Tes pra-kerja: panduan praktis untuk bisnis kecil

Cara menggunakan panduan praktis ini

Panduan ini membagi proses asesmen praktis menjadi lima bab: menentukan keputusan perekrutan, mengumpulkan bukti keterampilan, memahami skor penalaran, meninjau hasil seleksi, dan merancang tugas layanan pelanggan. Setiap bab membahas keputusan yang berbeda. Baca bab-babnya secara berurutan saat menyiapkan proses pertama, atau gunakan daftar isi untuk membuka kembali bagian tertentu.

Mulailah dengan satu lowongan nyata dan catatan keputusan yang masih kosong. Tuliskan perannya, tiga tugas terpenting, bukti yang Anda perlukan untuk setiap tugas, serta orang yang bertanggung jawab untuk meninjaunya. Jangan mulai dengan menambahkan semua tes yang tersedia. Asesmen yang lebih ringkas dengan tujuan yang jelas lebih mudah dijelaskan, dikelola, dan ditingkatkan daripada kumpulan besar tes yang dipilih hanya karena perangkat lunak memungkinkan hal itu.

Bab-bab ini merupakan pilihan yang telah disunting dari pustaka editorial HireValid, dengan tautan di awal setiap bab. Materi ini dikumpulkan agar tim kecil dapat menjalani seluruh proses di satu tempat. Semua contoh bersifat hipotetis. Draf ini belum ditinjau oleh ahli tertentu atau pakar hukum. Materi ini bukan prosedur seleksi yang tervalidasi dan tidak menjamin kepatuhan.

Selama proses berlangsung, simpan tiga catatan: petunjuk untuk kandidat, rubrik penilaian bagi peninjau, dan log perubahan. Petunjuk menjelaskan pengalaman kandidat. Rubrik menjelaskan bukti yang dinilai. Log perubahan menjelaskan alasan prosesnya berbeda pada kesempatan berikutnya. Catatan ini tidak perlu rumit, tetapi harus cukup terperinci agar rekan kerja dapat memahami prosesnya tanpa bergantung pada ingatan Anda.

Sebelum mengundang kandidat, pastikan setiap tes sesuai dengan pekerjaan dan pemberitahuan privasi serta proses peninjauan Anda sudah siap. Katalog HireValid mencantumkan setiap tes beserta durasinya, sementara contoh pertanyaan di situs web memungkinkan kandidat dan pemberi kerja mencoba formatnya terlebih dahulu. Pemberi kerja bertanggung jawab atas proses peninjauan dan keputusan akhir.

Bab 1: Tes prakerja untuk usaha kecil

Diadaptasi dari Tes prakerja untuk bisnis kecil.

Mulailah dengan satu keputusan perekrutan

Usaha kecil tidak memerlukan program asesmen yang rumit untuk mulai mengumpulkan bukti yang lebih baik. Yang diperlukan adalah jawaban yang jelas atas pertanyaan yang lebih spesifik: apa yang harus mampu dilakukan oleh orang yang akan direkrut, dan apa yang dapat menunjukkan kemampuan tersebut? Mulailah dari peran yang sedang Anda rekrut. Hindari membeli pustaka tes terlebih dahulu lalu mencari alasan untuk menggunakan sebanyak mungkin isinya.

Jelaskan pekerjaan dengan bahasa sehari-hari. Administrator kantor mungkin mencocokkan pesanan, mengoordinasikan kalender, dan menjawab pertanyaan rutin. Agen dukungan mungkin menafsirkan kebijakan, mengidentifikasi informasi yang belum tersedia, dan menulis balasan yang membantu. Tugas-tugas ini merupakan titik awal yang lebih berguna daripada label umum seperti “cerdas”, “komunikator yang baik”, atau “cocok dengan budaya perusahaan”. Label tersebut menyamarkan perilaku yang perlu Anda amati.

Pilih tiga atau empat persyaratan utama dan bedakan dari hal-hal yang dapat dipelajari karyawan baru. Penggunaan paket perangkat lunak yang sudah dikenal mungkin bisa diajarkan. Namun, ketelitian dalam memeriksa informasi mungkin diperlukan sejak minggu pertama. Pembedaan ini membantu Anda menghindari mengecualikan kandidat yang cakap hanya karena belum pernah bekerja di lingkungan yang persis sama. Pembedaan ini juga memudahkan Anda menjelaskan alasan setiap tahap asesmen.

Sesuaikan bukti dengan persyaratan

Metode yang berbeda menjawab pertanyaan yang berbeda. Tes penalaran dapat menunjukkan cara seseorang mengolah informasi yang belum dikenal. Contoh tugas kerja dapat menunjukkan cara mereka menerapkan keterampilan dalam tugas yang mirip dengan pekerjaan tersebut. Wawancara terstruktur dapat menggali keputusan, komunikasi, dan pengalaman sebelumnya. Tidak satu pun metode tersebut dapat memberikan gambaran lengkap jika digunakan sendiri, dan menambahkan metode lain tidak menjamin cakupan yang bermanfaat.

