Proses rekrutmen untuk bisnis kecil, langkah demi langkah

Seperti apa proses rekrutmen yang baik

Proses perekrutan yang baik memberi Anda bukti untuk memilih dengan tepat, memperlakukan setiap kandidat secara setara, dan tidak memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan. Untuk bisnis kecil, ini biasanya berarti rangkaian langkah yang singkat dan dapat diulang, bukan sistem yang rumit.

Ada tiga prinsip yang lebih penting daripada alat apa pun. Tentukan apa yang Anda cari sebelum mulai mencari, agar CV yang meyakinkan atau percakapan yang menyenangkan tidak menjadi tolok ukur. Kumpulkan bukti kemampuan, seperti hasil tes keterampilan atau contoh kerja singkat, alih-alih hanya mengandalkan cara seseorang menggambarkan dirinya. Gunakan langkah dan pertanyaan yang sama untuk semua orang, agar Anda dapat membandingkan kandidat secara adil dan menjelaskan keputusan Anda.

Proses perekrutan di bawah ini menerapkan prinsip-prinsip tersebut dalam sembilan langkah. Sebagian besar bisnis kecil dapat menyelesaikannya dalam dua sampai empat minggu untuk satu peran, dengan beberapa jam kerja pada setiap tahap.

Langkah 1: tentukan pekerjaan dan kriteria kinerja yang baik

Sebelum menulis iklan lowongan, catat tiga atau empat tugas yang membedakan karyawan yang baik dari yang kurang sesuai selama enam bulan pertama. Untuk peran dukungan pelanggan, tugas tersebut mungkin mencakup menangani keluhan dengan tenang, mencatat informasi secara akurat, dan mengikuti kebijakan. Untuk peran administrasi kantor, tugasnya mungkin mengatur jadwal, menyimpan catatan, dan menangani faktur.

Kemudian tentukan arti "baik" untuk setiap tugas, serta keterampilan mana yang harus dimiliki sejak hari pertama dan mana yang dapat dipelajari dalam beberapa minggu pertama. Dokumen singkat ini menjadi dasar iklan lowongan, pilihan tes, dan pertanyaan wawancara Anda. Templat deskripsi pekerjaan dan wawancara kami menyediakan titik awal untuk sebelas peran umum.

Langkah 2: tulis iklan lowongan yang adil

Iklan lowongan yang baik menjelaskan pekerjaan secara jujur dan dengan bahasa yang lugas: tugas yang akan dilakukan, hal yang perlu dikuasai sejak hari pertama, gaji atau kisaran gaji, lokasi dan jam kerja, serta tahapan proses perekrutan. Menyebutkan bahwa akan ada tes keterampilan singkat dan berapa lama tes tersebut berlangsung membantu kandidat memutuskan apakah akan melamar dan mengurangi kemungkinan mereka mengundurkan diri di kemudian hari.

Hindari kata-kata yang membatasi jumlah pelamar tanpa alasan, seperti meminta gelar yang tidak diperlukan untuk pekerjaan tersebut, jumlah tahun pengalaman tertentu, atau frasa yang mengisyaratkan usia atau latar belakang tertentu. Mintalah hanya persyaratan yang telah Anda tetapkan di langkah 1. Jika memungkinkan, jelaskan cara kandidat dapat meminta penyesuaian selama proses perekrutan.

Langkah 3: pilih tempat untuk memasang iklan

Pasang iklan di tempat orang yang Anda cari biasanya melihat lowongan. Bagi banyak usaha kecil, ini berarti menggunakan satu atau dua situs lowongan kerja umum, situs lokal atau khusus industri, situs web dan kanal media sosial Anda sendiri, serta rujukan dari karyawan dan kenalan. Lebih banyak kanal tidak selalu lebih baik: setiap kanal menambah lamaran yang perlu ditinjau, tetapi belum tentu mendatangkan kandidat yang lebih baik.

Pantau dari mana kandidat terbaik Anda berasal selama beberapa putaran perekrutan, lalu arahkan upaya ke sana. Rujukan bisa bernilai, tetapi jika hanya mengandalkannya, tim yang terbentuk cenderung menyerupai orang-orang yang sudah ada di dalamnya. Karena itu, kombinasikan rujukan dengan iklan lowongan yang terbuka untuk umum.

