Ön büro işe alımı için resepsiyonist değerlendirme testi

Resepsiyon görevlisi gerçekte ne yapar?

Resepsiyonist, ziyaretçilerin ve arayanların çoğu zaman karşılaştığı ilk kişidir. Bu iş; insanları karşılama, telefonlara ve e-postalara yanıt verme, oda ve toplantı rezervasyonu yapma, doğru mesajlar alma, teslimatları karşılama ve kayıtları güncel tutma gibi görevleri, çoğu zaman aynı anda, bir araya getirir.

Resepsiyonist özgeçmişlerinin çoğunda "düzenli" ve "mükemmel iletişim becerileri" yazar. Resepsiyonist testi, mülakatlara zaman ayırmadan önce bu becerileri doğrudan gösterir. Bu test, işe alım için beceri değerlendirme testleri kütüphanesindeki rol paketlerinden biridir.

Aynı paket, iş örneği ön büronuza göre uyarlanarak oteller, klinikler, ofisler ve hizmet işletmeleri için ön büro değerlendirmesi olarak da kullanılabilir.

Resepsiyon ve ön büro test paketi ve her testin amacı

Önerilen pakette 4 test bulunur ve tamamlanması toplamda yaklaşık 40 dakika sürer. Her test, işin gerçek bir bölümünü ölçer:

• Büro İşleri ve MS Office (12 dakika): çakışma olmadan toplantı ayarlama ve doğru kişilere yanıt verme gibi dosyalama, e-posta ve takvim becerilerini değerlendirir.
• İngilizce Yeterliliği (12 dakika): resepsiyon görevlilerinin mesajlar, e-postalar ve ziyaretçi bilgileri için ihtiyaç duyduğu İngilizce okuma ve yazma becerilerini değerlendirir.
• Müşteri Hizmetleri Durumsal Değerlendirme (8 dakika): adayların üzgün, kafası karışık veya acele içindeki ziyaretçileri ve arayanları nasıl karşıladığını gösterir.
• Zaman Yönetimi ve Önceliklendirme (8 dakika): telefon, kapı ve bir iş arkadaşının aynı anda ilgi beklediği durumlarda adayların birbiriyle yarışan talepleri nasıl sıraladığını gösterir.

Paketi kendi rolünüze göre düzenlemek için yukarıdaki oluşturucuyu kullanın. Daha fazla test eklemek yerine, kişinin ilk haftalarında yapacağı bir görevle örtüşmeyen testleri paketten çıkarın.

Testlerle birlikte kullanabileceğiniz bir resepsiyonist iş örneği

Testlerden sonra kısa listeye kalan adaylara resepsiyon görevlerini yansıtan 15 dakikalık bir iş verin: Yöneticinin takvimine göre üç toplantı planlamak, bir ziyaretçinin sorusuna e-postayla yanıt vermek ve kısa bir kayıt ya da metinden telefon mesajını not almak. Doğruluk, açıklık ve anlaşılmayan bir nokta olup olmadığını belirtme açısından puanlayın.

Yoğun resepsiyonlar için, telefon çalarken bir ziyaretçinin geldiği kısa bir rol canlandırması ekleyin. Adayın her iki kişiyi nasıl karşıladığını ve önce ne yaptığını puanlayın; aksanını veya kişiliğini değil.

Resepsiyon görevlileri için mülakat soruları

Her aday için aynı yapılandırılmış soruları kullanın. Resepsiyon görevlisi mülakat soruları şablonunda ziyaretçileri, telefon aramalarını ve talepleri aynı anda yönetmeye ilişkin soruların yanı sıra bir puanlama kılavuzu bulunur. Sonucu doğrulamak ve nasıl düşündüğünü görmek için her adaydan planlamayla ilgili bir soru gibi test yanıtlarından birini açıklamasını isteyin.

