管理アシスタントの職務記述書テンプレート

このテンプレートをカスタマイズする方法

まず、サポートするチームと主な役割を説明しましょう。たとえば、20人規模のオフィスを円滑に運営する、または2人の役員をサポートする、といった内容です。次に、業務にかかる時間が長い順に職務を並べ、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、使用するソフトウェアを記載します。

フルタイムかパートタイムか、出社勤務かハイブリッド勤務か、報告先も明記しましょう。管理業務の内容は職場によって大きく異なるため、実際の仕事を明確に示すことで、適任の候補者が求人広告を見て自分に合うと判断しやすくなります。

記載する内容：事務アシスタントの業務

一般的な事務アシスタントの業務には、スケジュール管理や会議の設定、記録やファイルの正確な管理、書類や簡単なスプレッドシートの作成、メールや電話での問い合わせ対応、備品の発注、請求書や経費の処理、同僚の日常業務のサポートなどがあります。特に重要な業務を5～6つ選び、わかりやすい言葉で説明しましょう。

オフィス管理担当者の求人票には、施設、取引先、安全衛生記録など、オフィス自体の管理業務が加わることもあります。担当範囲に含まれる場合は、その旨と規模（従業員数や拠点数など）を記載しましょう。

必須条件と、あれば望ましい条件

Must-have (screen on these):

• Accuracy with records, figures and documents
• Organising competing tasks and deadlines
• Confident use of email, calendars and basic spreadsheets
• Clear, polite communication with colleagues and visitors

Nice to have (mention, but do not screen on these):

• Experience with your specific software or systems
• Bookkeeping or purchasing experience
• Experience supporting senior managers

Keep the must-have list short. Every extra requirement removes candidates, and requirements that are not needed for the work can screen out good admin staff unfairly. If a skill can be learned in the first few weeks, it belongs under nice to have.

この職種で評価するスキル

オフィス管理者向けアセスメントには、合計約38分で受けられる4つのテストが含まれています。

• 一般認知能力（12分）では、新しいシステムをどれだけ速く習得し、初めて直面する問題を解決できるかを確認できます。
• 細部への注意力（8分）では、記録を正確に確認し、不一致に気づけるかを確認できます。
• Microsoft Excel - 初級（10分）では、事務作業で使う表計算シートの並べ替え、フィルター、合計の計算ができるかを確認できます。
• 時間管理と優先順位付け（8分）では、複数の人からサポートを求められたとき、何から取り組むかを判断できるかを確認できます。

求人票の応募要件、送付するテスト、面接で尋ねる質問の3つで、同じスキルを確認しましょう。事務アシスタント向け面接質問も同じスキルに沿っており、テンプレート内の業務例は実務サンプルとしても使えます。必須要件を満たす応募者全員に同じテストを送り、その後、有望な候補者を面接しましょう。

公平で包摂的な求人広告の作成

職務に必要な条件だけを求めましょう。業務上本当に必要な場合を除き、学位や一定の経験年数を必須にしないでください。また、特定の年齢、性別、経歴を想定させる表現も避けましょう。可能であれば給与の範囲を記載し、候補者が配慮を依頼する方法と、スキルテストの有無や所要時間を含む採用プロセスを説明してください。中小企業向けの採用プロセスガイドでは、求人広告の作成を含むプロセス全体を紹介しています。

求人掲載後

必須要件を満たす応募者全員に同じ短いスキルテストを送り、上位の候補者を構造化面接に招待します。この事務アシスタントの職務記述書テンプレートに記載された業務を基準に、全員を同じ面接評価シートで評価しましょう。そうすることで、求人広告、テスト、面接で同じ職務を評価できます。構造化面接ガイドでは、質問の作成方法と評価方法を説明しています。ほかのテンプレートは職務記述書テンプレートのライブラリをご覧ください。