Langkah 4: seleksi pelamar berdasarkan keterampilan, bukan tampilan CV

Penyaringan kandidat adalah tahap yang paling banyak menyita waktu. Satu iklan lowongan dapat mendatangkan puluhan lamaran, dan alat AI kini membuat banyak lamaran tampak sama-sama meyakinkan. Membaca CV secara sekilas lebih menguntungkan cara penyajian daripada kemampuan.

Cara yang lebih baik untuk menyaring kandidat adalah dengan dua tahap. Pertama, periksa secara singkat persyaratan penting yang dapat diverifikasi, seperti hak untuk bekerja di negara tersebut atau izin yang diwajibkan secara hukum untuk pekerjaan itu. Kedua, kirimkan tes keterampilan singkat kepada semua kandidat yang lolos pemeriksaan pertama, sehingga daftar kandidat pilihan Anda didasarkan pada bukti kemampuan. Panduan praktis kami tentang tes prakerja menjelaskan pendekatan ini, pustaka tes asesmen keterampilan menampilkan tes yang tersedia, dan halaman perangkat lunak perekrutan untuk bisnis kecil menjelaskan bagaimana perangkat lunak ini dapat digunakan bersama situs lowongan kerja atau sistem pelacakan pelamar Anda.

Langkah 5: lakukan asesmen singkat

Pilih dua hingga empat tes yang sesuai dengan tugas penting dari langkah 1, misalnya penilaian layanan pelanggan, Bahasa Inggris, dan ketelitian untuk posisi dukungan, atau Excel, ketelitian, dan manajemen waktu untuk posisi administrasi. Batasi total durasi sekitar 30 hingga 45 menit agar kandidat yang kuat dapat menyelesaikannya.

Beri tahu kandidat total durasi, alat yang boleh digunakan, dan cara meminta akomodasi. Berikan tenggat waktu yang sama kepada semua orang. Tinjau hasil dalam bentuk daftar peringkat, dan perlakukan sinyal integritas sebagai alasan untuk memeriksa lebih lanjut, bukan sebagai keputusan akhir. Gunakan pemilih di bawah ini untuk melihat rekomendasi paket tes bagi posisi yang umum.

Langkah 6: lakukan wawancara terstruktur

Undang kandidat dengan hasil asesmen terbaik ke wawancara terstruktur: setiap kandidat mendapat pertanyaan yang sama, dalam urutan yang sama, dan setiap jawaban dinilai berdasarkan panduan singkat yang disepakati sebelum wawancara pertama. Wawancara terstruktur lebih adil dan memberikan bukti yang dapat dibandingkan, karena setiap kandidat mendapat kesempatan yang sama untuk menunjukkan hal yang sama.

Pertanyaan yang baik menggali perilaku nyata di masa lalu ("Ceritakan saat Anda harus menangani pelanggan yang sedang kesal. Apa yang Anda lakukan?") dan pekerjaan itu sendiri ("Ini jawaban Anda dari tes. Jelaskan langkah-langkahnya."). Templat pertanyaan wawancara kami mencakup pertanyaan terstruktur dan panduan penilaian untuk setiap peran. Glosarium menjelaskan arti wawancara terstruktur, dan panduan wawancara terstruktur kami menunjukkan cara menyusunnya.

Langkah 7: periksa referensi dan kelayakan untuk bekerja

Sebelum memberikan penawaran akhir, lakukan pemeriksaan yang diwajibkan oleh hukum dan sektor Anda, serta terapkan secara konsisten kepada setiap kandidat yang berhasil.

Hak untuk bekerja. Sebagian besar negara mewajibkan pemberi kerja memastikan bahwa karyawan baru diizinkan secara hukum untuk bekerja. Di Amerika Serikat, USCIS menjelaskan bahwa Form I-9 digunakan untuk "memverifikasi identitas dan izin kerja individu yang dipekerjakan". Di UK, GOV.UK menyatakan bahwa "Anda harus memeriksa apakah pelamar kerja diizinkan bekerja untuk Anda di UK sebelum mempekerjakan mereka". Periksa peraturan yang berlaku di lokasi Anda merekrut.

