このテストで測定する内容
記録、書類、メール、カレンダーを管理するオフィス管理者、受付担当者、アシスタントに役立ちます。自社のシステムを使った短い実務課題と組み合わせてください。
- 書類の整理と確認
- WordとOutlookの基礎
- スケジュール調整
ファイルは姓のアルファベット順に保管されています。最初に来るファイルはどれですか？
練習問題の例です。妥当性が検証された評価ではありません。
スコアはどのように活用すべきですか？
スキルの証拠は、関連する業務サンプルや構造化面接とあわせて確認してください。レポートには、素点または換算スコアが含まれます。適切な規準データがある場合は、参照グループとバージョンを添えたパーセンタイルも表示されます。
高得点を業務遂行能力の保証とみなしたり、低得点だけでその人の能力の全体を判断したりしないでください。 スコアと基準値を理解する
誠実性と公平性について
ソフトウェアのバージョンによって違いがあります。このテストでは、特定のバージョンのメニューではなく、一般的な機能を扱います。支援技術を使用する候補者には、必要な配慮を提供してください。
受検の信頼性に関する設定には、問題のランダム化やブラウザーイベントの記録が含まれます。任意のカメラチェックを行うには、事前の通知と同意が必要です。このページのデモはお使いの端末上で動作し、あなたを監視することはありません。
公平性への取り組みを読むよくある質問
テストの所要時間はどれくらいですか？+
20問のテストにかかる時間は約12分です。
利用できる言語と形式は何ですか？+
テストは英語で実施されます。形式: 選択式問題と短い課題。マーケティングサイトが翻訳されていても、テストも翻訳されているとは限りません。
これだけを採用判断の基準にできますか？+
いいえ。職務に関連する証拠、必要な配慮、人による確認を組み合わせてください。このページの練習問題は例示であり、採点対象のテストではありません。
事務職テストは受付担当者にも適していますか？+
はい。受付担当者は、テストで扱うスケジュール調整、Outlookの操作、確認作業のスキルを日々使います。スケジュール調整とメールに関する問題を特に重視し、テストの後に、会議の予約と来訪者からの問い合わせへの返信を行う短い課題を加えてください。
事務職試験とオフィススキルテストの違いは何ですか？+
これらの用語が指す内容には重なりがあります。事務職の試験は通常、書類整理、確認、記録管理などを指します。一方、オフィススキルテストにはWordやOutlookなどのソフトウェアが加わることがよくあります。このテストでは、スケジュール管理に加えて両方の内容を組み合わせており、多くのオフィス職の日常業務を1つのアセスメントで確認できます。
これは採用向けのMS Officeテストですか？+
書式設定、変更履歴の記録、メールやカレンダーの操作など、WordとOutlookの基本に加えて、ファイル整理、確認、スケジュール管理も扱います。Excelについては、初級または中級のExcelテストを同じ評価に追加してください。
事務職向けテストは、特定のバージョンのOfficeに依存しますか？+
いいえ。問題には最近のバージョンで同じように使える関数を使用しているため、異なるバージョンを使っていても候補者の評価が下がることはありません。招待時に、使用しているソフトウェアスイートを候補者に伝えてください。
事務処理能力テストにはどのくらい時間がかかりますか？+
このテストは12分間で20問に回答します。選択問題と短い課題が含まれます。候補者は最初に練習問題に取り組み、採点対象の問題から時間の計測が始まります。
候補者はスマートフォンで事務処理能力テストを受けられますか？+
スマートフォンでも受けられますが、特に短い課題やスケジュールに関する問題では、デスクトップパソコンやノートパソコンを使うと、より比較しやすい結果が得られます。案内には使用する端末を明記しましょう。
この事務処理能力テストは、どのような人に適していますか
オフィス管理者、受付担当者、事務・個人アシスタント、記録・ファイリング担当者など、書類、メール、カレンダーを管理する職種には、この事務スキルテストをご利用ください。学歴や資格ではなく、実際の業務に必要なスキルを確認するため、未経験者から経験者まで幅広い採用に適しています。
採用向けスキルアセスメントテストライブラリに含まれる実務テストの1つです。表計算ソフトも使う職種にはMicrosoft Excel基礎を追加できます。Googleを中心に利用する職場には、Google Workspaceテストをご覧ください。実務スキルテストのハブでは、各実務テストを一覧でご覧いただけます。オフィス管理者向けバンドルに追加するか、このテストを中心に独自のアセスメントを作成できます。
事務職向けテストの内容は？
事務職向けの事務処理能力テストでは、通常、次の3分野を確認します。HireValidのテストも同じ構成です。
- ファイリングと照合。 書類をアルファベット順、番号順、日付順に並べ、記録の2つのバージョンの違いを見つけます。
- WordとOutlookの基本操作。 書式設定、ヘッダー、変更履歴の記録などの一般的な文書作成業務と、全員への返信、会議の予定設定、自動応答の設定などのメールやカレンダーの業務を扱います。
- スケジュール管理と優先順位付け。 会議と締め切りを調整し、予定の重複を見つけ、優先事項を判断します。
問題では、最近のバージョンで同じように使える機能を扱うため、異なるバージョンを使っていても候補者の評価が下がることはありません。Microsoft Office適性テストとして、WordとOutlookに重点を置いています。表計算スキルはExcelテストで確認します。
