Templat deskripsi pekerjaan asisten administrasi yang dapat disalin: kolom tugas, keterampilan, jadwal, dan gaji, disertai kiat serta tes keterampilan administrasi yang dapat digunakan sebagai pelengkap.
Jawaban singkat
Templat deskripsi pekerjaan asisten administrasi ini memberi Anda titik awal yang adil dan siap disunting untuk merekrut staf administrasi. Templat ini menjelaskan tugas posisi, contoh pekerjaan, persyaratan utama, dan proses perekrutan Anda. Templat ini dapat digunakan sebagai deskripsi pekerjaan asisten administrasi atau administrator kantor. Ganti teks penanda dan cantumkan hanya persyaratan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
Ganti teks pengganti dan tinjau templat ini agar sesuai dengan posisi sebenarnya dan persyaratan setempat sebelum digunakan.
Administrator Kantor
[COMPANY NAME] · [LOCATION / REMOTE ARRANGEMENT] · [SALARY RANGE] · [EMPLOYMENT TYPE]
Tentang posisi
Temukan orang-orang terorganisasi dan teliti yang membantu seluruh tim terus bergerak maju. Anda akan bekerja bersama [TEAM / MANAGER] untuk mencapai [PRIMARY OUTCOME].
Yang akan Anda lakukan
- Simpan catatan yang akurat dalam konteks pekerjaan sehari-hari kami.
- Atur tugas-tugas yang bersaing dalam konteks pekerjaan sehari-hari kami.
- Bekerja dengan spreadsheet dalam konteks pekerjaan sehari-hari kami.
- Beri tahu rekan kerja tentang progres, pertanyaan, dan hambatan.
- Periksa pekerjaan Anda dan tanggapi masukan secara konstruktif.
Contoh pekerjaan
Cocokkan dua daftar pesanan singkat dan tandai ketidaksesuaian sebelum menyiapkan ringkasan harian.
Yang Anda perlukan
- Bukti bahwa Anda mampu menjalankan tugas-tugas utama yang dijelaskan di atas.
- Komunikasi yang jelas dan sesuai dengan posisi.
- Bersedia bertanya dan mempelajari sistem kami.
[ADD ONLY JOB-RELEVANT REQUIREMENTS]
Nilai tambah
[OPTIONAL SKILLS THAT ARE NOT SCREENING REQUIREMENTS]
Yang kami tawarkan
[SALARY, BENEFITS, WORKING HOURS, EQUIPMENT AND DEVELOPMENT]
Proses lamaran kami
Ajukan lamaran melalui [APPLICATION LINK] paling lambat [DEADLINE]. Tahapan dan perkiraan waktu yang dibutuhkan adalah [STAGES AND APPROXIMATE TIME]. Penilaian apa pun akan berfokus pada pekerjaan yang dijelaskan di sini. Kami akan menjelaskan alat yang boleh digunakan dan pemantauan sebelum Anda mulai.
Akomodasi
Hubungi [EMPLOYER CONTACT] jika Anda memerlukan penyesuaian atau format alternatif.
Privasi
Baca [EMPLOYER PRIVACY NOTICE] untuk mengetahui bagaimana informasi lamaran Anda akan digunakan.
Sebelum dipublikasikan
Ganti semua teks pengganti, tinjau transparansi gaji dan persyaratan ketenagakerjaan setempat, serta hapus persyaratan yang tidak esensial untuk pekerjaan tersebut.
Mulailah dengan menjelaskan tim yang akan didukung oleh orang tersebut dan hasil utama yang diharapkan, misalnya memastikan kantor dengan 20 orang berjalan lancar atau mendukung dua direktur. Lalu, urutkan tugas berdasarkan waktu yang dibutuhkan, dan sebutkan perangkat lunak yang digunakan, seperti Microsoft 365 atau Google Workspace.
Jelaskan apakah perannya penuh waktu atau paruh waktu, di kantor atau dengan sistem hybrid, serta kepada siapa orang tersebut akan melapor. Peran administrasi sangat beragam, jadi gambaran yang jelas tentang pekerjaan sebenarnya membantu kandidat yang tepat melihat kecocokan mereka dalam iklan lowongan.
Hal yang perlu dicantumkan: tugas asisten administrasi
Tugas umum asisten administrasi mencakup mengelola agenda dan menjadwalkan rapat, memastikan catatan dan berkas tetap akurat, menyiapkan dokumen dan spreadsheet sederhana, menangani pertanyaan melalui email dan telepon, memesan perlengkapan, memproses faktur atau pengeluaran, serta membantu rekan kerja dalam tugas sehari-hari. Pilih lima atau enam tugas yang paling penting dan jelaskan dengan bahasa sederhana.
Deskripsi pekerjaan administrator kantor sering kali mencakup tanggung jawab atas kantor itu sendiri, seperti fasilitas, pemasok, serta catatan kesehatan dan keselamatan kerja. Jika peran tersebut mencakup tanggung jawab itu, sebutkan dan jelaskan cakupannya, misalnya jumlah staf atau lokasi.
Wajib dimiliki vs diutamakan
Must-have (screen on these):
Accuracy with records, figures and documents
Organising competing tasks and deadlines
Confident use of email, calendars and basic spreadsheets
Clear, polite communication with colleagues and visitors
Nice to have (mention, but do not screen on these):
Experience with your specific software or systems
Bookkeeping or purchasing experience
Experience supporting senior managers
Keep the must-have list short. Every extra requirement removes candidates, and requirements that are not needed for the work can screen out good admin staff unfairly. If a skill can be learned in the first few weeks, it belongs under nice to have.
