İşe alım için sanal asistan testi

Sanal asistan gerçekte ne yapar?

Sanal asistanlar, bir veya birden fazla kişi için uzaktan çalışır. Gelen kutularını ve takvimleri yönetir, seyahat ve toplantı rezervasyonları yapar, ortak dosyaları ve takip tablolarını düzenli tutar, mesaj taslakları hazırlar ve takip işlemlerini yürütür. Çoğu zaman farklı saat dilimlerindeki müşterilerle çalışırlar. İşin büyük kısmı yazılı ve eşzamansız olduğundan, açıklık ve düzen CV'de görülebilecek özelliklerden daha önemlidir.

Sanal asistan başvuruları genellikle birbirine benzer ve birçok aday aynı araçları kullandığını belirtir. Sanal asistan beceri testi, adayın gerçekten öncelik belirleyip belirleyemediğini, açık yazıp yazamadığını ve ortak dosyalarda güvenli çalışıp çalışamadığını gösterir. Bu test, işe alım için beceri değerlendirme testleri kütüphanesindeki rol paketlerinden biridir.

Aynı paket, görev örneği role göre uyarlanarak yönetici asistanları ve uzaktan çalışan idari asistanlar için de değerlendirme amacıyla kullanılabilir.

Sanal asistan test paketi ve her testin paketteki amacı

Önerilen pakette 4 test bulunur ve tamamlanması toplamda yaklaşık 40 dakika sürer. Her test, işin gerçek bir bölümünü ölçer:

• Genel Bilişsel Yetenek (12 dakika): adayların yeni bir müşterinin araçlarını, tercihlerini ve iş süreçlerini ne kadar hızlı öğrendiğini gösterir.
• İngilizce Yeterliliği (12 dakika): müşterilerle açık ve anlaşılır yazılı iletişim kurmak için gereken İngilizce okuma becerisini, dil bilgisini ve kelime dağarcığını değerlendirir.
• Google Workspace Temelleri (8 dakika): tarayıcı tabanlı araçlarda paylaşım, iş birliği ve takvim koordinasyonu becerilerini değerlendirir.
• Zaman Yönetimi ve Önceliklendirme (8 dakika): adayların birbiriyle yarışan talepleri nasıl sıraladığını ve öncelikler arasındaki ödünleşimleri nasıl ilettiğini gösterir.

Paketi kendi rolünüze göre düzenlemek için yukarıdaki oluşturucuyu kullanın. Daha fazla test eklemek yerine, kişinin ilk haftalarında yapacağı bir görevle örtüşmeyen testleri paketten çıkarın.

Sanal asistanlar için 20 dakikalık iş örneği

Kısa listedeki adaylara paylaşılan bir klasörde gerçekçi bir uzaktan çalışma görevi verin: kurgusal bir müşteriden birkaç mesaj, kontrol edilmesi gereken bir takvim ve basit bir takip tablosu. Adaydan şunları yapmasını isteyin:

1. Mesajları öncelik sırasına konmuş bir görev listesine dönüştürün.
2. İki saat dilimine uygun bir toplantı saati belirleyin ve onay mesajını yazın.
3. Paylaşılan bir belge için doğru erişim izinlerini ayarlayın ve kimin ne yapabileceğini not edin.
4. Net olmayan bir konu hakkında müşteriye kısa bir soru yazın.

Önceden belirlenmiş bir ölçüt kılavuzuyla önceliklendirmeyi, açıklığı, doğruluğu ve güvenli paylaşımı puanlayın. Görevi 20 dakikayla sınırlı tutun; tüm adaylar için aynı ve kurgusal olmasını sağlayın.

Sanal asistanlar için mülakat soruları

Herkese aynı temel soruları sorduğunuz yapılandırılmış bir görüşme yapın. Sanal asistan görüşme soruları, puanlama rehberiyle birlikte eksiksiz bir soru seti sunar. İşe yarayan üç soru:

• “Talepte bulunan kişi başka bir saat dilimindeyken belirsiz bir isteği nasıl ele alırsınız?” Açık ve net kısımlarda ilerlerken belirli bir soru sorup sormadıklarına dikkat edin.
• “Birden fazla kişiden gelen talepleri nasıl takip ettiğinizi anlatır mısınız?”
• “İş örneğinde hangi erişim izinlerini ayarladığınızı bize anlatır mısınız. Neden bu düzeyi seçtiniz?”

