Tes asisten administrasi memeriksa keterampilan yang digunakan staf administrasi kantor setiap hari: mempelajari prosedur baru, mengelola catatan dengan akurat, menggunakan Excel untuk pekerjaan sehari-hari, dan mengatur permintaan yang bersaing. Paket administrator kantor HireValid menggabungkan empat tes singkat selama sekitar 38 menit, sehingga Anda dapat membandingkan setiap pelamar berdasarkan pekerjaan yang sebenarnya sebelum wawancara.
Apa yang ditunjukkan oleh kandidat yang kuat?
Temukan orang-orang terorganisasi dan teliti yang membantu seluruh tim terus bergerak maju. Cari bukti spesifik tentang keterampilan penting, bukan hanya presentasi yang tampak sempurna.
Simpan catatan yang akurat
Atur tugas-tugas yang bersaing
Bekerja dengan spreadsheet
Pertanyaan lanjutan yang relevan dengan pekerjaan
Cocokkan dua daftar pesanan singkat dan tandai ketidaksesuaian sebelum menyiapkan ringkasan harian.
Bagikan petunjuk dan kriteria penilaian sebelum tugas dimulai. Buat tugas tetap singkat dan jangan meminta kandidat mengerjakan pekerjaan komersial tanpa bayaran.
Pertanyaan yang layak diajukan
Bagaimana Anda menentukan hal yang perlu dikerjakan lebih dahulu ketika dua rekan kerja membutuhkan bantuan mendesak?
Ajukan pertanyaan inti yang sama kepada setiap kandidat, lalu ajukan pertanyaan lanjutan berdasarkan bukti yang mereka berikan. Sediakan akomodasi yang diperlukan.
Kandidat fiktif dan skor ilustratif. Peninjauan sesungguhnya sebaiknya mencakup kelompok norma yang terdokumentasi dan konteks di balik sinyal integritas.
HireValidPRATINJAU PRODUKJD
Perekrutan hebat Anda berikutnya dimulai di sini
Agen Dukungan Pelanggan
Aktif
Kandidat24
Selesai18 / 24
Siap ditinjau4
Kandidat teratasDiurutkan berdasarkan skor asesmen ↓
KandidatSkorIntegritas
Kandidat fiktif · skor ilustratifKeputusan oleh manusia. Dengan informasi yang lebih baik.
Lebih dari sekadar nilai tes.
Kenali orang di baliknya.
Alex Morgan · laporan sampel
98/100Tingkat keyakinan tinggi
Sinyal integritas untuk ditinjau oleh manusia
Apa sebenarnya arti tahan AI?+
Artinya, asesmen dirancang untuk mengurangi bantuan AI melalui desain soal dan sinyal integritas. Tidak ada sistem online yang dapat menjamin bahwa bantuan akan selalu terdeteksi. HireValid menyajikan bukti untuk ditinjau oleh manusia, bukan untuk penolakan otomatis.
Apakah saya perlu menandatangani kontrak tahunan?+
Tidak. Tagihan bulanan adalah pilihan standar. Tersedia paket tahunan opsional bagi tim yang menginginkannya, dengan gratis dua bulan. Anda dapat memulai tanpa komitmen tahunan.
Apakah saya dapat mencoba HireValid tanpa kartu kredit?+
Paket Free mencakup satu asesmen aktif dan hingga lima kandidat per bulan, tanpa perlu kartu kredit. Pendaftaran dilakukan di aplikasi HireValid yang terpisah.
Apa yang terjadi saat saya tidak sedang merekrut?+
Paket Pause berbiaya $9 USD per bulan. Paket ini membuat akun dan riwayat kandidat Anda tetap dapat dilihat selama masih dalam batas retensi yang berlaku, tanpa undangan baru. Lanjutkan kembali saat Anda siap merekrut lagi.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tes asisten administrasi?+
Sekitar 38 menit untuk seluruh paket: kemampuan kognitif umum memerlukan waktu 12 menit, tes ketelitian 8 menit, Excel dasar 10 menit, dan manajemen waktu 8 menit. Kandidat menyelesaikannya secara online dalam satu sesi, idealnya menggunakan komputer desktop atau laptop karena soal Excel menggunakan contoh lembar kerja yang sulit dibaca melalui ponsel.