Kemampuan Kognitif Umum (12 menit) menunjukkan seberapa cepat kandidat mempelajari sistem baru dan menyelesaikan masalah yang belum pernah dihadapi.
Ketelitian (8 menit) menunjukkan seberapa akurat kandidat memeriksa catatan dan menemukan ketidaksesuaian.
Microsoft Excel - Dasar (10 menit) menunjukkan apakah kandidat mampu mengurutkan, memfilter, dan menjumlahkan data dalam lembar kerja yang digunakan untuk tugas administrasi.
Manajemen Waktu dan Penentuan Prioritas (8 menit) menunjukkan cara kandidat menentukan hal yang harus dikerjakan terlebih dahulu saat beberapa orang membutuhkan bantuan.
Gunakan keterampilan yang sama di tiga hal: persyaratan dalam iklan lowongan, tes yang Anda kirim, dan pertanyaan yang Anda ajukan. Pertanyaan wawancara asisten administrasi mencakup keterampilan yang sama, dan contoh pekerjaan dalam templat tersebut juga dapat digunakan sebagai contoh hasil kerja. Kirim tes yang sama kepada setiap pelamar yang memenuhi persyaratan utama, lalu wawancarai kandidat dengan hasil terbaik.
Menulis iklan lowongan yang adil dan inklusif
Cantumkan hanya persyaratan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. Hindari mewajibkan gelar atau jumlah tahun pengalaman tertentu, kecuali pekerjaan memang benar-benar membutuhkannya. Hindari juga kata-kata yang mengisyaratkan usia, gender, atau latar belakang tertentu. Cantumkan kisaran gaji jika memungkinkan, jelaskan cara kandidat meminta penyesuaian, dan uraikan proses perekrutan, termasuk tes keterampilan jika ada dan berapa lama prosesnya. Panduan proses perekrutan untuk usaha kecil kami membahas tahap iklan lowongan beserta tahapan lainnya.
Setelah Anda memasang iklan lowongan
Kirim tes keterampilan singkat yang sama kepada setiap pelamar yang memenuhi persyaratan utama, lalu undang kandidat dengan hasil terbaik untuk mengikuti wawancara terstruktur. Nilai setiap wawancara menggunakan lembar penilaian wawancara yang sama, dengan kriteria berdasarkan tugas dalam templat deskripsi pekerjaan asisten administrasi ini. Dengan begitu, iklan lowongan, tes, dan wawancara sama-sama mengukur pekerjaan yang sama. Panduan kami tentang wawancara terstruktur menjelaskan cara menyusun dan menilai pertanyaan. Untuk templat lainnya, lihat pustaka templat deskripsi pekerjaan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus dicantumkan dalam iklan lowongan asisten administrasi?+
Siapa yang akan didukung oleh orang tersebut, tugas utama berdasarkan waktu yang dibutuhkan, perangkat lunak yang digunakan, jam kerja dan gaji, apakah pekerjaan dilakukan di kantor atau secara hybrid, serta proses perekrutan. Tambahkan informasi tentang cara kandidat dapat meminta penyesuaian.
Apa perbedaan antara administrator kantor dan asisten administrasi?+
Kedua jabatan ini memiliki tugas yang tumpang tindih. Asisten administrasi biasanya membantu orang dalam mengelola jadwal, dokumen, dan arsip, sedangkan administrator kantor sering kali juga mengelola kantor itu sendiri, misalnya pemasok dan fasilitas. Jelaskan tugas sebenarnya, bukan hanya mengandalkan nama jabatan.
Perangkat lunak apa saja yang sebaiknya dicantumkan untuk posisi administrasi?+
Sebutkan alat yang benar-benar Anda gunakan, seperti Microsoft 365, Google Workspace atau sistem pemesanan, dan jelaskan apakah pengalaman menggunakannya merupakan syarat penting atau dapat dipelajari. Tes singkat Excel atau Workspace menunjukkan tingkat keterampilan saat ini.
Apakah asisten administrasi perlu memiliki kualifikasi tertentu?+
Jarang. Keterampilan organisasi, ketelitian, dan komunikasi yang baik lebih penting daripada sertifikat. Keterampilan ini dapat diperiksa melalui tes keterampilan singkat dan tugas praktis berdasarkan pekerjaan Anda sendiri.
Bagaimana cara mendeskripsikan posisi administrasi paruh waktu?+
Cantumkan jam dan hari kerja secara tepat, jelaskan apakah jadwalnya tetap atau fleksibel, serta bagaimana pekerjaan mendesak akan ditangani pada hari lain. Posisi paruh waktu menarik kandidat yang kuat jika pengaturannya jelas.
Jadikan iklan lowongan sebagai tahap seleksi awal yang adil
Kirim tes keterampilan singkat kepada pelamar dan wawancarai kandidat dengan hasil terbaik. Gratis untuk lima kandidat per bulan.
Disiapkan sebagai materi editorial HireValid dengan bantuan AI. Peninjauan oleh pakar bidang terkait dan ahli hukum yang disebutkan masih menunggu. Diperbarui . Baca kebijakan editorial.
LEBIH SEDIKIT MENEBak. LEBIH BANYAK ORANG BERKUALITAS.
AI dapat menyempurnakan jawaban. Rekrut berdasarkan kemampuan yang mendasarinya.
Jelajahi asesmen rekrutmen tingkat lanjut dan alat integritas yang dirancang untuk era AI.