Uzaktan çalışma gerektiren roller yazılı iletişime dayanır. Bu nedenle adayın randevu planlama sürecinde ne kadar açık iletişim kurduğuna da dikkat edin.

İyi bir sanal asistan işe alımında nelere bakılır?

Başarılı sanal asistanlar, müşterilerinin işlerini kolaylaştırır. Devam eden ve bekleyen işleri açıkça listeler, bir şey net değilse kısa ve belirgin sorular sorar, saat dilimleri ve isimler gibi ayrıntıları teyit ederler. Dosyaları dikkatle paylaşır ve işin yapılması için gereken en düşük erişim düzeyini verirler. Ayrıca yoğun bir kişinin tek okumada anlayıp harekete geçebileceği mesajlar yazarlar.

Güvenilirlik hızdan daha önemlidir. Ayrıntıları teyit edip çakışmaları erkenden bildiren bir sanal asistan, hızlı çalışıp kontrol edilmesi gereken bir asistana kıyasla çok daha fazla zaman kazandırır.

Sanal asistan işe alımında yapılan yaygın hatalar

• CV'deki araç listesine güvenmek. Paylaşım ve takvim becerilerini doğrudan test edin.
• Yazılı iletişimi göz ardı etmek. Uzaktan çalışma, açık mesajlarla yürür.
• İşin gerektirdiği şey açık ve doğru İngilizceyken kusursuz, ana dili gibi İngilizce şartı koymak.
• Önceliklendirme değerlendirmesini atlamak. Müşterilerle aynı anda ilgilenmek işin temelidir.
• Uzun ve ücretsiz denemeler. İş örneğini kısa ve kurgusal tutun.

Sanal asistan işe alım sürecini yürütme

Nerede bulunurlarsa bulunsunlar, temel gerekliliklerinizi karşılayan herkese sanal asistan testini gönderin. Paket yaklaşık 40 dakika sürer. Bu nedenle saat dilimini açıkça belirterek bir son tarih koyun, masaüstü veya dizüstü bilgisayar önerin ve makul düzenleme talepleri için bir iletişim kişisi belirtin.

İşin temelini düzen ve ortak araçlar oluşturduğundan, öncelikle zaman yönetimi ve Google Workspace becerilerine göre sıralama yapın. Ardından İngilizce düzeyinin müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını kontrol edin. Genel bilişsel yeteneği, adayın yeni bir müşterinin çalışma biçimini ne kadar hızlı öğreneceğine dair bir gösterge olarak kullanın. Bütünlük sinyallerini bağlam içinde inceleyin, ardından en üst gruptaki adayları iş örneğine ve yapılandırılmış mülakata davet edin.

Müşterileriniz Google yerine Microsoft 365 kullanıyorsa temel Excel testini ekleyin ve iş örneğini buna göre düzenleyin. Bu şekilde hazırlanan sanal asistan değerlendirmesi, gerçek işle örtüşürken kısa kalır. Google Workspace testi sayfasında dosya paylaşımıyla ilgili sorular hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.

Bir sanal asistanın ilk haftalarında nelere dikkat edilmeli?

İlk haftaları planlamak için sonuçlardan yararlanın. Google Workspace en düşük puan alınan testse ilk gün paylaşım kurallarınızı ve klasör yapınızı anlatın. Zaman yönetimi en güçlü sonuçsa ortak bir talep listesini erkenden devredin ve ne sıklıkla güncelleme yapacağını kararlaştırın.

İlk hafta iletişim kurallarını belirleyin: yanıt süreleri, saat dilimleri arasında acil bir konunun nasıl bildirileceği ve görevlerin nerede takip edileceği. İlk ay boyunca her haftanın sonunda tamamlanan birkaç görevi birlikte gözden geçirin. Bu sürenin sonunda yeni talepleri tek ve kısa bir mesajla devredebilmeniz gerekir.