事務処理能力のスコアの目安
テストでは20点満点の素点が示され、適切な標準データがある場合は、参照集団とともにパーセンタイルも表示されます。このような実務テストでは、素点が最も参考になることがよくあります。候補者が日常的なオフィス業務をいくつ正しく処理できたかを示すためです。
実際の業務をもとに基準を設定してください。会議室の予約やメール対応をする受付担当者には、スケジュール管理とOutlookの高いスコアが求められます。記録管理担当者には、正確なファイリングと確認作業が必要です。合計点だけでなく、どの問題を間違えたかも確認してください。
実務課題や面接と組み合わせて活用する方法
テストの後に、自社のシステムを使った15分の課題を行います。返信や会議の設定が必要なメールが3件入った受信トレイと、いくつかの誤りを修正する文書を用意してください。候補者の整理能力や、作業を確認するかどうかがすぐにわかります。
構造化面接では、すべての候補者に同じ質問をしてください。オフィス管理者向け面接質問には、優先度の異なるタスクの整理についての質問が含まれており、応用できます。
このテストがAIの利用にどう対応するか
事務処理の問題は実務的です。記録を並べ替える、詳細を比較する、予定表に会議を入れるといった内容を、1問あたり約36秒の制限時間で解きます。各問題をAIツールに説明するより、自分で解くほうが早いでしょう。問題はランダム化されたプールから出題されるため、候補者によって名前、数値、時刻が異なります。
インテグリティ設定では、タブを離れる、テキストを貼り付けるといったブラウザー上の操作を記録し、人が確認するためのIntegrity Scoreに反映します。最も有効な確認方法は、自社システムで実務課題を行ってもらうことです。各シグナルとその限界については、インテグリティの概要をご覧ください。
採用担当者向けのヒント
- Say which software you use. Tell candidates whether you work in Microsoft 365 or another suite, even though the test covers common functions.
- Match the test to the role. Add Excel for spreadsheet-heavy jobs and attention to detail for records roles.
- Recommend a desktop or laptop for comparable results on the short tasks.
- Keep cut-offs job-related. A receptionist and a records clerk need different strengths.
- Offer accommodations, including support for candidates who use assistive technology.
テストで見つかる、事務作業のよくあるミス
事務上の小さなミスでも、全員の作業を遅らせることがあります。このテストでは、そうしたミスにつながる習慣を確認します。
- ファイリングミス。 特に接頭辞、ハイフン、先頭のゼロがある場合に、アルファベット順や数値順を崩してしまうこと。
- 違いの見落とし。 金額や日付が異なるのに、2つの記録が一致していると承認してしまうこと。
- 予定の重複。 別の会議と時間が重なる予定を入れたり、部屋間の移動時間を考慮し忘れたりすること。
- メールの宛先間違い。 スレッド全体に共有すべき更新を送信者だけに返信したり、その逆をしたりすること。
- 変更内容の消失。 変更履歴を記録せずに共有文書を編集し、どこを変更したのか誰にもわからなくなること。
こうしたミスを避けられる候補者は、オフィス業務を円滑に進められます。秘書向け評価テストやオフィススキルテストでは、雇用主が特に確認したい行動です。
さまざまなオフィス職に必要な事務処理スキル
同じ事務処理テストでも、職務に照らして結果を見れば、複数の職種に活用できます。受付スタッフでは、スケジュール調整やOutlookに関する問題を重視しましょう。カレンダー、来訪者、メッセージを扱う仕事だからです。記録管理・ファイリング担当者では、書類の整理順序と確認の正確性を最も重視します。事務アシスタントや秘書では、3つの分野すべてで力を発揮できるかを確認しましょう。バーチャルアシスタントにはリモートワークの要素も加わるため、チームがGoogleのツールを使っている場合は、Google Workspaceテストも組み合わせてください。
どの職種でも、自社のシステムを使った短い課題を実施すれば、テストの結果を確かめられます。
事務処理テストとタイピングテストの違い
事務処理能力テストとタイピングテストでは、異なる能力を測定します。採用向けタイピングテストでは、文章をどれだけ速く正確に入力できるかを確認します。事務処理能力テストでは、情報の整理や照合、メールや文書の使用、カレンダー管理の能力を確認します。多くの事務職では両方が必要です。タイピングが速くても、記録を間違った順番でファイリングすれば、ほかの人の作業が増えてしまいます。大量の記録を入力する職務には、データ入力とテンキーのテストも組み合わせるとよいでしょう。
面接前にオフィススキルを確認
評価テストに一般事務・MS Officeテストを追加し、同じ課題で候補者を比較しましょう。