職務記述書テンプレートと面接質問集

求める人材を惹きつける求人票の書き方

優秀な候補者は求人広告をすばやく読み、数秒で読み進めるかどうかを決めます。効果的な求人広告は、簡潔で具体的、そして誠実です。職務記述書を一から書く方法に迷ったら、職種名ではなく仕事内容から始めましょう。

1. 入社後1か月と6か月で担当する業務を書き出します。 このリストが職務内容になります。
2. 主な職務を5〜6つ選び、 それぞれを重要な理由とともに、わかりやすい文で説明します。
3. 業務の例を加えます。 よくある作業や依頼を示すと、候補者は実際の仕事をイメージしやすくなります。また、後で実務課題としても活用できます。
4. 必須条件と歓迎条件を分けます。 選考では、初日から業務に必要な条件だけを確認しましょう。
5. 実務に関する情報を記載します。 給与の範囲、勤務時間、勤務地またはリモート勤務の形態、直属の上司を明記しましょう。
6. 採用プロセスを説明します。 スキルテストの有無、所要時間、配慮を希望する方法も含めます。

このライブラリの職務記述書テンプレートは、すべてこの順序に沿っています。掲載されていない職種にも使えます。見出しはそのままにして、内容を置き換えれば、職務記述書を作成する際のテンプレートになります。

職種別の職務記述書の例

以下の職務記述書テンプレートでは、カスタマーサービスや営業開発から、事務アシスタント、マーケティングコーディネーター、データアナリスト、バーチャルアシスタント、ジュニア開発者まで、中小企業でよくある職種を取り上げています。各ページには、コピーして使えるテンプレート全文、一般的な業務内容、必須条件と歓迎条件のリスト、テストするスキルが含まれています。

該当する職種がない場合は、中小企業向けの職務記述書テンプレートをご利用ください。シンプルで汎用的な形式です。これらの職務記述書の例は、あくまで出発点としてお使いください。適切な求人票には、職種の一般的な説明ではなく、実際の仕事内容やチーム、給与を記載します。

記載しない内容

何を加えるかと同じくらい、何を省くかも大切です。

• 必須ではない条件。 学位、経験年数、長すぎるツールの一覧は、能力のある人の応募をためらわせることがあります。最初の数週間で身につけられるスキルなら、「あれば尚可」にするか、省きましょう。
• 偏見や排他性につながる表現。 年齢（「若いチーム」「デジタルネイティブ」）、性別（「彼が担当します」「マンパワー」）、特定の経歴を連想させる言葉は、優れた応募者を遠ざけたり、法的リスクにつながったりする可能性があります。
• 曖昧な決まり文句。 「スピード感のある環境」や「その他必要に応じた業務」といった表現では、候補者に何も伝わりません。実際の業務のペースや幅を具体的に説明しましょう。
• 確認できない条件。 「情熱がある」や「自発的に行動できる」は、公平に測定できません。意図する行動を具体的に示し、それを評価しましょう。
• 個人的な質問。 求人広告や応募フォームで、家族、健康、宗教、その他の保護される属性について尋ねないでください。

求人広告は短いほどスマートフォンで読みやすくなります。多くの候補者は、まずスマートフォンで求人を目にします。

賃金の透明性の基本

求人広告に給与の範囲を記載することは、条件に合った応募を増やすための最も簡単な方法の1つです。候補者は自分の希望に合う仕事かどうかをすぐに判断でき、選考の後半で給与を理由に辞退する人も減ります。

また、法的な義務となっている地域も増えています。米国の複数の州や市では、一定規模以上の雇用主に求人広告で給与範囲を示すよう義務付けています。また、欧州連合の「賃金透明性指令」では、雇用主は面接段階より前に応募者へ給与情報を伝える必要があります。適用対象、給与範囲の定義、開示の時期は規則によって異なるため、リモート職を含め、採用するすべての地域の規則を確認してください。

義務付けられていない地域でも、少なくとも初任給や現実的な給与範囲を示すことは、引き続き望ましい方法です。実際に支払う意思のある範囲を記載してください。

職務記述書からアセスメントまで

職務記述書は、公平な採用プロセスの第一歩であり、独立した文書ではありません。記載した業務内容がテストするスキルになり、業務の例が実務課題になります。各テンプレートは、職種別のスキル評価テストのセットにつながっています。そのため、必須要件を満たす応募者全員に同じ短いテストを実施してから、履歴書を詳しく確認できます。

テスト後は、特に有力な候補者を構造化面接に招待します。各職種に対応する面接質問と採点ガイドがあり、面接評価シートを使えば、候補者全員を同じ基準で評価できます。中小企業向け採用プロセスでは、これらのステップをまとめて紹介しています。また、構造化面接のガイドでは、質問の作成方法と採点方法を説明しています。

面接質問セットを活用する

構造化面接の質問セットでは、すべての候補者に同じ主要な質問を同じ順序で尋ねます。追加質問と1から4までの採点基準も用意されています。質問では、職務内容やテストと同じスキルを確認するため、印象ではなく根拠に基づいて候補者を比較できます。回答ごとに採点し、根拠を一言記録してください。他の面接担当者との点数比較は、全員の採点が終わってから行います。