評価ガイド付き受付担当者向け面接質問

これらの質問の使い方

受付テストのバンドルを受けた候補者のうち、特に有望な人に、こちらの受付担当者向け面接質問をお使いください。順番に質問し、全員に同じ追加質問をして、回答ごとに評価を記録します。オフィス、クリニック、ホテル、サービス業に適しています。特に忙しい受付の場合は、電話が鳴る中で来訪者を迎える短いロールプレイを加えてください。

良い回答に含まれる要素

テンプレートの1〜4の評価基準に沿って、各回答を採点してください。各質問への良い回答には、通常、次のような要素が含まれます。

1. **複数の人から同時に助けを求められた場合：**全員に応対し、緊急度を判断し、それぞれに状況を伝えること。
2. **来訪者を迎えてサポートした経験：**相手の問題を解決しながら、歓迎されていると感じてもらった具体例。
3. **予定表やメッセージに関する失敗：**予定の二重登録やメッセージの紛失を認め、修正し、記録方法を変えたこと。
4. **受付業務の確認：**誰になら業務を中断して声をかけてもよいか、予約のルール、メッセージの送付先について質問すること。
5. **正確な記録に関するフィードバック：**電話番号を復唱したり、メッセージのテンプレートを使ったりするなど、具体的な改善をしたこと。
6. **ツール：**予定表、メール、来訪者記録を使い、予約を確定する前に自分で確認すること。

注意すべき兆候

これらは自動的に不採用とする理由ではなく、追加質問のきっかけとして扱ってください。

• 待っている来訪者や電話の相手を無視すると説明する。
• メッセージを正確に記録する方法がない。
• 使用しているというカレンダーや予約ツールについて説明が曖昧。
• 困難な場面ではいつも来訪者や同僚のせいにする。

緊張すると、誰でも最初の回答が曖昧になることがあります。採点する前に追加で質問してください。懸念点に気づいたら、候補者に具体例を尋ねるか、考え方を説明してもらい、第一印象ではなく、その後の回答を評価してください。

面接と組み合わせる実務課題

面接では、テンプレートにある課題も実施します。マネージャーの予定に合わせて3件の会議を設定し、来訪者からの問い合わせに返信し、電話の伝言を正確に記録してもらいます。制限時間は15分です。正確さとわかりやすさを評価します。受付担当者向け評価では、面接前に実施するテストを確認できます。事務処理とMS Officeも含まれます。

回答を一貫して採点する

すべての候補者を同じ基準で採点し、その都度、根拠を記録してください。無料の面接評価シートのテンプレートをコピーし、これらの受付担当者向け面接質問を評価項目として記載します。他の面接担当者と内容を比較する前に、各点数の根拠を一行ずつ書きましょう。面接担当者が2人いる場合は、まず各自で採点し、点数に1点を超える差がある回答について話し合ってください。構造化面接のガイドでは、4段階評価の例を交えて、評価基準のすり合わせについて詳しく説明しています。

面接前にスキルの根拠を集める

面接は、主要な業務を遂行できる人が誰かを把握してから行うと効果的です。基本要件を満たす応募者全員に短いスキルテストを送り、結果の上位者数名と面接しましょう。候補者のテスト回答を1つ選んで面接に持ち込み、考え方を説明してもらいます。結果を確かめられるうえ、自然な追加質問にもつながります。中小企業の採用プロセスでは、求人内容の決定から内定まで、各ステップの位置づけを紹介しています。