Keterampilan Excel apa yang dibutuhkan administrator kantor?+
Biasanya, kemampuan dasar: rumus sederhana seperti SUM dan AVERAGE, referensi sel, pengurutan dan pemfilteran, serta membaca lembar kerja dengan akurat. Tes Excel dasar mencakup semua itu. Tambahkan tes tingkat menengah hanya jika pekerjaan tersebut rutin menggunakan fungsi pencarian atau membuat ringkasan, agar Anda tidak menyisihkan kandidat administrasi yang baik karena keterampilan yang tidak akan pernah digunakan dalam pekerjaan.
Apakah saya dapat menggunakan tes administrasi yang sama untuk resepsionis?+
Sebagian besar, ya. Pertahankan tes ketelitian dan manajemen waktu, lalu pertimbangkan untuk mengganti tes dasar Excel dengan tes kemampuan bahasa Inggris jika posisi tersebut terutama mencakup tugas resepsionis dan layanan telepon. Selanjutnya, gunakan contoh pekerjaan yang sesuai, seperti serangkaian singkat pemesanan kunjungan dan pesan yang harus ditangani berdasarkan prioritas.
Apa yang membuat penilaian keterampilan administrasi adil?+
Uji hanya hal-hal yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, berikan tes dan contoh tugas yang sama kepada semua kandidat, jelaskan durasi dan alat yang digunakan sebelumnya, serta tawarkan penyesuaian seperti waktu tambahan. Hindari mensyaratkan keterampilan tingkat lanjut yang tidak pernah digunakan dalam pekerjaan, dan tinjau apakah suatu tes menyisihkan kelompok tertentu dengan tingkat yang berbeda setelah setiap putaran perekrutan.
Apakah administrator kantor perlu menjalani tes mengetik?+
Hanya jika posisi tersebut banyak menggunakan papan ketik, seperti untuk transkripsi atau entri data dalam volume tinggi. Sebagian besar administrator kantor hanya perlu mengetik dalam jumlah sedang, sehingga akurasi dan keteraturan lebih penting daripada kecepatan. Jika Anda menambahkan tes mengetik, ukur waktu yang dibutuhkan untuk tugas sebenarnya terlebih dahulu dan tetapkan standar berdasarkan hasilnya, bukan menggunakan target umum.
Apa sebenarnya tugas administrator kantor
Administrator kantor memastikan pekerjaan semua orang berjalan lancar. Mereka mengelola catatan dan spreadsheet, memproses faktur dan pesanan, mengatur kalender dan persediaan, menjawab pertanyaan rekan kerja, serta menangani permintaan dari beberapa orang sekaligus. Kesalahan kecil, seperti salah mengetik nomor faktur atau melewatkan jadwal pemesanan, dapat membuang waktu tim nantinya.
CV staf administrasi cenderung tampak serupa. Hampir semuanya mencantumkan "sangat terorganisasi" dan "mahir menggunakan Excel". Tes asesmen asisten administrasi menunjukkan keterampilan tersebut secara langsung. Tes ini merupakan salah satu paket posisi dalam pustaka tes asesmen keterampilan untuk perekrutan.
Paket yang sama juga dapat digunakan sebagai tes administrasi untuk manajer kantor, resepsionis dengan tugas administrasi belakang, dan asisten operasional, dengan contoh tugas yang disesuaikan dengan posisi tersebut.