Untuk setiap persyaratan, tentukan bukti yang ingin Anda lihat. Jika ketelitian penting, minta kandidat membandingkan dua catatan singkat dan menjelaskan setiap ketidaksesuaian. Jika komunikasi dengan pelanggan penting, minta mereka menyusun balasan berdasarkan kebijakan yang diberikan. Jika penentuan prioritas penting, berikan beberapa permintaan dengan tenggat yang bersaing serta konteks yang cukup untuk memilih urutan yang masuk akal. Tugas tersebut sebaiknya menyerupai pekerjaan sebenarnya tanpa menjadi pekerjaan komersial yang tidak dibayar.

Tes Ketelitian menggambarkan satu keterampilan yang spesifik. Tes ini tidak mengklaim dapat memprediksi setiap aspek kinerja administratif. Anda dapat menggabungkannya dengan tugas singkat yang sesuai dengan posisi dan percakapan tentang cara memeriksa pekerjaan. Dengan demikian, Anda memperoleh bukti yang saling melengkapi, alih-alih mengulang pengukuran keterampilan yang sama melalui beberapa tes lalu menganggap pengulangan sebagai peningkatan keyakinan.

Buat asesmen pertama tetap singkat

Asesmen yang panjang membebani kandidat dan penilai. Sebelum menambahkan tes lain, tanyakan informasi baru apa yang relevan untuk pengambilan keputusan yang dapat diberikannya. Jika jawabannya tidak jelas, jangan sertakan tes tersebut dalam versi awal. Anda dapat menyelidiki ketidakpastian tertentu nanti dengan tindak lanjut yang terarah, alih-alih meminta semua orang menyelesaikan setiap latihan yang mungkin sejak awal.

Durasi sebaiknya disesuaikan dengan tujuan dan tahap kandidat dalam proses. Asesmen awal yang singkat mungkin wajar dilakukan sebelum wawancara. Proyek besar tanpa komitmen yang jelas dari pemberi kerja dapat terasa tidak sepadan. Jelaskan perkiraan waktu dengan jujur, termasuk waktu untuk membaca instruksi dan berlatih. Keterangan “sepuluh menit” yang ternyata membutuhkan dua puluh menit untuk persiapan dapat mengurangi kepercayaan.

Gunakan paket tes untuk peran sebagai titik awal, lalu sesuaikan. Paket umum tidak dapat mengetahui tanggung jawab, kebutuhan bahasa, atau persyaratan aksesibilitas yang spesifik untuk Anda. Hapus apa pun yang tidak berkaitan dengan tugas nyata. Jika tidak ada tes di pustaka yang mencakup keterampilan yang Anda perlukan, jangan memaksakan tes lain agar sesuai. Sebagai gantinya, gunakan contoh tugas singkat.

Jelaskan prosesnya sebelum meminta kandidat mengerjakan tugas

Undangan harus memberi tahu kandidat tujuan asesmen, perkiraan waktu yang dibutuhkan, dan hal yang akan terjadi selanjutnya. Cantumkan tenggat waktu dan zona waktu. Jelaskan alat yang diizinkan, persyaratan perangkat, dan pemantauan yang dilakukan. Sertakan cara untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau kebutuhan akomodasi. Kandidat seharusnya tidak baru mengetahui adanya persyaratan kamera atau bagian dengan batas waktu yang tidak terduga setelah mereka mulai mengerjakan asesmen.

Undangan yang jelas dapat menyebutkan bahwa latihan ini mencakup komunikasi tertulis dengan pelanggan dan pemeriksaan detail pesanan, yang dilanjutkan dengan wawancara terstruktur bagi kandidat dalam daftar pendek. Undangan tersebut dapat menjelaskan bahwa pemberi kerja akan meninjau jawaban dan bahwa skor bukan satu-satunya dasar keputusan. Hindari menjanjikan tanggal pemberian kabar jika tim Anda tidak dapat memenuhinya secara konsisten. Jika jadwal berubah, sampaikan informasi terbaru dengan jelas.

Pesan undangan juga dapat membantu mengurangi kecemasan yang sebenarnya bisa dihindari. Beri tahu peserta apakah soal latihan dinilai, apakah mereka dapat kembali ke soal sebelumnya, dan apa yang harus dilakukan jika koneksi terputus. Hal-hal ini bukan detail sepele bagi seseorang yang berusaha mengerjakan tes dalam kondisi yang belum dikenalnya. Proses yang menghargai peserta memudahkan penafsiran bukti karena lebih sedikit hal tak terduga yang mengganggu pengerjaan tugas.

Bab 2: Mulai perekrutan berbasis keterampilan tanpa tim SDM

Diadaptasi dari Memulai perekrutan berbasis keterampilan tanpa tim HR.

