İşe alım için veri giriş elemanı değerlendirmesi

Veri giriş görevlisi aslında ne iş yapar?

Veri giriş elemanı; sipariş, fatura, müşteri kaydı, anket yanıtı, stok sayımı ve form gibi bilgileri sistemlere girer. Bu işte uzun süre boyunca doğruluğu ve düzenli bir tempoyu korumak, ayrıca kaynak belge belirsiz veya eksik olduğunda tahminde bulunmak yerine bunu fark etmek önemlidir.

Veri girişine yönelik özgeçmişler, kişinin ne kadar doğru çalıştığını nadiren gösterir. Veri giriş elemanı testi, mülakatlara zaman ayırmadan önce bunu doğrudan ortaya koyar. Bu test, işe alım için beceri değerlendirme testleri kütüphanesindeki rol paketlerinden biridir.

Aynı paket; sipariş işleme, faturalandırma asistanlığı ve kayıt görevlisi pozisyonları için veri girişi işe alım testi olarak da kullanılabilir. İş örneği görevi sisteminize göre uyarlanır.

Veri girişi testi paketi ve her testin paketteki amacı

Önerilen pakette 3 test bulunur ve tamamlanması toplamda yaklaşık 21 dakika sürer. Her test, işin gerçek bir bölümünü ölçer:

• Veri Girişi ve 10 Tuşlu Sayısal Tuş Takımı (8 dakika): metin aktarma, form doldurma ve sayısal tuş takımıyla veri girişi becerilerini ölçer; değerlendirme doğruluk ve saatteki tuş vuruşu sayısına göre yapılır.
• Yazma Hızı ve Doğruluğu (5 dakika): metin ağırlıklı kayıtlar ve notlar için dakikadaki kelime sayısını ve doğruluğu ölçer.
• Detaylara Dikkat (8 dakika): adayın uyuşmazlıkları, tekrarları ve eksik bilgileri fark edip etmediğini kontrol eder.

Paketi kendi rolünüze göre düzenlemek için yukarıdaki oluşturucuyu kullanın. Daha fazla test eklemek yerine, kişinin ilk haftalarında yapacağı bir görevle örtüşmeyen testleri paketten çıkarın.

Testlerle birlikte kullanılabilecek bir veri girişi iş örneği

Testlerden sonra kısa listeye kalan adaylara kendi sisteminizin bir kopyasında veya basit bir formda 15 dakikalık bir görev verin: Kaynak belgelerden alınmış on kayıt; bunlardan birinde eksik bir alan, diğerinde ise net olmayan bir tarih olsun. Doğruluğu, gerçek işiniz için belirlediğiniz ölçüte göre hızı ve adayların sorunlu kayıtlar hakkında tahminde bulunmak yerine bunları işaretleyip işaretlemediğini puanlayın.

Sonuçların gerçek işi yansıtması için adayların işte kullanacağı cihazı ve klavyeyi, mümkünse sayısal tuş takımıyla birlikte kullanın.

Veri giriş elemanları için mülakat soruları

Her aday için aynı yapılandırılmış soruları kullanın. Veri girişi mülakat soruları şablonunda doğruluk, uzun vardiyalar ve net olmayan kaynak belgeler hakkında soruların yanı sıra bir puanlama kılavuzu bulunur. Her adaya testte çalışmasını nasıl kontrol ettiğini sorun: güçlü adaylar yalnızca dikkatli olduklarını söylemek yerine bir alışkanlıklarını anlatır.

Testler hızı ve doğruluğu zaten ölçtüğü için mülakatı kısa tutun: yaklaşık 20 ila 30 dakika yeterlidir. Alışkanlıklara odaklanın: adayların çalışmalarını nasıl kontrol ettiği, net olmayan kaynak belgelerle ne yaptığı ve uzun bir vardiya boyunca doğruluğu nasıl koruduğu. Güçlü adaylar dikkatli olduklarını söylemek yerine belirli rutinleri anlatır.

İyi bir veri giriş elemanında nelere bakılır?

Başarılı veri giriş görevlileri önce doğruluğa, sonra hıza öncelik verir; zaman içinde istikrarlı bir tempoda çalışır, biçimlendirme kurallarına harfiyen uyar ve tahminde bulunmak yerine sorunları bildirir. Testlerde, veri girişi ve detaylara dikkat testlerinde yüksek doğruluk arayın; hızları da gerçek işten yola çıkarak belirlediğiniz eşiği karşılamalıdır. Görüşmede, doğruluğu yüksek tutmalarını sağlayan somut alışkanlıklar arayın.

Süreci adil tutun. Sonuçlar klavyeye bağlıdır; bu nedenle adaylara hangi cihazı kullanmaları gerektiğini bildirin ve normalde kullandıkları yardımcı cihazlara izin verin. Hız eşiğini, kimseyi gerekçe olmaksızın eleyecek genel bir hedefe göre değil, gerçek işe göre belirleyin. Ek süre gibi uyarlamaların talep edilmesini kolaylaştırın ve her işe alım turundan sonra farklı gruplardan adayların her aşamada nasıl ilerlediğini karşılaştırın.

Veri giriş elemanı işe alımında yapılan yaygın hatalar

• Yalnızca hıza göre işe alım yapmak. Hızlı yazıp hata yapan biri, istikrarlı ve doğru çalışan birinden daha fazla iş çıkarır.
• Genel bir hız hedefi kullanmak. Ölçütü, işi hâlihazırda iyi yapan kişilere göre belirleyin.
• Yanlış cihazda test yapmak. Sayı tuş takımı olmayan bir dizüstü bilgisayarda sayı tuşlarını kullanarak veri girmek çok daha yavaştır.
• Kontrol becerisini atlamak. Eksik veya çelişkili bilgileri fark etmek işin bir parçasıdır.
• İş örneği kullanmamak. Kendi sisteminizde yaptıracağınız kısa bir görev, gerçek performansı hızlıca gösterir.

Veri giriş elemanı değerlendirmesini işinize göre uyarlamak

Veri giriş elemanı değerlendirmesi, gereken beceriler belirli olduğu için yaklaşık 21 dakika sürecek şekilde kısa tutulmuştur. Değerlendirmeyi işin gerekliliklerine göre uyarlayabilirsiniz. Faturalandırma veya stok kontrolü gibi yoğun biçimde sayılarla çalışılan roller için veri girişi ve 10 tuşlu klavye testinin 10 tuşlu bölümüne en yüksek ağırlığı verin. Metin ağırlıklı transkripsiyon veya kayıt işleri için yazma hızı ve doğruluk testine daha fazla ağırlık verin. Müşteri kayıtlarıyla da ilgilenilen roller için İngilizce yeterlilik testini eklemeyi değerlendirin.

Hız eşiğinizi işi hâlihazırda iyi yapan kişilerin performansına göre belirleyin ve ilanda belirtin. Sonuçların karşılaştırılabilir kalması için aynı işe alım turundaki tüm adaylara aynı testleri uygulayın.

İlk haftalarda nelere bakılmalı

İlk hafta yeni çalışanın girdiği kayıtların bir örneğini her gün, sonrasında ise her hafta kontrol edin. Doğrulukla ilgili geri bildirimi erkenden paylaşın ve sorunlu kayıtların nasıl işaretleneceği konusunda anlaşın. Hız beklentinizin altında ama doğruluk yüksekse, çalışan işe alıştıkça hız genellikle artar. Doğruluk düşükse kontrol alışkanlıklarını birlikte gözden geçirin.