受付担当者の職務記述書テンプレート

このテンプレートの使い方

テンプレートをコピーし、角括弧内のプレースホルダーをすべて置き換え、該当しない項目は削除してください。簡潔で率直な受付担当者の求人票にしましょう。そうすることで、職務に合う候補者に応募してもらいやすくなり、仕事に向かない人の応募を抑えられます。公開前に給与の範囲、勤務地、勤務時間を確認し、要件がすべて入社後数か月の業務で実際に必要なものか確かめてください。

記載する内容：受付の業務

一般的な受付業務には、来訪者の出迎えと案内、電話応対と取り次ぎ、正確な伝言、会議室やカレンダーの管理、郵便物や配達物の対応、来訪者記録の更新、同僚への簡単な事務サポートなどがあります。職場で特に重要な業務を5～6つ選び、わかりやすい言葉で説明しましょう。

クリニック、ホテル、顧客対応を行う事業所などでの仕事なら、予約の受付や宿泊客のチェックインなど、職場に特有の業務も加えて、候補者が仕事内容を理解できるようにしましょう。

公平で包摂的な求人広告の作成

職務に必要な条件だけを求めましょう。業務上本当に必要な場合を除き、学位や一定の経験年数を必須にしないでください。また、特定の年齢、性別、経歴を想定させる表現も避けましょう。可能であれば給与の範囲を記載し、候補者が配慮を依頼する方法と、スキルテストの有無や所要時間を含む採用プロセスを説明してください。中小企業向けの採用プロセスガイドでは、求人広告の作成を含むプロセス全体を紹介しています。

職務記述書からアセスメントまで

テンプレートの業務例では、候補者に会議の予約、来訪者からの問い合わせへの返信、電話の伝言記録を依頼します。求人広告、テスト、面接で同じ職務を説明できるよう、ワークサンプルにも同じ業務を使いましょう。受付スタッフ向けアセスメントでは最初に送るテストを確認でき、受付スタッフ向け面接質問では構成に沿った面接を行えます。

給与、勤務時間、勤務形態

候補者はこれらの項目をよく読むため、具体的に記載しましょう。給与の範囲、または少なくとも初任給と、それが時給制か年俸制かを明記します。勤務時間、シフト勤務や週末勤務の有無、出社・ハイブリッド・リモートのいずれかも記載してください。支給する機器や、入社後数週間に受けられるトレーニングについても触れましょう。詳細を明確にすると、条件を受け入れられない人からの応募を減らし、適任の受付担当者が安心して応募しやすくなります。

求人掲載後

必須要件を満たす応募者全員に同じ短いスキルテストを送り、上位の候補者を構造化面接に招待します。この受付担当者の職務記述書に記載された業務を基準に、全員を同じ面接評価シートで評価しましょう。そうすることで、求人広告、テスト、面接で同じ職務を評価できます。構造化面接ガイドでは、質問の作成と評価の方法、および複数の面接担当者がいる場合の評価基準の調整方法を説明しています。