Ganti profil yang samar dengan daftar tugas yang berguna

Perekrutan berbasis keterampilan dimulai dari pekerjaan yang akan dilakukan, bukan sekadar mengganti label pada iklan lowongan yang sama. Jika usaha kecil meminta gelar, pengalaman beberapa tahun, dan jabatan yang umum dikenal tanpa menjelaskan tanggung jawabnya, persyaratan tersebut mungkin menyaring kandidat berdasarkan latar belakang, bukan kemampuan. Beberapa kredensial memang diperlukan. Persyaratan lainnya mungkin hanya kebiasaan yang berasal dari templat lama. Tinjau setiap persyaratan, alih-alih menganggap semuanya memang perlu.

Bayangkan Anda sedang merekrut staf administrasi kantor. Mulailah dengan tugas-tugasnya: mencocokkan catatan pesanan, mengoordinasikan kalender bersama, menanggapi permintaan rutin, dan melaporkan hal-hal yang tidak biasa. Tentukan tugas mana yang harus dapat dilakukan secara mandiri sejak awal dan mana yang dapat diajarkan. Langkah ini menghasilkan profil yang lebih praktis daripada “pribadi terorganisasi yang proaktif dan memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik”. Langkah ini juga mempermudah persiapan wawancara nantinya.

Daftar tugas yang bermanfaat menyebutkan tindakan, objek, dan standar. “Periksa entri pesanan harian dengan membandingkannya dengan catatan sumber, lalu laporkan perbedaan yang tidak dapat dijelaskan” memberi kandidat informasi lebih banyak daripada “teliti”. Anda tidak memerlukan kerangka kompetensi yang panjang untuk menulis kalimat tersebut. Manajer yang memahami pekerjaannya dapat menyusun draf, lalu meminta rekan kerja memeriksa apakah isinya mencerminkan posisi yang sebenarnya.

Pisahkan persyaratan utama dari hal yang diutamakan

Persyaratan wajib harus memiliki keterkaitan yang dapat dipertanggungjawabkan dengan pekerjaan. Kualifikasi yang diutamakan dapat mempermudah orientasi karyawan baru, tetapi tidak seharusnya diam-diam dijadikan aturan penyaringan. Cantumkan keduanya secara terpisah. Jika tim Anda dapat mengajarkan penggunaan antarmuka perangkat lunak tertentu, nyatakan bahwa pengalaman setara juga dapat dipertimbangkan. Jika kualifikasi hukum diwajibkan, jelaskan dengan tegas dan verifikasi melalui proses yang sesuai.

Berhati-hatilah terhadap persyaratan yang terdengar netral, tetapi mungkin menjadi tolok ukur tidak langsung yang samar. “Penutur asli,” “muda dan energik,” atau “sangat cocok dengan budaya perusahaan” dapat mengalihkan perhatian dari kemampuan yang sebenarnya dibutuhkan dan menimbulkan kekhawatiran terkait keadilan. Sebaliknya, jelaskan tugas komunikasi, kondisi kerja, dan perilaku yang dapat diamati. Mintalah saran yang sesuai tentang redaksi persyaratan kerja di wilayah Anda, terutama jika persyaratan tersebut mungkin mengecualikan kelompok yang dilindungi.

Templat deskripsi pekerjaan menyediakan kerangka dengan teks pengganti. Templat tersebut tidak mengetahui kompensasi, jam kerja, atau kewajiban lokal Anda. Ganti setiap teks pengganti dan hapus hal-hal yang tidak berlaku. Templat berguna jika mendorong Anda untuk mempertimbangkan kebutuhan posisi, bukan jika memungkinkan pemberi kerja menerbitkan daftar persyaratan tanpa meninjaunya terlebih dahulu.

Pilih satu demonstrasi langsung untuk setiap keterampilan utama

Untuk setiap persyaratan penting, pertimbangkan hal yang dapat ditunjukkan kandidat dalam waktu yang wajar. Latihan singkat untuk memeriksa catatan dapat menunjukkan cara seseorang menangani ketidaksesuaian. Skenario penjadwalan dapat menunjukkan apakah mereka memperhatikan ketergantungan antartugas dan mengajukan pertanyaan yang berguna. Tanggapan tertulis singkat dapat menunjukkan kejelasan dan nada komunikasi. Tugas tersebut sebaiknya menyerupai pekerjaan sebenarnya, tanpa meminta informasi rahasia atau proyek panjang yang tidak dibayar.

Gunakan data sintetis dan situasi yang jelas-jelas fiktif. Jangan meminta kandidat menyelesaikan masalah pelanggan yang sedang berlangsung dan dapat dimanfaatkan secara komersial oleh bisnis Anda. Berikan konteks yang cukup agar tugas tersebut adil bagi orang yang belum pernah bekerja di perusahaan Anda. Jelaskan istilah apa pun yang khusus digunakan dalam proses Anda. Pengetahuan tersembunyi memberi keuntungan kepada kandidat yang sudah familier dengan hal tersebut, bukan mengukur keterampilan yang dimaksud.