Paket tes administrasi & operasional, serta alasan setiap tes disertakan
Paket yang disarankan terdiri dari 4 tes dan membutuhkan waktu sekitar 38 menit. Setiap tes mencerminkan bagian pekerjaan yang nyata:
Kemampuan Kognitif Umum (12 menit): menunjukkan seberapa cepat kandidat mempelajari prosedur dan sistem baru, yang kerap ditemui staf administrasi.
Ketelitian (8 menit): memeriksa apakah catatan, referensi, dan jumlah dicocokkan serta disalin dengan benar.
Microsoft Excel - Tingkat Dasar (10 menit): memeriksa keterampilan spreadsheet sehari-hari, seperti rumus sederhana, referensi sel, pengurutan, dan pemfilteran.
Manajemen Waktu dan Penentuan Prioritas (8 menit): menunjukkan cara kandidat mengurutkan permintaan yang bersaing dan berkomunikasi saat suatu hal perlu dijadwalkan ulang.
Gunakan pembuat paket di atas untuk menyesuaikan paket dengan posisi yang Anda rekrut. Daripada menambahkan lebih banyak tes, hapus tes yang tidak mencerminkan tugas yang akan dilakukan orang tersebut pada minggu-minggu pertamanya.
Memuat soal latihan
Simulasi kerja 20 menit untuk administrator kantor
Untuk kandidat yang lolos seleksi awal, berikan satu tugas realistis yang menggabungkan pencatatan dan pengorganisasian. Sediakan dua daftar singkat, yaitu pesanan pembelian dan faktur, dengan empat ketidaksesuaian yang sengaja dimasukkan, serta tiga permintaan dari rekan kerja dengan tenggat yang berbeda.
Minta kandidat untuk:
Menandai faktur yang tidak sesuai dengan pesanan pembeliannya dan menjelaskan tindakan yang akan mereka ambil untuk setiap faktur.
Membuat ringkasan harian beserta totalnya dalam spreadsheet sederhana.
Mengurutkan ketiga permintaan tersebut dan menulis satu balasan singkat untuk menegosiasikan tenggat.
Nilai ketepatan, kejelasan, dan penentuan prioritas yang masuk akal dengan rubrik yang disepakati sebelumnya. Batasi waktu hingga 20 menit, berikan tugas yang sama kepada semua kandidat, dan izinkan penggunaan perangkat lunak spreadsheet biasa.
Pertanyaan wawancara untuk administrator kantor
Gunakan wawancara terstruktur dengan pertanyaan inti yang sama untuk semua kandidat. Pertanyaan wawancara untuk asisten administrasi menyediakan kumpulan lengkap beserta panduan penilaian. Berikut tiga pertanyaan yang dapat digunakan:
"Bagaimana Anda menentukan tugas yang harus dikerjakan lebih dahulu ketika dua rekan kerja membutuhkan bantuan segera?" Perhatikan pertimbangan dampak dan cara berkomunikasi, bukan hanya kecepatan.
"Ceritakan tentang kesalahan dalam catatan yang Anda temukan sebelum menimbulkan masalah. Bagaimana Anda menyadarinya?"
"Jelaskan ringkasan contoh tugas kerja Anda. Apa yang akan Anda periksa sebelum mengirimkannya kepada manajer?"
Tanyakan tentang perangkat yang digunakan dalam peran tersebut, tetapi uji keterampilannya alih-alih hanya mengandalkan jawaban kandidat.
Seperti apa kandidat staf administrasi yang baik
Administrator kantor yang andal memadukan ketelitian dan penilaian yang baik. Mereka memeriksa detail sebelum bertindak, sehingga faktur sesuai dengan pesanan dan pemesanan benar sejak awal. Mereka mengatur berbagai permintaan berdasarkan dampaknya dan memberi tahu orang lain ketika sesuatu harus menunggu, alih-alih diam-diam melewatkan tenggat waktu. Mereka cepat menguasai sistem baru dan menyimpan catatan yang dapat dipercaya orang lain.
