. ترتيب السجلات أبجديًا أو رقميًا أو حسب التاريخ، واكتشاف الاختلافات بين نسختين من السجل.
- أساسيات Word وOutlook. مهام المستندات الشائعة، مثل التنسيق والترويسات وتعقب التغييرات، ومهام البريد الإلكتروني والتقويم، مثل الرد على الجميع أو جدولة اجتماع أو إعداد رد خارج المكتب.
- الجدولة وتحديد الأولويات. تنسيق الاجتماعات والمواعيد النهائية، واكتشاف التعارضات وتحديد ما يجب إنجازه أولًا.
تستخدم الأسئلة وظائف تعمل بالطريقة نفسها في الإصدارات الحديثة، لذا لا تُخصم درجات من المتقدمين لاستخدامهم إصدارًا مختلفًا. وبصفته اختبار تقييم لـ Microsoft Office، يركز على Word وOutlook؛ أما مهارات جداول البيانات فتغطيها اختبارات Excel.
ما شكل الدرجة الجيدة في اختبار المهارات الكتابية والإدارية
يعرض الاختبار درجة خام من 20، ومئينًا مع المجموعة المرجعية عند توفر بيانات معيارية مناسبة. في اختبار عملي كهذا، غالبًا ما تكون الدرجة الخام الرقم الأكثر فائدة، إذ توضح عدد المهام المكتبية اليومية التي أنجزها المرشح بشكل صحيح.
حددوا الحد المطلوب بحسب طبيعة العمل. يحتاج موظف الاستقبال الذي يحجز الغرف ويرد على البريد الإلكتروني إلى نتائج قوية في الجدولة وOutlook؛ أما موظف السجلات فيحتاج إلى دقة عالية جدًا في حفظ الملفات ومراجعتها. انظروا إلى الأسئلة التي أخفق المرشح فيها، إلى جانب المجموع.
كيفية استخدامه مع عينة عمل ومقابلة
أتبِع الاختبار بمهمة مدتها 15 دقيقة في أنظمتك الخاصة: صندوق وارد صغير يضم ثلاث رسائل بريد إلكتروني تحتاج إلى رد أو إلى تحديد موعد اجتماع، ومستندًا يحتوي على بضعة أخطاء لتصحيحها. ستتمكن سريعًا من معرفة مدى تنظيم المرشح وما إذا كان يراجع عمله.
في المقابلة المنظّمة، اطرح الأسئلة نفسها على كل مرشح. تتضمن أسئلة مقابلة مسؤول المكتب أسئلة عن تنظيم المهام المتزامنة، ويمكنك الاستفادة منها وتطويرها.
كيف يقاوم هذا الاختبار المساعدة بالذكاء الاصطناعي
المهام المكتبية عملية: ترتيب السجلات، ومقارنة التفاصيل، وإدراج الاجتماعات في التقويم، مع حد زمني يبلغ نحو 36 ثانية لكل سؤال. يستغرق وصف كل مهمة لأداة ذكاء اصطناعي وقتًا أطول من إنجازها. تُختار المهام من مجموعات عشوائية، لذا تختلف الأسماء والأرقام والأوقات بين المرشحين.
تسجل إعدادات النزاهة أحداث المتصفح، مثل مغادرة علامة التبويب أو لصق نص، وتُستخدم هذه البيانات لإنشاء Integrity Score يراجعه شخص. وتُعد عينة العمل ضمن أنظمتك أقوى وسيلة للتحقق. راجع نظرة عامة على النزاهة للاطلاع على كل مؤشر وحدوده.
نصائح لأصحاب العمل
- اذكر البرنامج الذي تستخدمه. أخبر المرشحين إن كنت تستخدم Microsoft 365 أو مجموعة برامج أخرى، مع أن الاختبار يشمل الوظائف الشائعة.
- وائم الاختبار مع الدور. أضف Excel للوظائف التي تعتمد بكثافة على جداول البيانات، واختبار الانتباه إلى التفاصيل لأدوار إدارة السجلات.