Penilaian umum dapat melengkapi contoh kerja, tetapi tidak seharusnya mendominasi proses hanya karena menghasilkan angka yang mudah dipahami. Paket Office Administrator menyarankan beberapa area yang relevan. Tinjau cakupannya berdasarkan daftar tugas. Jika paket yang disarankan lebih panjang daripada yang diperlukan untuk mengambil keputusan, hapus beberapa tes alih-alih menganggap paket bawaan sebagai keharusan.

Buat panduan penilaian singkat sebelum meninjau

Rubrik mengubah kesan menjadi serangkaian pertanyaan tentang bukti. Untuk latihan pemeriksaan catatan, Anda dapat menilai apakah kandidat menemukan ketidaksesuaian penting, tidak mengarang koreksi, dan menjelaskan langkah selanjutnya. Untuk tugas penjadwalan, Anda dapat menilai apakah mereka mengenali berbagai batasan dan menyampaikan adanya konflik jadwal. Pastikan setiap aspek penilaian cukup berbeda agar penilai dapat menjelaskannya.

Gunakan deskripsi yang sederhana untuk setiap tingkat penilaian. Tingkat menengah dapat berarti jawaban sebagian besar benar, tetapi melewatkan pemeriksaan penting. Tingkat yang lebih tinggi dapat mensyaratkan pekerjaan yang akurat serta penjelasan yang jelas tentang ketidakpastian. Hindari label seperti “sangat baik” tanpa menjelaskan hal yang membuat jawaban tersebut sangat baik. Label itu dapat menambah keyakinan, tetapi tidak membantu penilai menerapkan skala secara konsisten.

Coba gunakan rubrik ini untuk menilai dua atau tiga jawaban fiktif sebelum menerapkannya pada kandidat. Periksa apakah dua penilai menemukan bukti yang serupa dan apakah perbedaan pendapat menunjukkan adanya kata-kata yang ambigu. Ini adalah latihan kalibrasi, bukan studi validasi. Tujuannya adalah membuat proses ini mudah dipahami dan mengurangi ketidakkonsistenan yang dapat dihindari sebelum proses tersebut berdampak pada orang sungguhan.

Bab 3: Tes kemampuan kognitif: apa yang diukur dan cara menggunakannya

Diadaptasi dari Tes kemampuan kognitif: hal yang diukur dan cara menggunakannya.

Pahami pertanyaan yang dijawab oleh tes penalaran

Tes kemampuan kognitif dirancang untuk mengumpulkan bukti tentang penalaran, pembelajaran, atau kemampuan memecahkan masalah yang belum pernah dihadapi. Tergantung desainnya, tes dapat mencakup informasi numerik, bacaan tertulis, pola visual, atau gabungan beberapa format. Hasilnya memberi gambaran tentang kinerja seseorang dalam tugas-tugas tersebut pada kondisi tersebut. Hasil itu tidak mengukur secara menyeluruh potensi, karakter, atau kesesuaian seseorang untuk setiap pekerjaan.

Perbedaan ini penting karena satu skor dapat terlihat lebih menyeluruh daripada kenyataannya. Seorang kandidat mungkin memiliki kemampuan penalaran yang baik dalam format visual, tetapi kesulitan dengan format yang banyak menggunakan bahasa. Kandidat lain mungkin memahami persoalannya, tetapi bekerja lambat di bawah batas waktu yang ketat. Perbedaan tersebut perlu ditafsirkan sesuai dengan posisi yang dilamar, bukan dijadikan dasar untuk menyimpulkan dengan cepat siapa yang “paling cerdas.”

Mulailah dengan menanyakan alasan bukti semacam ini perlu dimasukkan ke dalam proses. Jika pekerjaan melibatkan pembelajaran sistem baru, penafsiran informasi yang belum dikenal, atau perbandingan pilihan, penalaran mungkin relevan. Dokumentasikan kaitan tersebut. Jika tes disertakan hanya karena pemberi kerja lain menggunakannya, berarti tujuan tes itu belum dijelaskan. Nama penilaian yang dikenal bukan pengganti analisis pekerjaan.

Bedakan penalaran dari pengetahuan terkait pekerjaan

Tugas penalaran dan tes pengetahuan mengukur hal yang berbeda. Seseorang mungkin mengetahui pintasan spreadsheet karena telah menggunakan aplikasi tertentu selama bertahun-tahun. Mereka juga mungkin mampu memahami rumus baru dengan merujuk pada dokumentasi. Keduanya dapat sama-sama penting, tetapi tidak dapat saling menggantikan. Tentukan kemampuan mana yang langsung dibutuhkan dan mana yang dapat dikembangkan selama orientasi kerja.