Mereka juga terampil dalam komunikasi sehari-hari: menulis email yang jelas, membuat catatan yang akurat, dan menyampaikan pengingat dengan sopan. Banyak administrator menjadi orang yang diandalkan semua orang, sehingga keandalan yang konsisten lebih penting daripada kecepatan atau kecakapan khusus.
Kesalahan umum saat merekrut administrator kantor
Memercayai klaim "mahir menggunakan Excel" di CV. Uji kemampuan tersebut; tes dasar yang singkat memerlukan waktu 10 menit.
Mengabaikan akurasi. Satu kesalahan ketik pada nomor faktur dapat menimbulkan kerugian lebih besar daripada kecepatan mengetik yang lambat.
Menetapkan persyaratan keterampilan secara berlebihan. Jangan mewajibkan fungsi spreadsheet tingkat lanjut yang tidak pernah digunakan dalam pekerjaan tersebut.
Hanya bertanya apakah kandidat terorganisasi. Gunakan skenario atau tugas yang menguji kemampuan menentukan prioritas.
Tugas panjang tanpa bayaran. Batasi contoh pekerjaan hingga 20 menit dan pastikan tugas tersebut jelas bersifat fiktif.
Menjalankan proses rekrutmen staf administrasi dengan asesmen ini
Kirimkan tes asisten administrasi kepada semua pelamar yang memenuhi persyaratan dasar Anda. Paket ini memerlukan waktu sekitar 38 menit, jadi tetapkan tenggat beberapa hari ke depan dan berikan kontak untuk permintaan akomodasi. Sarankan penggunaan komputer desktop atau laptop karena tes Excel menggunakan contoh lembar kerja.
Utamakan ketelitian dan Excel jika pekerjaan ini banyak berkaitan dengan pengelolaan dokumen, atau manajemen waktu dan kemampuan kognitif umum jika lebih berfokus pada koordinasi. Tinjau setiap sinyal integritas sesuai konteks, lalu undang kandidat terbaik ke tes kerja dan wawancara terstruktur.
Jika Anda juga merekrut resepsionis atau manajer kantor, pertahankan komponen inti yang sama dan ganti satu tes: tambahkan kemampuan bahasa Inggris untuk pekerjaan di meja depan atau tes Google Workspace untuk tim yang bekerja dengan berkas daring bersama. Tes keterampilan administrator kantor yang disusun seperti ini tetap singkat sekaligus sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.
Hal yang perlu diperiksa selama minggu-minggu pertama administrator
Asesmen ini menunjukkan bidang yang paling dikuasai administrator baru dan membantu Anda merencanakan minggu-minggu awal mereka. Jika hasil tes Excel mereka paling rendah, mintalah seorang rekan kerja mendampingi mereka saat menyusun beberapa laporan mingguan pertama. Jika manajemen waktu merupakan keunggulan mereka, berikan tanggung jawab atas daftar permintaan bersama sejak awal.
Periksa ketelitian mereka secara bertahap selama bulan pertama: tinjau beberapa faktur atau pemesanan bersama, bukan semuanya. Minta mereka mencatat secara singkat prosedur yang perlu dipelajari. Catatan tersebut sering kali menjadi awal panduan proses kantor yang bermanfaat. Pada akhir bulan pertama, Anda seharusnya melihat catatan yang dapat diandalkan orang lain tanpa perlu diperiksa ulang.
Disiapkan sebagai materi editorial HireValid dengan bantuan AI. Peninjauan oleh pakar bidang terkait dan ahli hukum yang disebutkan masih menunggu. Diperbarui . Baca kebijakan editorial.
LEBIH SEDIKIT MENEBak. LEBIH BANYAK ORANG BERKUALITAS.
AI dapat menyempurnakan jawaban. Rekrut berdasarkan kemampuan yang mendasarinya.
Jelajahi asesmen rekrutmen tingkat lanjut dan alat integritas yang dirancang untuk era AI.