- ننصح باستخدام حاسوب مكتبي أو محمول للحصول على نتائج قابلة للمقارنة في المهام القصيرة.
- اجعل حدود النجاح مرتبطة بالوظيفة. يحتاج موظف الاستقبال وموظف السجلات إلى نقاط قوة مختلفة.
- وفّر التسهيلات، بما فيها الدعم للمرشحين الذين يستخدمون التقنيات المساعدة.
الأخطاء الإدارية الشائعة التي يكشفها الاختبار
الأخطاء المكتبية صغيرة، لكنها تبطئ العمل على الجميع. يركز الاختبار على العادات التي تؤدي إليها:
- الأرشفة في المكان الخطأ. الإخلال بالترتيب الأبجدي أو الرقمي، خاصةً مع البادئات والواصلات والأصفار في بداية الرقم.
- عدم ملاحظة اختلاف. اعتماد سجلين على أنهما متطابقان رغم اختلاف مبلغ أو تاريخ.
- حجز موعدَين في الوقت نفسه. تحديد اجتماع يتداخل مع اجتماع آخر، أو نسيان وقت التنقل بين الغرف.
- مراسلة الأشخاص الخطأ. الرد على المرسل فقط عندما يكون من الضروري إطلاع جميع المشاركين في سلسلة الرسائل على المستجدات، أو العكس.
- فقدان التعديلات. تحرير مستند مشترك من دون تعقّب التغييرات، بحيث لا يتمكن أحد من معرفة ما عُدّل.
يساعد المرشحون الذين يتجنبون هذه الأخطاء على سير العمل المكتبي بسلاسة. وفي اختبار تقييم السكرتارية أو اختبار المهارات المكتبية، هذه هي السلوكيات التي يرغب أصحاب العمل بشدة في التحقق منها.
المهارات المكتبية للأدوار المكتبية المختلفة
يمكن أن يخدم اختبار الأعمال الكتابية نفسه عدة أدوار إذا قرأت النتائج في ضوء متطلبات الوظيفة. بالنسبة إلى موظف الاستقبال، تكون أسئلة الجدولة وOutlook هي الأهم، لأن العمل يدور حول التقويمات والزوار والرسائل. وبالنسبة إلى موظف السجلات أو حفظ الملفات، تحظى طريقة ترتيب الملفات ودقة التحقق بأكبر وزن. أما بالنسبة إلى المساعد الإداري أو الشخصي، فابحث عن مستوى قوي في المجالات الثلاثة كلها. ويتضمن دور المساعد الافتراضي العمل عن بُعد، لذا أقرن الاختبار باختبار Google Workspace إذا كان الفريق يعمل باستخدام أدوات Google.
أيًا كان الدور، تؤكد مهمة قصيرة باستخدام أنظمتك الخاصة ما يوضحه الاختبار.
مقارنة بين اختبار المهارات المكتبية واختبار الكتابة
يقيس اختبار المهارات المكتبية واختبار الطباعة أمورًا مختلفة. يقيس اختبار الطباعة للتوظيف سرعة الشخص ودقته في طباعة النصوص المتواصلة. أما اختبار المهارات المكتبية فيقيس مدى جودة تنظيم المعلومات وتدقيقها، واستخدام البريد الإلكتروني والمستندات، وإدارة التقويم. تحتاج كثير من الوظائف المكتبية إلى المهارتين معًا: فالطابع السريع الذي يحفظ السجلات بترتيب خاطئ يضيف عملًا للآخرين. وللوظائف التي تتطلب إدخال عدد كبير من السجلات، يُعد اختبار إدخال البيانات ولوحة الأرقام اختبارًا مكملًا مناسبًا أيضًا.
قيّموا المهارات المكتبية قبل المقابلة
أضف اختبار الأعمال المكتبية وMS Office إلى التقييم، وقارن بين المرشحين من خلال المهام نفسها.