Untuk analis junior, pertanyaan penalaran numerik dapat menunjukkan apakah mereka menafsirkan persentase dengan benar. Tugas SQL dapat menunjukkan apakah mereka mampu memfilter baris atau memahami cara kerja join. Contoh tugas singkat dapat menunjukkan apakah mereka memeriksa nilai yang hilang sebelum menjelaskan hasil. Metode-metode ini saling melengkapi jika masing-masing memiliki tujuan yang jelas. Metode tersebut menjadi berulang jika beberapa versi hanya mengukur pengetahuan atau pengalaman yang sama.

Tes Kemampuan Kognitif Umum menggabungkan beberapa jenis penalaran. Contoh soal pada halaman tes menunjukkan bentuk soalnya; anggap setiap skor sebagai salah satu bagian dari bukti. Paket Analis Data Junior menunjukkan bagaimana penalaran dapat melengkapi keterampilan teknis yang spesifik untuk posisi tersebut. Pemberi kerja tetap perlu menilai apakah kombinasi yang disarankan sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.

Tafsirkan persentil dengan cermat

Persentil menunjukkan posisi relatif seseorang dalam kelompok acuan. Hasil pada persentil ke-75 berarti skor tersebut lebih tinggi daripada skor 75% anggota kelompok yang terdokumentasi, sesuai konvensi penilaian yang berlaku. Ini bukan berarti 75% jawaban benar. Ini juga bukan berarti peluang keberhasilan dalam posisi tersebut sebesar 75%. Ketiganya merupakan ukuran yang berbeda dan memerlukan bukti yang berbeda.

Selalu periksa kelompok norma, ukuran sampel, metode pengumpulan, dan versinya. Acuan yang mencakup populasi pekerja secara luas mungkin menjawab pertanyaan yang berbeda dari kelompok pelamar untuk peran tertentu. Jika sampel acuan kecil atau kurang sesuai, persentil yang tampak presisi dapat menyesatkan. Laporan sebaiknya menjelaskan keterbatasan tersebut, bukan menyembunyikannya di balik tampilan yang meyakinkan.

Perbandingan nilai dari berbagai versi tes juga perlu dilakukan dengan cermat. Perubahan pada soal, batas waktu, atau sistem penilaian dapat mengubah interpretasi hasil. Laporan yang bermanfaat mencatat versi yang digunakan untuk tes kandidat. Jika norma diperbarui kemudian, laporan sebelumnya sebaiknya tetap dapat dipahami. Halaman tolok ukur HireValid menjelaskan dokumentasi penilaian, termasuk cara persentil menyebutkan kelompok acuan dan versinya.

Tinjau persyaratan bahasa dan waktu

Soal penalaran dapat banyak mengandalkan kemampuan membaca meskipun diberi label numerik. Kalimat yang rumit dapat mengubah tugas menafsirkan tabel menjadi tes kemahiran bahasa tingkat lanjut. Tinjau petunjuk dan teks soal untuk menemukan kerumitan yang tidak perlu. Jika pekerjaan membutuhkan komunikasi sederhana di tempat kerja, gunakan bahasa yang sederhana dalam asesmen bila memungkinkan.

Batas waktu juga dapat mengubah keterampilan yang diamati. Batas yang ketat dapat lebih menekankan kecepatan memproses informasi, keakraban dengan format, atau kenyamanan saat berada di bawah tekanan. Hal itu mungkin relevan dalam konteks tertentu, tetapi jangan langsung menganggap demikian. Beri tahu kandidat tentang batas waktu sebelumnya dan jelaskan apakah latihan tersedia. Pertimbangkan penyesuaian yang sesuai, alih-alih menganggap satu pengaturan waktu pasti adil bagi semua orang.

Penalaran visual tidak serta-merta bebas hambatan. Bentuk kecil, kontras rendah, atau ketergantungan pada warna dapat membuat tugas tidak aksesibel. Beban membaca yang lebih ringan tidak serta-merta menjadikan tes netral secara budaya atau aksesibel bagi semua orang. Evaluasi setiap format berdasarkan kelebihannya sendiri. Pertanyaan yang tepat adalah apakah tugas tersebut menyediakan cara yang sesuai bagi kelompok sasaran untuk menunjukkan keterampilannya.

Bab 4: Penjelasan aturan empat perlima untuk pemberi kerja kecil

Diadaptasi dari Penjelasan aturan empat perlima untuk pemberi kerja kecil.

Apa yang dibandingkan oleh aturan ini?

Aturan empat perlima membandingkan tingkat seleksi antar kelompok. Tingkat seleksi adalah jumlah orang yang terpilih dibagi jumlah orang yang dipertimbangkan dalam kelompok dan tahap yang ditentukan. Rasio seleksi dihitung dengan membagi tingkat seleksi suatu kelompok dengan tingkat seleksi tertinggi di antara kelompok-kelompok tersebut. Rasio di bawah 0.80 dapat menandai perbedaan yang perlu diselidiki. Rasio itu sendiri tidak menjelaskan penyebab perbedaan tersebut atau menentukan apakah suatu proses seleksi sesuai dengan hukum.