Referensi. Panggilan singkat dengan satu atau dua manajer sebelumnya dapat mengonfirmasi tanggal, tanggung jawab, dan cara kandidat bekerja. Ajukan pertanyaan yang sama kepada setiap kandidat dan perlakukan referensi sebagai salah satu bukti, bukan sebagai penentu keputusan. Pemeriksaan lain, seperti pemeriksaan latar belakang atau catatan kriminal, memiliki aturan hukumnya sendiri dan hanya sesuai jika diperlukan untuk peran tersebut. Mintalah saran sebelum menambahkannya.

Langkah 8: ambil dan dokumentasikan keputusan

Satukan semua bukti: hasil tes keterampilan, nilai wawancara terstruktur, sampel pekerjaan jika ada, dan referensi. Nilai setiap kandidat berdasarkan kriteria yang Anda tetapkan pada langkah 1, bukan dengan membandingkan kepribadian mereka, dan jika memungkinkan, ambil keputusan bersama setidaknya satu orang lain.

Buat catatan singkat tentang alasan Anda memilih kandidat yang berhasil dan alasan kandidat lain tidak melanjutkan proses. Anda cukup menggunakan lembar penilaian sederhana yang memuat kriteria, nilai setiap kandidat, dan satu kalimat bukti untuk tiap kriteria. Templat lembar penilaian wawancara kami dapat disalin secara gratis. Templat ini membantu Anda memberikan umpan balik, menjelaskan keputusan jika dipertanyakan, dan menyempurnakan proses pada kesempatan berikutnya.

Langkah 9: sampaikan penawaran dan lakukan orientasi karyawan baru

Hubungi kandidat yang berhasil untuk menyampaikan tawaran kerja, lalu konfirmasikan secara tertulis dengan mencantumkan jabatan, gaji, jam kerja, tanggal mulai, dan persyaratan apa pun, seperti referensi yang memuaskan atau pemeriksaan hak untuk bekerja. Beri tahu kandidat yang tidak berhasil dengan segera dan sopan; pesan singkat yang disampaikan dengan hormat dapat menjaga reputasi Anda sebagai pemberi kerja.

Orientasi karyawan baru dimulai sebelum hari pertama kerja. Kirimkan rencana minggu pertama kepada karyawan baru, siapkan peralatan dan akun mereka, serta tentukan siapa yang akan membantu mereka beradaptasi. Hasil tes keterampilan dan catatan wawancara juga berguna: keduanya menunjukkan area mana yang mungkin perlu mendapat dukungan terlebih dahulu.

Berapa lama sebaiknya proses perekrutan berlangsung?

Waktu perekrutan, yaitu waktu sejak lowongan diiklankan hingga tawaran diterima, sangat bervariasi menurut posisi dan pasar. Untuk bisnis kecil yang merekrut karyawan untuk posisi umum, dua hingga empat minggu merupakan target yang realistis jika setiap tahap berjalan lancar: satu hingga dua minggu untuk memasang iklan dan melakukan penyaringan, satu minggu untuk asesmen dan wawancara, serta beberapa hari untuk pemeriksaan dan pemberian tawaran.

Keterlambatan terbesar biasanya terjadi karena penyaringan yang lambat dan jeda panjang antartahap. Tes keterampilan singkat yang dikirim kepada setiap pelamar pada hari mereka melamar dapat mempercepat penyaringan secara signifikan. Menjadwalkan waktu wawancara terlebih dahulu juga dapat menghindari waktu tunggu hingga berminggu-minggu. Kalkulator waktu perekrutan memperkirakan jumlah jam yang dapat dihemat dengan penyaringan berbasis keterampilan pada putaran berikutnya, sedangkan kalkulator biaya perekrutan yang keliru menunjukkan perkiraan biaya yang mungkin timbul akibat keputusan yang terburu-buru.

Merekrut secara adil dan sesuai hukum

Rekrutmen yang adil dan rekrutmen yang sesuai hukum memiliki banyak kesamaan. Gunakan kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan, terapkan tahapan yang sama kepada semua orang, mudahkan permintaan penyesuaian, dan simpan catatan keputusan Anda. Di Amerika Serikat, panduan EEOC menjelaskan bahwa tes kerja tidak boleh diskriminatif dan akomodasi yang wajar harus diberikan; di Britania Raya, Acas menjelaskan kewajiban pemberi kerja untuk melakukan penyesuaian yang wajar bagi pelamar penyandang disabilitas.