Mülakatı kısa ve uygulamaya dönük tutun: yaklaşık 30 dakika yeterlidir. Telefon çalarken bir ziyaretçinin geldiği bir senaryo ekleyin ve adayın önce ne yaptığına, her iki kişiyi de nasıl bilgilendirdiğine puan verin. Güler yüzlü olmak önemlidir, ancak genel izlenim yerine her yanıttaki kanıtı kılavuza göre puanlayın.

İyi bir resepsiyonist adayında hangi özellikler aranır?

Başarılı resepsiyon görevlileri aynı anda birkaç iş olduğunda sakin ve nazik kalır, harekete geçmeden önce ayrıntıları kontrol eder ve başkasının soru sormadan işlem yapabileceği mesajlar yazar. Testlerde, planlama ve büro işleri sonuçlarının güçlü olmasına ve ziyaretçilerle ilgili muhakemelerinin iyi olmasına dikkat edin. Görüşmede, yoğun bir anı nasıl yönettiklerine dair somut örnekler arayın ve resepsiyonunuzun işleyişiyle ilgili sorularına kulak verin.

Farklı geçmişlerden gelen adaylar için süreci adil tutun. Sözlü iletişimi aksana göre değil, açıklık ve nezakete göre değerlendirin. İngilizce düzeyini hizmet verdiğiniz ziyaretçi ve arayan kişilere uygun tutun. Uyarlama taleplerini kolaylaştırın ve adayların normalde kullandığı yardımcı teknolojilere izin verin. Her işe alım turundan sonra farklı gruplardan adayların testlerde ve görüşmede nasıl ilerlediğini karşılaştırın; aradaki farkın büyük olduğu aşamaları yeniden inceleyin.

Resepsiyon görevlisi işe alımında yapılan yaygın hatalar

• Yalnızca kişiliğe göre işe alım yapmak. Cana yakın bir tavır önemlidir, ancak doğruluk ve düzen de önem taşır.
• Randevu planlamasını kontrol etmemek. Resepsiyondaki sorunların çoğuna çakışan randevular ve kaybolan mesajlar yol açar.
• Aksanları yargılamak. Bir kişinin nasıl konuştuğunu değil, anlaşılır ve nazik olup olmadığını değerlendirin.
• Uzun ve işle ilgisiz testler. Değerlendirmeyi resepsiyon görevleriyle sınırlı tutun; yaklaşık 40 dakika yeterlidir.
• İş örneği kullanmamak. Kısa ve gerçekçi bir görev, mülakattaki herhangi bir yanıttan daha fazlasını gösterir.

Resepsiyonist değerlendirme testini danışma görevinize göre uyarlamak

Resepsiyonist değerlendirme testi, çoğu ofis için olduğu haliyle işe yarar; ancak testte ayarlamalar yapabilirsiniz. Sağlık veya diş kliniği resepsiyonu için müşteri hizmetleriyle ilgili muhakeme testini koruyun ve doğruluğa daha fazla ağırlık verin; çünkü randevu ve hasta bilgileri önemlidir. Otel ön bürosu için, sorunlu bir giriş işlemini canlandıran bir rol oyunu ekleyin. Daha fazla idari işin olduğu sakin bir ofis resepsiyonu için Microsoft Excel basic testini eklemeyi değerlendirin.

Ne değiştirirseniz değiştirin, toplam süreyi kısa, yaklaşık 40 dakika tutun ve sonuçların karşılaştırılabilir kalması için aynı işe alım turundaki tüm adaylara aynı testleri uygulayın. Clerical and MS Office test sayfasında temel büro işleri bölümünün neleri kapsadığı açıklanıyor.

İlk haftalarda nelere bakılmalı

Destek planlaması için değerlendirmeden yararlanın. Planlama puanları düşükse ilk hafta yeni resepsiyon görevlisini takvim işleri için deneyimli biriyle eşleştirin. Ziyaretçilerle ilgili muhakemesi güçlü yönüyse ziyaretçi sürecinin sorumluluğunu erkenden verin. İlk haftanın sonunda mesajları ve rezervasyonları birlikte gözden geçirin.