Penting untuk membedakan antara penanda dan kesimpulan. Dasbor dapat membuat suatu rasio tampak meyakinkan karena perhitungannya tepat. Namun, penafsirannya lebih rumit. Anda perlu memahami populasi, tahap seleksi, ukuran sampel, kualitas data, dan relevansi metode seleksi. Rasio yang melampaui ambang batas bukan sertifikat bahwa prosesnya adil, sedangkan rasio di bawah ambang batas bukan temuan hukum yang lengkap.

Panduan U.S. EEOC tentang tes kerja dan prosedur seleksi merupakan sumber utama untuk memahami konteks hukum yang lebih luas terkait tes kerja. Artikel ini merupakan penjelasan edukatif tentang perhitungan penyaringan. Artikel ini tidak menggantikan saran untuk pemberi kerja, yurisdiksi, atau keputusan perekrutan tertentu.

Bahas sebuah contoh hipotetis

Misalkan sebuah tahap penilaian yang didefinisikan dengan jelas mencakup dua kelompok hipotetis. Di Grup A, 20 dari 40 pelamar lolos, sehingga tingkat seleksinya 50%. Di Grup B, 8 dari 20 pelamar lolos, sehingga tingkat seleksinya 40%. Jika 40% dibagi 50%, hasilnya 0.80 atau 80%. Contoh ini tepat berada pada ambang penyaringan yang umum digunakan. Angka-angka ini dibuat untuk tujuan penjelasan; angka tersebut bukan hasil yang diperoleh pelanggan HireValid.

Sekarang anggap hanya 6 dari 20 pelamar di Grup B yang lolos. Tingkat seleksinya menjadi 30%. Membagi 30% dengan 50% menghasilkan 0,60. Rasio tersebut berada di bawah empat perlima dan dapat menjadi alasan untuk melakukan peninjauan lebih saksama. Namun, perhitungan ini tidak mengidentifikasi apakah perbedaan tersebut disebabkan oleh tes, tahap penyaringan sebelumnya, praktik peninjauan yang tidak konsisten, data yang tidak lengkap, atau faktor lain.

Pastikan penyebut dan tahapnya konsisten. Jika penyebut untuk satu kelompok mencakup semua pelamar, sedangkan kelompok lain hanya mencakup orang yang menyelesaikan tes, perbandingan tersebut tidak mengukur hal yang sama. Cantumkan populasi dan periode waktu secara jelas. Laporan yang berguna seharusnya memungkinkan peninjau memahami asal setiap jumlah, bukan hanya menampilkan rasio tanpa angka yang mendasarinya.

Mengapa sampel kecil perlu ditafsirkan dengan cermat

Dalam proses perekrutan dengan jumlah kandidat yang sedikit, satu orang dapat mengubah angka secara signifikan. Jika suatu kelompok terdiri dari lima orang, perubahan satu hasil akan mengubah tingkat seleksi sebesar dua puluh poin persentase. Itu bukan berarti pengalaman orang tersebut tidak penting. Artinya, angka tersebut tidak stabil dan tidak seharusnya menjadi dasar kesimpulan umum tanpa konteks. Peninjauan yang bertanggung jawab memperhitungkan ketidakpastian sebagai bagian dari hasil.

Jangan menggabungkan posisi atau periode yang tidak terkait hanya untuk memperbesar sampel. Pekerjaan yang berbeda mungkin memiliki persyaratan dan tahapan seleksi yang berbeda. Menggabungkannya dapat menyamarkan perbedaan penting atau menimbulkan kesan yang menyesatkan. Jika Anda menggabungkan data, jelaskan alasan kelompok dan proses tersebut dapat dibandingkan. Pastikan data terperinci tetap tersedia bagi peninjau yang memiliki wewenang sesuai.

Kelompok tanpa pelamar atau kelompok pembanding tanpa kandidat yang terpilih juga dapat menghasilkan rasio yang tidak terdefinisi atau tidak informatif. Perangkat lunak tidak seharusnya diam-diam mengubahnya menjadi nol, indikator kelulusan, atau peringatan yang seolah-olah pasti. Tampilkan jumlah sebenarnya dan jelaskan bahwa rasio tersebut tidak dapat ditafsirkan dengan cara biasa. Penjelasan yang jelas tentang keterbatasan ini lebih berguna daripada lencana status yang rapi tetapi menyesatkan.