Setelah setiap putaran rekrutmen, bandingkan jumlah pelamar dari berbagai kelompok yang lolos pada setiap tahap. Glosarium menjelaskan dampak merugikan dan aturan empat perlima, sedangkan panduan kami apakah tes prakerja legal? membahas AS, UK, dan Kanada secara lebih terperinci.

Perekrutan di era AI

AI telah mengubah dua aspek perekrutan. Lamaran dan CV kini lebih mudah dipoles, sehingga keduanya tidak banyak menunjukkan kemampuan seseorang. Selain itu, beberapa kandidat menggunakan asisten AI saat wawancara atau mengerjakan tugas yang dibawa pulang. Kedua perubahan ini tidak membuat perekrutan mustahil, tetapi menjadikan bukti keterampilan nyata semakin penting.

Proses di atas sudah mengatasi sebagian besar persoalan ini: tes keterampilan singkat dengan batas waktu sebelum wawancara, pertanyaan terstruktur tentang pekerjaan kandidat sendiri, dan pertanyaan lanjutan yang meminta kandidat menjelaskan atau menyesuaikan jawabannya. Jelaskan dengan tegas kepada kandidat alat apa saja yang boleh digunakan pada setiap tahap. Panduan bagi pemberi kerja tentang alat AI untuk berbuat curang saat wawancara membahas alat-alat tersebut dan cara meresponsnya secara adil dengan terperinci.

Cara merekrut karyawan pertama Anda

Mempekerjakan karyawan pertama menambahkan beberapa tugas satu kali ke proses di atas. Sebelum memasang iklan lowongan, periksa kewajiban Anda sebagai pemberi kerja baru di wilayah Anda, seperti mendaftar sebagai pemberi kerja, mengurus penggajian dan pajak, asuransi tempat kerja, serta ketentuan kerja tertulis yang diwajibkan. Situs web pemerintah untuk pelaku usaha di sebagian besar negara menyediakan daftar periksa bagi pemberi kerja baru.

Kemudian ikuti sembilan langkah yang sama dengan sederhana. Sebagai pemberi kerja baru, Anda sebaiknya mendefinisikan posisi dengan cermat pada langkah 1, karena Anda juga sedang menentukan pembagian pekerjaan antara Anda dan karyawan baru. Tes keterampilan singkat dan wawancara terstruktur membantu Anda menghindari kesalahan paling umum saat merekrut karyawan pertama: merekrut seseorang yang Anda sukai, bukan seseorang yang mampu melakukan pekerjaannya.

Cara merekrut karyawan jika Anda hanya sesekali melakukan perekrutan

Jika Anda merekrut hanya sekali atau dua kali dalam setahun, prosesnya bisa terasa baru setiap kali. Beberapa kebiasaan dapat mempermudahnya. Buat folder ringkas untuk setiap posisi yang berisi definisi pekerjaan dari langkah 1, iklan lowongan, tes yang digunakan, dan pertanyaan wawancara. Dengan begitu, lain kali Anda dapat memulai dari draf, bukan dari halaman kosong. Gunakan kembali hal yang berhasil dan ubah satu hal setiap kali.

Saat memikirkan cara merekrut karyawan sesekali, risiko terbesarnya adalah melewatkan langkah karena posisi tersebut terasa mendesak. Terburu-buru biasanya berarti hanya menyaring kandidat berdasarkan CV dan mengadakan wawancara tanpa struktur. Kondisi inilah yang sering menyebabkan perekrutan yang tidak tepat. Mengetahui cara menyaring kandidat dengan cepat menggunakan tes singkat membantu Anda bergerak cepat tanpa melewatkan langkah penting. Paket tes bulanan yang dapat dijeda di antara putaran perekrutan membantu menyesuaikan biaya dengan frekuensi perekrutan Anda.

Siapa melakukan apa dalam proses rekrutmen tim kecil

Bahkan dalam tim yang beranggotakan lima orang, pembagian peran sebelum mulai merekrut akan sangat membantu. Satu orang bertanggung jawab atas prosesnya: menulis iklan lowongan, mengirim tes, dan menjadwalkan wawancara. Satu atau dua orang bertugas mewawancarai, idealnya termasuk orang yang paling sering akan bekerja sama dengan karyawan baru tersebut. Semua pewawancara menyepakati pertanyaan dan panduan penilaian terlebih dahulu.

