Apa yang diukur oleh tes ini?
Berguna untuk administrator kantor, resepsionis, dan asisten yang mengelola catatan, dokumen, email, dan kalender. Padukan dengan tugas praktik singkat menggunakan sistem Anda sendiri.
- Pengarsipan dan pemeriksaan
- Dasar-dasar Word dan Outlook
- Penjadwalan
Berkas diurutkan secara alfabetis berdasarkan nama keluarga. Berkas mana yang berada di urutan pertama?
Contoh soal latihan ilustratif. Bukan asesmen yang telah divalidasi.
Bagaimana skor sebaiknya digunakan?
Tinjau bukti keterampilan bersama contoh pekerjaan yang relevan dan wawancara terstruktur. Laporan mencakup hasil mentah atau hasil berskala, serta persentil berikut kelompok referensi dan versinya jika data norma yang sesuai tersedia.
Jangan menganggap skor tinggi sebagai jaminan kinerja atau skor rendah sebagai gambaran lengkap tentang kemampuan seseorang. Pahami penilaian dan tolok ukur.
Bagaimana dengan integritas dan keadilan?
Versi perangkat lunak dapat berbeda. Tes ini mencakup fungsi umum, bukan menu pada versi tertentu; sediakan penyesuaian bagi kandidat yang menggunakan teknologi bantu.
Pengaturan integritas mencakup soal acak dan bukti aktivitas browser. Pemeriksaan kamera bersifat opsional dan memerlukan pemberitahuan serta persetujuan. Demo di halaman ini berjalan secara lokal dan tidak memantau Anda.
Baca pendekatan kami terhadap keadilanPertanyaan yang sering diajukan
Berapa lama tes ini berlangsung?+
Tes ini memerlukan waktu sekitar 12 menit untuk 20 pertanyaan.
Bahasa dan format apa yang tersedia?+
Tes ini menggunakan bahasa Inggris. Format: Pilihan ganda dan tugas singkat. Terjemahan situs web pemasaran tidak berarti asesmen tersedia dalam bahasa terjemahan tersebut.
Apakah saya dapat menggunakan ini sebagai satu-satunya dasar keputusan perekrutan?+
Tidak. Gabungkan bukti yang relevan dengan pekerjaan, akomodasi, dan tinjauan oleh manusia. Soal latihan di halaman ini hanya ilustrasi, bukan tes yang dinilai.
Apakah tes administrasi ini cocok untuk resepsionis?+
Ya. Resepsionis menggunakan keterampilan penjadwalan, Outlook, dan pemeriksaan yang diujikan setiap hari. Beri bobot paling besar pada pertanyaan tentang penjadwalan dan email, lalu lanjutkan tes dengan tugas singkat untuk menjadwalkan rapat dan membalas pertanyaan pengunjung.
Apa perbedaan antara ujian administrasi dan tes keterampilan perkantoran?+
Istilah-istilah tersebut memiliki makna yang tumpang tindih. Tes administrasi biasanya mencakup tugas pengarsipan, pemeriksaan, dan pencatatan, sedangkan tes keterampilan perkantoran sering kali mencakup penggunaan perangkat lunak seperti Word dan Outlook. Tes ini menggabungkan keduanya, serta penjadwalan, sehingga satu asesmen mencakup pekerjaan sehari-hari di sebagian besar posisi perkantoran.
Apakah ini tes MS Office untuk keperluan rekrutmen?+
Tes ini mencakup dasar-dasar Word dan Outlook, seperti pemformatan, pelacakan perubahan, tugas email dan kalender, serta pengarsipan, pemeriksaan, dan penjadwalan. Untuk Excel, tambahkan tes Excel tingkat dasar atau menengah ke asesmen yang sama.
Apakah tes administrasi bergantung pada satu versi Office?+
Tidak. Pertanyaan menggunakan fungsi yang bekerja dengan cara sama pada versi-versi terbaru, sehingga kandidat tidak mendapat nilai lebih rendah karena menggunakan versi yang berbeda. Beri tahu kandidat suite yang Anda gunakan dalam undangan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tes administrasi perkantoran?+
Tes ini terdiri dari 20 soal yang harus diselesaikan dalam 12 menit, dengan gabungan soal pilihan ganda dan tugas singkat. Kandidat akan melihat soal latihan terlebih dahulu, dan penghitung waktu dimulai saat soal yang dinilai ditampilkan.