Lindungi informasi yang digunakan dalam analisis

Informasi demografis dapat bersifat sensitif. Tentukan apakah pengumpulannya patut dan sah, bagaimana partisipasi dijelaskan, serta siapa yang dapat mengakses hasilnya. Jawaban sukarela mungkin tidak lengkap, dan data yang tidak tersedia dapat memengaruhi penafsiran. Jangan menyimpulkan karakteristik yang dilindungi dari nama, foto, atau indikator pengganti lainnya hanya untuk mengisi diagram. Tindakan tersebut menimbulkan risiko tambahan dan dapat mengurangi keandalan analisis.

Pelaporan keadilan HireValid menggunakan pengumpulan data demografis yang bersifat opsional dan berdasarkan persetujuan. Data ini disimpan secara terpisah dari skor kandidat perorangan. Pelaporan ini mendukung peninjauan secara agregat tanpa menampilkan atribut demografis di samping hasil asesmen individu kepada manajer perekrutan.

Sebelum menerapkan proses ini, tentukan izin akses, masa penyimpanan, dan persyaratan minimum pelaporan. Kelompok kecil mungkin dapat dikenali meskipun hanya ditampilkan dalam tabel ringkasan. Orang yang meninjau hasil gabungan belum tentu perlu mengakses informasi sensitif setiap kandidat. Tinjauan hukum dan privasi sebaiknya membahas alur pengumpulan dan pelaporan yang sebenarnya, bukan hanya mengandalkan nama fitur yang terdengar meyakinkan.

Bab 5: Buat asesmen layanan pelanggan yang bermanfaat

Diadaptasi dari Menyusun asesmen layanan pelanggan yang bermanfaat.

Mulailah dengan layanan yang benar-benar diberikan tim Anda

Pekerjaan layanan pelanggan beragam. Orang yang menangani pertanyaan tentang pengiriman membutuhkan konteks yang berbeda dari orang yang memberikan dukungan untuk produk teknis atau menyelesaikan sengketa tagihan. Sebelum menyusun asesmen, tentukan situasi yang paling sering dihadapi pegawai baru dan keputusan yang berwenang mereka ambil. Tes umum tentang keramahan tidak menggambarkan batasan praktis posisi tersebut.

Catat perilaku-perilaku utama. Perilaku ini dapat mencakup mendengarkan keluhan, memeriksa catatan yang relevan, menerapkan kebijakan secara tepat, menjelaskan langkah selanjutnya, dan meneruskan masalah jika diperlukan. Bedakan perilaku dari hasil yang tidak dapat dikendalikan kandidat. Seorang agen dapat menangani interaksi yang sulit dengan baik meskipun pengembalian dana yang diminta tidak diizinkan. Penilaian tidak boleh memberi nilai atas janji yang melanggar kebijakan hanya karena terdengar menyenangkan.

Gunakan sejumlah kecil situasi realistis, bukan simulasi menyeluruh atas setiap kemungkinan keluhan. Anda memerlukan bukti yang cukup untuk membantu percakapan perekrutan tanpa menjadikan asesmen sebagai pelatihan tanpa bayaran. Paket Customer Support Agent merupakan titik awal yang tepat. Relevansinya bergantung pada kesesuaian tes dengan pekerjaan dan saluran komunikasi di tim Anda.

Berikan konteks yang cukup kepada kandidat

Pertanyaan situasional sebaiknya mencantumkan kebijakan, kekhawatiran pelanggan, dan wewenang agen. Jika jawaban terbaik bergantung pada aturan internal yang belum pernah diketahui kandidat, pertanyaan tersebut mengukur pengetahuan mereka tentang organisasi Anda, bukan penilaian dalam memberikan layanan. Buat skenarionya ringkas, tetapi jangan menghilangkan informasi yang diperlukan untuk memberikan respons yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagai contoh, jelaskan pesanan yang terlambat, pembaruan pelacakan terbaru, dan pilihan penyelesaian yang tersedia. Nyatakan apakah petugas dapat memberikan pengembalian dana atau harus meminta persetujuan. Minta kandidat menentukan tindakan berikutnya dan memberikan penjelasan singkat. Tanggapan yang kuat seharusnya menggunakan fakta yang diberikan, bukan mengarang kebijakan atau menjanjikan hasil di luar kendali petugas.

Hindari dramatisasi emosi yang tidak perlu. Situasi pelanggan yang frustrasi tetapi realistis dapat menunjukkan bagaimana kandidat menyeimbangkan empati dan ketepatan. Skenario yang ekstrem atau mempermalukan dapat mengukur kenyamanan kandidat dalam mengikuti asesmen, bukan kemampuan dalam pekerjaan layanan sehari-hari. Gunakan bahasa yang sopan dan jelaskan istilah khusus industri. Tujuannya adalah mengamati penalaran yang bermanfaat, bukan mengejutkan atau mempermalukan peserta tes.