Jika memungkinkan, libatkan lebih dari satu orang dalam pengambilan keputusan. Dua orang yang menilai berdasarkan kriteria yang sama dapat menemukan hal-hal yang luput dari satu sama lain. Diskusi singkat tentang bukti, bukan kesan, biasanya menghasilkan pilihan yang lebih baik. Jika Anda bekerja sendiri, catat nilai sebelum membandingkan kandidat agar penilaian Anda tidak terpengaruh oleh orang yang terakhir kali Anda temui.

Kesalahan umum pada setiap tahap proses perekrutan

Jika meninjau tahapan proses perekrutan di usaha kecil, kesalahan yang sama kerap terulang:

• Deskripsi pekerjaan yang tidak jelas, sehingga setiap kandidat tampak cocok dan setiap keputusan hanya bergantung pada penilaian pribadi.
• Iklan lowongan yang meminta terlalu banyak, seperti gelar atau pengalaman kerja bertahun-tahun yang sebenarnya tidak dibutuhkan, sehingga jumlah kandidat menyusut tanpa meningkatkan kualitasnya.
• Penyaringan berdasarkan tampilan CV, yang lebih menghargai cara penyajian dan lamaran yang ditulis AI daripada kemampuan.
• Wawancara yang tidak terstruktur, ketika setiap kandidat mendapat pertanyaan berbeda dan keputusan bergantung pada kecocokan pribadi.
• Tindak lanjut yang lambat, sehingga kandidat yang kuat menerima tawaran dari perusahaan yang bergerak lebih cepat.
• Tidak adanya catatan tertulis, sehingga keputusan sulit dijelaskan dan prosesnya sulit diperbaiki.

Setiap langkah dalam panduan ini dirancang untuk menghindari salah satu masalah tersebut.

Menyesuaikan proses untuk posisi jarak jauh

Sembilan langkah yang sama dapat digunakan untuk perekrutan jarak jauh, dengan beberapa penyesuaian. Jelaskan dengan tegas dalam iklan lowongan zona waktu dan jam kerja yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, serta apakah perjalanan diperlukan. Tes keterampilan daring sangat berguna karena setiap pelamar mengerjakan tes yang sama dengan kondisi yang sama, di mana pun mereka berada.

Adakan wawancara melalui video dengan pertanyaan terstruktur yang sama, lalu tambahkan latihan singkat yang mencerminkan pekerjaan jarak jauh, seperti menulis laporan perkembangan yang jelas atau merencanakan tugas selama seminggu. Pastikan hak kerja kandidat dan pengaturan pajaknya sesuai dengan negara tempat mereka akan bekerja. Rencanakan orientasi karyawan dengan cermat karena karyawan baru yang bekerja jarak jauh tidak dapat belajar dengan duduk di samping rekan kerja.

Mengukur dan meningkatkan proses rekrutmen Anda

Setelah setiap putaran, luangkan sepuluh menit untuk meninjau prosesnya. Berapa lama setiap tahap berlangsung? Dari mana kandidat terbaik berasal? Berapa banyak orang yang mengundurkan diri setelah tes keterampilan, dan apakah tesnya terlalu lama? Apakah nilai wawancara selaras dengan hasil tes? Tiga bulan setelah tanggal mulai bekerja, periksa kinerja karyawan baru berdasarkan kriteria dari langkah 1.

Beberapa angka ini menunjukkan bagian yang perlu diperbaiki pada perekrutan berikutnya: kanal iklan yang berbeda, asesmen yang lebih singkat, pertanyaan wawancara yang lebih jelas, atau tindak lanjut yang lebih cepat. Perbaikan kecil yang dilakukan secara rutin akan cepat terakumulasi jika Anda hanya merekrut beberapa kali dalam setahun.

Anda juga dapat meminta masukan singkat tentang proses tersebut dari para kandidat, termasuk mereka yang tidak Anda rekrut. Pesan berisi dua pertanyaan setelah keputusan dibuat, yang menanyakan bagian mana yang jelas dan mana yang tidak, sering kali dapat mengungkap petunjuk yang membingungkan atau tahap yang memakan waktu terlalu lama.