Apakah kandidat dapat mengikuti tes administrasi perkantoran melalui ponsel?+
Kandidat dapat membuka tes melalui perangkat tersebut, tetapi komputer desktop atau laptop akan memberikan hasil yang paling mudah dibandingkan, terutama untuk tugas singkat dan pertanyaan tentang penjadwalan. Cantumkan perangkat yang harus digunakan dalam undangan.
Siapa yang sebaiknya menggunakan tes administrasi ini
Gunakan tes keterampilan administrasi perkantoran ini untuk administrator kantor, resepsionis, asisten administrasi dan asisten pribadi, petugas arsip dan pengarsipan, serta posisi lain yang mengelola dokumen, email, dan kalender. Tes ini cocok untuk kandidat tingkat pemula maupun yang berpengalaman karena menguji tugas yang dilakukan dalam pekerjaan, bukan kualifikasi formal.
Tes ini merupakan salah satu tes praktis di pustaka tes penilaian keterampilan untuk perekrutan. Untuk posisi yang juga menggunakan spreadsheet, tambahkan Microsoft Excel dasar; untuk kantor yang menggunakan Google, lihat tes Google Workspace. Pusat tes keterampilan praktis menampilkan semua tes praktis secara berdampingan. Anda dapat menambahkannya ke paket administrator kantor atau menyusun penilaian Anda sendiri dengan tes ini.
Apa saja yang diujikan dalam tes administrasi perkantoran?
Tes administrasi untuk posisi kantor biasanya mencakup tiga area, dan tes HireValid mengikuti pola yang sama:
- Pengarsipan dan pemeriksaan. Menyusun catatan menurut urutan abjad, angka, atau tanggal, serta menemukan perbedaan antara dua versi catatan.
- Dasar-dasar Word dan Outlook. Tugas dokumen umum, seperti pemformatan, header, dan pelacakan perubahan; serta tugas email dan kalender, seperti membalas semua penerima, menjadwalkan rapat, atau mengatur balasan otomatis saat tidak di kantor.
- Penjadwalan dan penentuan prioritas. Menyelaraskan jadwal rapat dan tenggat, menemukan bentrokan jadwal, dan menentukan hal yang harus didahulukan.
Soal menggunakan fungsi yang bekerja dengan cara yang sama di berbagai versi terbaru, sehingga kandidat tidak dirugikan karena menggunakan versi yang berbeda. Sebagai tes asesmen Microsoft Office, tes ini berfokus pada Word dan Outlook; keterampilan spreadsheet dinilai melalui tes Excel.
Seperti apa skor keterampilan administrasi yang baik
Tes ini melaporkan skor mentah dari total 20 dan, jika tersedia data normatif yang sesuai, persentil beserta kelompok pembandingnya. Untuk tes praktis seperti ini, skor mentah sering kali merupakan angka yang paling berguna: skor ini menunjukkan jumlah tugas kantor sehari-hari yang dikerjakan kandidat dengan benar.
Tentukan ambang berdasarkan pekerjaan yang dilakukan. Resepsionis yang memesan ruang dan menjawab email membutuhkan hasil yang baik dalam penjadwalan dan Outlook; petugas arsip membutuhkan ketelitian tinggi dalam pengarsipan dan pemeriksaan. Perhatikan soal yang salah dijawab selain skor total.
Cara menggunakannya bersama contoh kerja dan wawancara
Setelah tes, berikan tugas selama 15 menit menggunakan sistem Anda sendiri: kotak masuk singkat berisi tiga email yang perlu dibalas atau dijadwalkan rapatnya, serta dokumen dengan beberapa kesalahan untuk diperbaiki. Anda akan segera melihat seberapa teratur kandidat tersebut dan apakah mereka memeriksa hasil kerjanya.
Dalam wawancara terstruktur, ajukan pertanyaan yang sama kepada setiap kandidat. Pertanyaan wawancara administrator kantor mencakup pertanyaan tentang mengatur tugas-tugas yang saling bersaing yang dapat Anda kembangkan lebih lanjut.
Bagaimana tes ini mengurangi bantuan AI
Soal administrasi bersifat praktis: mengurutkan data, membandingkan detail, dan memasukkan rapat ke dalam kalender dengan batas waktu sekitar 36 detik per soal. Menjelaskan tiap soal kepada alat AI akan memakan waktu lebih lama daripada mengerjakannya. Soal diambil dari kumpulan yang diacak, sehingga nama, angka, dan waktu berbeda untuk setiap kandidat.