Nilai empati dan ketepatan secara bersamaan

Empati itu penting, tetapi tidak seharusnya dibatasi pada daftar ungkapan yang dianggap benar. Kandidat dapat menunjukkan bahwa mereka memahami ketidaknyamanan pelanggan dengan beberapa cara yang wajar. Nilai apakah tanggapan mereka mengakui masalah tersebut dan disampaikan dengan hormat. Jangan mewajibkan kandidat meniru gaya yang disukai seorang penilai jika gaya lain yang jelas dan sesuai juga sama efektifnya.

Ketelitian juga penting. Pesan yang ramah tetapi menyampaikan kebijakan yang salah atau mengungkap informasi pelanggan lain bukanlah respons layanan yang baik. Rubrik penilaian sebaiknya memisahkan nada komunikasi dari ketepatan fakta agar penilai dapat mengenali keunggulan atau kekurangan yang sebenarnya. Penilaian berdasarkan kesan umum saja dapat mengaburkan perbedaan ini dan lebih menghargai tulisan yang terdengar bagus daripada jawaban yang bermanfaat.

Bayangkan sebuah keluhan hipotetis tentang tagihan ganda. Langkah awal yang masuk akal adalah mengakui kekhawatiran pelanggan dan memeriksa catatan penagihan. Langsung menjanjikan pengembalian dana mungkin terdengar membantu, tetapi bisa jadi terlalu dini. Meminta pelanggan menghubungi pihak lain tanpa menyelidiki masalahnya mungkin tidak membantu. Alasan di balik pilihan tersebut lebih informatif daripada apakah kandidat menyertakan ungkapan permintaan maaf yang klise.

Buat contoh tugas tertulis singkat

Tugas tertulis dapat menunjukkan cara kandidat menyampaikan suatu keputusan dalam bentuk pesan. Berikan kebijakan singkat dan minta kandidat menulis balasan dengan panjang yang wajar. Jelaskan siapa pembacanya dan saluran komunikasi yang digunakan. Balasan melalui obrolan mungkin perlu memiliki struktur yang berbeda dari email, jadi jangan menilai keduanya seolah-olah merupakan tugas yang sama.

Gunakan detail pelanggan fiktif. Jangan mengungkap tiket dukungan yang sebenarnya atau informasi pribadi tanpa dasar yang sesuai dan sah. Hapus pengetahuan khusus perusahaan yang akan dipelajari karyawan baru selama orientasi. Jika suatu alat atau templat biasanya tersedia dalam pekerjaan, tentukan apakah alat atau templat tersebut boleh digunakan dalam asesmen dan nyatakan dengan jelas. Aturan penggunaan alat harus mencerminkan keterampilan yang ingin Anda amati.

Rubrik praktis dapat menilai apakah jawaban mengidentifikasi masalah, menyebutkan langkah berikutnya yang tepat, menghindari janji yang tidak didukung, dan tetap mudah dipahami. Minta penjelasan singkat jika Anda perlu mengetahui alasan di balik pilihan yang dibuat. Pastikan tugas tetap proporsional dan jangan menggunakan jawaban kandidat sebagai konten dukungan komersial tanpa biaya.

Lembar kerja tahap seleksi pertama Anda

Buat rencana satu halaman sebelum mengirim undangan. Sebutkan peran tersebut dan cantumkan tugas-tugas utamanya. Di samping setiap tugas, tentukan bukti yang Anda perlukan dan metode penilaian yang dapat memberikannya. Tandai persyaratan yang dapat diajarkan selama orientasi agar tidak menjadi hambatan masuk yang tidak perlu.

Selanjutnya, susun undangan dan rubrik penilaian secara bersamaan. Jika Anda tidak dapat menjelaskan suatu tugas kepada kandidat dengan bahasa yang sederhana, periksa apakah tujuannya sudah jelas. Jika penilai tidak dapat menjelaskan suatu nilai berdasarkan hal-hal yang dapat diamati, perbaiki rubriknya. Uji petunjuk tersebut kepada seseorang yang tidak familier dengan proses internal Anda.

Setelah putaran selesai, tinjau instruksi yang kurang jelas, perkiraan durasi, akomodasi, dan perbedaan pendapat di antara penilai. Catat perubahan yang ingin Anda lakukan beserta alasannya. Batasi kesimpulan Anda: putaran pertama dapat mengungkap masalah alur kerja, tetapi tidak dapat membuktikan validitas prediktif secara luas.

Pertanyaan untuk keputusan akhir

• Apakah setiap tahap berkaitan dengan persyaratan penting pekerjaan?
• Apakah total waktu yang diminta dari kandidat sebanding dengan prosesnya?
• Apakah alat, durasi, dan pemantauan dijelaskan sebelum tes dimulai?
• Dapatkah penilai membedakan bukti dari asumsi?
• Siapa yang menangani pertanyaan, permintaan akomodasi, dan permintaan data?
• Apa yang akan Anda tinjau setelah proses perekrutan selesai?

Lanjutkan ke pustaka tes, paket tes berdasarkan posisi, dan kumpulan templat.