採用向け事務アシスタントテスト

事務アシスタントテストでAIの利用を抑える仕組み

各候補者には、大規模な問題プールから異なる問題セットが出題されます。問題の順番と選択肢はシャッフルされるため、名前や時刻、詳細は候補者ごとに異なります。問題はサーバーから1問ずつ配信され、それぞれに制限時間があります。候補者は前の問題に戻れず、正解データがブラウザーに送られることもありません。時間はサーバー側で計測されるため、ページを再読み込みしても、残り時間とともに同じ問題が表示されます。

問題文はコピーできず、コピーがブロックされた場合はその記録が残ります。タブから離れていた時間、貼り付け、極端に速い回答などのシグナルは、企業が確認できるタイムラインとともにIntegrity Scoreにまとめられます。このスコアが候補者について何かを自動で決定することはありません。

スコアを実務課題や構造化面接とあわせて活用

結果は証拠の1つとして扱い、それだけで判断しないでください。総合結果に加え、5つのスキル別結果も確認しましょう。受付担当者ならカレンダー管理やオフィスでの状況判断が重要になり、記録を扱う職種なら記録やフォームの確認が重要になります。

テストの後は、自社のシステムを使った15分間の実務サンプルを行います。返信が必要なメッセージや会議の設定が必要なメッセージが3件入った短い受信トレイと、いくつかのミスを見つけるフォームを用意します。候補者の整理力や、自分の仕事を確認するかどうかがすぐに分かります。その後、すべての候補者に同じ質問をする構造化面接を実施しましょう。

この事務アシスタント適性検査はどの職種に適していますか？

オフィス運営を支える職種には、この事務アシスタント適性検査をご活用ください。対象となるのは、事務アシスタント、エグゼクティブアシスタント、オフィスマネージャー、チーム・プロジェクトコーディネーター、人事アシスタント、秘書、受付担当者、オフィス業務を担うフロントデスクやカスタマーサポートのスタッフです。代表的な職種として、オフィス管理者、受付担当者、バーチャルアシスタントが挙げられます。

難易度は中級レベルです。正式な資格ではなく、実際の業務内容を確認します。10分間で、明確なメッセージの作成、予定表への会議の登録、元の情報と照らし合わせた書類の確認、依頼に問題が起きた際の対応判断、文書化された方針の適用という、日常業務に関わる5つの分野を評価します。

オフィスソフトのスキルは評価しません。文書、表計算シート、メールを日常的に使う職種には、テストライブラリからMicrosoft 365やGoogle Sheetsなどのソフトウェアテストを追加してください。大量の文字を入力する職種には、タイピングテストを追加しましょう。職務に必要なスキルごとに1つのテストを選ぶと、内容が重複する複数のテストよりも、候補者の力を明確に把握できます。

採用時に確認したい、よくあるオフィス業務のミス

オフィスでのミスは大きな問題にならないことも多いですが、業務全体を遅らせます。このテストの5つの分野では、よくあるミスの原因となる習慣を確認します。

• 相違点を見落とす。 金額、日付、参照番号などが異なる2つの記録を、同じ内容として承認することです。記録とフォームの確認では、この点を見ます。
• 予定を重複させる。 別の会議と重なる予定を入れたり、必要な会議の間に時間を確保しなかったりすることです。カレンダーに関する問題では、この点を見ます。
• 分かりにくいメッセージ。 次に何が起きるかが読み手に伝わらない返信は、メールのやり取りを増やします。業務文書に関する問題では、この点を見ます。
• 方針を確認せずに推測する。 文書化された方針と異なるのに、記憶に頼って依頼に対応することです。方針に関する問題には適用されるルールが記載されているため、特定の会社の慣習によって正解が変わることはありません。
• 何でもエスカレーションする、または何もしない。 オフィスでの状況に関する問題では、自分で対応する場面と相談する場面を見ます。

こうしたミスを避けられる候補者は、オフィス業務を円滑に進められます。面接でも、これらのうち1つについて尋ねてみてください。実際に同じミスを経験した人は、たいてい、どう改善したかをよく覚えています。

職種ごとの結果の見方

職種に合わせて結果を確認すれば、同じ事務アシスタント適性検査をさまざまな職種に活用できます。

受付・フロントデスクの職種では、来訪者や予約、予定どおりに進まない依頼への対応が中心となるため、予定管理とオフィスでの状況判断が特に重要です。記録管理または人事アシスタントでは、記録や書類の確認、文書化された方針の適用を重視します。事務アシスタントまたはエグゼクティブアシスタントでは、5つの分野全体の力を確認し、特に職場での文章作成に注目しましょう。ほかの人に代わってメッセージを送る業務が多いためです。

この検査とタイピングテストでは、測定する能力が異なります。タイピングテストでは入力の速さと正確さを確認します。この検査では、文章作成、計画、確認、判断の力を確認します。多くのオフィス職では両方が必要です。入力が速くても、同じ時間に2件の会議を予約すれば、ほかの人の手間が増えてしまいます。

職種を問わず、自社のシステムを使った短い実務課題と構造化面接を組み合わせると、検査結果をさらに確かめられます。