Pengaturan integritas mencatat aktivitas browser, seperti berpindah tab atau menempelkan teks, lalu menghasilkan Integrity Score untuk ditinjau seseorang. Contoh pekerjaan dalam sistem Anda sendiri merupakan pemeriksaan paling kuat. Lihat ikhtisar integritas untuk mengetahui setiap sinyal dan batasannya.
Tips untuk pemberi kerja
- Sebutkan perangkat lunak yang Anda gunakan. Beri tahu kandidat apakah Anda menggunakan Microsoft 365 atau rangkaian lainnya, meskipun tes mencakup fungsi-fungsi umum.
- Sesuaikan tes dengan perannya. Tambahkan Excel untuk pekerjaan yang banyak menggunakan spreadsheet dan tes perhatian terhadap detail untuk peran yang menangani catatan.
- Sarankan penggunaan komputer desktop atau laptop agar hasil tugas singkat dapat dibandingkan secara setara.
- Pastikan nilai ambang terkait dengan pekerjaan. Resepsionis dan petugas arsip memerlukan keunggulan yang berbeda.
- Sediakan akomodasi, termasuk dukungan bagi kandidat yang menggunakan teknologi bantu.
Kesalahan umum dalam pekerjaan administrasi yang dapat diketahui melalui tes
Kesalahan administrasi mungkin tampak kecil, tetapi memperlambat pekerjaan semua orang. Tes ini dirancang untuk mengukur kebiasaan yang dapat menyebabkan kesalahan tersebut:
- Salah mengarsipkan. Tidak mengikuti urutan alfabetis atau numerik, terutama saat ada awalan, tanda hubung, atau angka nol di depan.
- Tidak melihat perbedaan. Menyetujui dua data sebagai cocok padahal jumlah atau tanggalnya berbeda.
- Menjadwalkan dua hal sekaligus. Menjadwalkan rapat yang waktunya bertumpang tindih dengan rapat lain, atau tidak memperhitungkan waktu perjalanan antarruang.
- Mengirim email kepada orang yang salah. Hanya membalas pengirim padahal seluruh utas perlu menerima pembaruan, atau sebaliknya.
- Kehilangan perubahan. Mengedit dokumen bersama tanpa mengaktifkan pelacakan perubahan, sehingga tidak ada yang dapat melihat apa yang diubah.
Kandidat yang menghindari kesalahan ini membantu kelancaran pekerjaan kantor. Untuk tes asesmen sekretaris atau tes keterampilan kantor, perilaku inilah yang paling ingin dipastikan oleh pemberi kerja.
Keterampilan administrasi untuk berbagai posisi kantor
Tes administrasi perkantoran yang sama dapat digunakan untuk beberapa posisi jika Anda menafsirkan hasilnya dengan mempertimbangkan pekerjaannya. Untuk resepsionis, pertanyaan tentang penjadwalan dan Outlook paling penting karena pekerjaan ini berkaitan dengan kalender, pengunjung, dan pesan. Untuk petugas arsip atau pengarsipan, urutan pengarsipan dan ketelitian dalam memeriksa hasil menjadi prioritas utama. Untuk asisten administrasi atau asisten pribadi, carilah kemampuan yang kuat di ketiga bidang tersebut. Posisi asisten virtual mencakup pekerjaan jarak jauh, jadi pasangkan tes ini dengan tes Google Workspace jika tim menggunakan perangkat Google.
Apa pun posisinya, tugas singkat menggunakan sistem Anda sendiri dapat mengonfirmasi hal-hal yang ditunjukkan oleh hasil tes.
Tes administrasi dibandingkan dengan tes mengetik
Tes administrasi dan tes mengetik mengukur hal yang berbeda. Tes mengetik untuk pekerjaan mengukur kecepatan dan ketepatan seseorang saat mengetik teks secara berkelanjutan. Tes administrasi mengukur kemampuan mereka dalam mengatur dan memeriksa informasi, menggunakan email dan dokumen, serta mengelola kalender. Banyak posisi kantor membutuhkan keduanya: pengetik cepat yang mengarsipkan catatan dengan urutan yang salah tetap menambah pekerjaan orang lain. Untuk posisi yang banyak memasukkan data, tes entri data dan keypad numerik juga dapat menjadi tes pendamping yang baik.
Uji keterampilan perkantoran sebelum wawancara
Tambahkan tes administrasi dan MS Office ke asesmen dan bandingkan kandidat berdasarkan tugas yang sama.